Trong kỷ nguyên số, việc chụp ảnh trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, nhưng đi kèm với đó là thách thức lớn trong việc quản lý và bảo vệ kho ảnh cá nhân. Nhiều người lầm tưởng rằng mình đã có đủ các bản sao lưu hoặc sẽ có thời gian để sắp xếp sau này, nhưng chỉ một vài sai lầm nhỏ cũng có thể khiến bạn mất đi hàng ngàn bức ảnh quý giá, không thể thay thế. Là một chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ và quản lý dữ liệu, tôi đã từng mắc phải những sai lầm tương tự và phải trả giá đắt. Bài viết này sẽ chia sẻ 10 sai lầm phổ biến nhất trong việc tổ chức ảnh mà bạn cần tránh, cùng với những kinh nghiệm thực tế để giúp bạn quản lý ảnh hiệu quả, đảm bảo rằng những kỷ niệm kỹ thuật số của bạn luôn được an toàn và dễ dàng tìm thấy.
1. Không Giữ Nhