Là một người làm việc trong lĩnh vực công nghệ, tôi đã thử nghiệm hơn 20 phương pháp năng suất khác nhau, và không ít lần đối mặt với những thất bại thảm hại. Tuy nhiên, qua quá trình đó, tôi cũng đã khám phá ra một vài kỹ thuật đơn giản nhưng mang tính đột phá, thực sự hiệu quả và có khả năng thay đổi cuộc sống. Những phương pháp này không chỉ giúp tôi tối ưu hóa hiệu suất làm việc mà còn cải thiện chất lượng cuộc sống tổng thể. Tôi tin rằng những bí quyết này cũng có thể mang lại lợi ích tương tự cho bạn.
Để đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc và cuộc sống, việc áp dụng đúng phương pháp là chìa khóa. Dưới đây là 10 chiến lược năng suất hàng đầu mà tôi đã tự mình kiểm chứng và thấy chúng thực sự tạo ra sự khác biệt.
1. Nguyên Tắc Pareto (Quy Tắc 80/20)
Nguyên tắc Pareto, hay còn gọi là quy tắc 80/20, cho rằng 80% kết quả của bạn đến từ 20% những việc bạn làm. Lý thuyết này đã thay đổi cuộc đời tôi trên mọi phương diện. Ví dụ, trong vai trò là một người viết nội dung công nghệ, tôi nhận ra rằng chỉ một số ít nhiệm vụ thực sự chịu trách nhiệm cho phần lớn thành công của mình.
Khi đào sâu hơn, tôi cũng nhận thấy chỉ một vài đầu việc hoặc khách hàng cụ thể là nguyên nhân gây ra phần lớn căng thẳng. Sau khi loại bỏ chúng, tôi có thể phân bổ nhiều thời gian hơn cho các ưu tiên lớn hơn. Thật vậy, khi tôi ngừng áp dụng nguyên tắc này một thời gian, hiệu suất và mức độ căng thẳng của tôi lập tức bị ảnh hưởng tiêu cực.
Ngoài công việc, tôi còn áp dụng quy tắc 80/20 vào các mối quan hệ cá nhân và cách sử dụng thời gian rảnh. Giờ đây, tôi dành phần lớn thời gian cho các dự án sáng tạo, sở thích có ý nghĩa và những người mà tôi thực sự muốn dành thời gian cùng – điều này đã dẫn đến một chất lượng cuộc sống cao hơn đáng kể.
2. 60 Phút Làm Việc, 15 Phút Nghỉ Ngơi
Kỹ thuật Pomodoro tiêu chuẩn (25 phút làm việc theo sau là một khoảng nghỉ) không phù hợp với tôi, đơn giản vì tôi thường mất ít nhất 15-20 phút để đạt được trạng thái dòng chảy (flow state) – trạng thái tập trung cao độ. Việc phải dừng lại mỗi khi tôi vừa bắt nhịp công việc thật sự rất khó chịu. Do đó, tôi đã tăng thời gian làm việc lên 60 phút. Điều này giúp tôi duy trì sự nhất quán hơn trong hiệu suất và là một phương pháp mà tôi vẫn áp dụng cho đến ngày nay.
Giao diện Notion với bộ đếm Pomodoro cài đặt 60 phút, minh họa phương pháp làm việc hiệu quả
Sau 60 phút viết hoặc nghiên cứu, tôi dành 15 phút nghỉ ngơi. Trong thời gian này, tôi thường đi bộ một đoạn ngắn hoặc đi lấy thêm nước. Ngoài việc giúp bộ não có thời gian nghỉ ngơi, tôi còn đảm bảo mình vận động đủ để “đóng vòng” Apple Watch bằng cách đứng dậy và vận động nhẹ nhàng mỗi giờ.
Tôi khuyên bạn nên thử nghiệm với thời gian làm việc và nghỉ ngơi của mình, vì hiệu quả có thể khác nhau tùy người. Đối với tôi, một người viết, phương pháp này rất hiệu quả. Nhưng tùy thuộc vào nghề nghiệp hoặc lĩnh vực học tập, bạn có thể cần tập trung lâu hơn. Notion có một công cụ theo dõi Pomodoro miễn phí mà bạn có thể điều chỉnh thời gian thành 60 phút.
3. Ghép Nối Thói Quen (Habit-Stacking)
Tôi biết đến phương pháp ghép nối thói quen từ cuốn sách Atomic Habits của James Clear vào năm 2020. Việc tập trung vào việc xây dựng những thói quen tốt thay vì chỉ nhìn vào kết quả cuối cùng đã giúp tôi đạt được nhiều mục tiêu. Vào thời điểm đó, các mục tiêu của tôi là cải thiện sức khỏe tinh thần, trở thành một người viết tự do vững vàng, xây dựng thói quen tập luyện nhất quán và chuyển ra nước ngoài sinh sống. Tôi bắt đầu nhỏ với những thói quen hàng ngày sau:
- Thiền năm phút
- Viết một mục nhật ký (dù chỉ là một gạch đầu dòng)
- Liên hệ với ba người bạn muốn hợp tác
- Tập thể dục 30 phút (dù chỉ là đi bộ)
Khi đã cảm thấy thoải mái hơn, tôi tăng dần thời lượng và sản lượng cho mỗi thói quen. Tôi cũng thêm nhiều thói quen khác khi những thói quen cũ đã trở thành tự động. Tôi khuyên bạn cũng nên làm tương tự nếu bạn đang ở vị trí giống tôi ngày trước; cố gắng làm mọi thứ cùng một lúc sẽ dẫn đến kiệt sức.
4. Đánh Giá Hàng Tuần (Weekly Reviews)
Để đạt được các mục tiêu lớn cần có thời gian, và bạn sẽ không phải lúc nào cũng nhận thấy sự tiến bộ của mình từ tuần này sang tuần khác. Do đó, việc xây dựng thói quen đánh giá hàng tuần là một cách tuyệt vời để nhìn nhận những nỗ lực của bạn một cách rõ ràng.
Để xem xét tuần làm việc, tôi nhìn lại những gì mình đã làm được, những lĩnh vực cần cải thiện và những thành công có thể ăn mừng. Nhờ vậy, tôi có thể thấy rõ mình đã tiến bộ như thế nào và cần điều chỉnh ở đâu nếu cần. Tôi cũng trở nên tự nhận thức hơn và có thể xác định sớm các trở ngại tiềm ẩn.
Việc đánh giá hàng tuần của bạn sẽ chỉ mất tối đa một giờ, nhưng nó sẽ đảm bảo rằng bạn đang dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ có ý nghĩa. Đây là một khoản đầu tư mang lại lợi tức rất lớn.
5. Danh Sách Công Việc (To-Do Lists)
Rất nhiều lời khuyên về năng suất trên mạng đã làm phức tạp hóa một cách không cần thiết những gì cần thiết để thành công. Sau khi bị kiệt sức, tôi đã quay trở lại với những danh sách công việc đơn giản. Thật buồn cười, tôi thấy những danh sách này hiệu quả hơn nhiều so với các hệ thống phức tạp mà người khác thường khuyến nghị.
Giao diện ứng dụng Things 3 với các tab, minh họa cách tổ chức danh sách công việc hiệu quả
Tôi thấy rằng việc chuyển sang danh sách công việc trên giấy là cách tốt nhất để sắp xếp ngày làm việc của mình, nhưng các phiên bản kỹ thuật số cũng có giá trị riêng. Ví dụ, tôi rất thích ứng dụng Things 3. TickTick, Todoist và Microsoft To Do cũng là những công cụ tuyệt vời (và miễn phí).
Không đặt quá nhiều nhiệm vụ vào danh sách công việc của bạn là điều cần thiết để duy trì sự nhất quán, nhưng bạn sẽ cần thử nghiệm trước khi khám phá ra năng lực lý tưởng của mình.
6. Làm Một Việc Một Lúc (Single-Tasking)
Sau nhiều lần kiệt sức khi cố gắng làm nhiều việc cùng lúc (và ngày càng cảm thấy thất vọng hơn mỗi lần), tôi đã thử tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất tại một thời điểm. Thay vì cảm thấy liên tục bị tụt lại phía sau, tôi thực sự hoàn thành được nhiều việc hơn mỗi ngày và có thể tăng năng lực của mình. Trớ trêu thay, tôi cũng có nhiều thời gian rảnh hơn vì hoàn thành danh sách việc cần làm nhanh hơn (và chất lượng công việc của tôi cũng tăng lên).
Theo quan điểm của tôi, bộ não của bạn giống như một siêu máy tính với 1GB RAM. Hầu hết mọi người chỉ có thể tập trung vào một việc tại một thời điểm; việc cố gắng viết một bài báo trong khi phác thảo một bài khác sẽ nhanh chóng trở nên bực bội.
Tôi khuyên bạn nên sử dụng các trình chặn website để loại bỏ phiền nhiễu trong khi tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất. Cold Turkey là công cụ yêu thích cá nhân của tôi vì các hạn chế của nó rất khó để vượt qua.
7. Hộp Thư Đến Trống (Inbox Zero)
Có hơn 50 email chưa đọc trong hộp thư đến nhanh chóng làm tắc nghẽn bộ não của tôi và ngăn tôi tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hàng ngày. Để giải quyết vấn đề này, tôi đặt mục tiêu có hộp thư đến trống vào cuối mỗi ngày. Tôi thường kiểm tra email hai lần, một lần vào buổi sáng và một lần vào buổi tối.
Tôi gắn dấu sao cho những tin nhắn quan trọng để phản hồi sau. Mọi thứ khác đều bị xóa. Tôi cũng kiểm tra thư mục spam để đề phòng trường hợp có bất kỳ điều quan trọng nào vô tình bị lạc vào đó. Để tiết kiệm thời gian, tôi quản lý email của mình trong Mailbird.
Giao diện ứng dụng Mailbird khi tạo hộp thư đến hợp nhất, giúp quản lý email và đạt Inbox Zero
8. “Năng Suất Chậm” (Slow Productivity)
Cuốn sách Slow Productivity của Cal Newport nhằm mục đích chỉ ra một cách làm việc tự nhiên hơn (và thực sự hoàn thành công việc). Cuốn sách đã làm nổi bật cách sự sáng tạo thăng trầm và tôi đã học cách chấp nhận các giai đoạn bận rộn và yên tĩnh như một phần của cuộc sống. Ông cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của chất lượng hơn số lượng; sau khi nhận ra mình đang dàn trải quá nhiều, tôi đã chọn tập trung vào việc tạo ra công việc tốt nhất có thể thay vì chỉ chú trọng khối lượng.
Áp dụng năng suất chậm cần thời gian, đặc biệt nếu bạn đã quen với cảm giác liên tục chạy đua với thời gian. Tuy nhiên, tôi nghĩ rằng đây là con đường dẫn đến điểm số tốt hơn, được công nhận chuyên nghiệp hơn và sự thỏa mãn cá nhân cao hơn.
9. Quy Tắc 2 Phút
Những việc nhỏ tích tụ thường làm tôi mất tập trung nhiều hơn những nhiệm vụ lớn. Để giải quyết vấn đề này, tôi bắt đầu áp dụng quy tắc hai phút vào năm 2022. Nếu một việc mất chưa đầy hai phút để hoàn thành (ví dụ: trả lời một email tôi vừa thấy), tôi sẽ làm ngay lập tức.
Bạn càng trì hoãn một việc, nó càng tiêu tốn nhiều dung lượng tinh thần của bạn. Hoàn thành ngay lập tức những mục này trong danh sách việc cần làm sẽ giải phóng bạn để hoàn thành các dự án lớn hơn và cho phép bạn kết hợp phương pháp Zen to Done vào cuộc sống hàng ngày.
10. Xây Dựng Chuỗi Thói Quen (Setting Streaks)
Thiết lập chuỗi thói quen là một trong những phương pháp tốt nhất mà tôi từng sử dụng để hình thành các thói quen mới. Tôi thường sử dụng các ứng dụng theo dõi thói quen đơn giản để xác định khi nào tôi đã hoàn thành một nhiệm vụ; Habitica là đề xuất hàng đầu của tôi.
Màn hình thêm thói quen mới trong ứng dụng Habitica, công cụ theo dõi chuỗi thói quen hiệu quả
Bạn không cần phải theo dõi chuỗi thói quen mãi mãi, nhưng tôi khuyên bạn nên làm vậy cho đến khi thói quen đó trở thành một phần trong thói quen hàng ngày của bạn. Hơn nữa, tôi khuyên bạn nên sử dụng phương pháp này để xây dựng những thói quen mới tốt đẹp. Khi cố gắng bỏ một thói quen xấu, việc suy nghĩ về việc tôi đã không làm nó trong bao lâu thường khiến tôi dễ bị phá vỡ chuỗi hơn.
Kết luận:
Qua hành trình thử nghiệm và áp dụng các phương pháp năng suất, tôi nhận ra rằng sự hiệu quả không đến từ việc làm việc chăm chỉ hơn mà từ việc làm việc thông minh hơn. 10 phương pháp này, từ Nguyên tắc Pareto đến việc thiết lập chuỗi thói quen, đã giúp tôi tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm căng thẳng và đạt được nhiều mục tiêu hơn, đặc biệt trong bối cảnh công việc công nghệ đầy thách thức.
Điều quan trọng nhất là sự kiên trì và sẵn lòng thử nghiệm để tìm ra những gì phù hợp nhất với bản thân. Mỗi người có một phong cách làm việc và điều kiện khác nhau, vì vậy hãy mạnh dạn điều chỉnh các phương pháp này để phù hợp với nhịp điệu của riêng bạn.
Bạn đã thử phương pháp nào trong số này chưa? Hay bạn có bí quyết tăng năng suất nào khác muốn chia sẻ? Hãy để lại bình luận và chia sẻ kinh nghiệm của bạn cùng cộng đồng thuthuatmeohay.com nhé!
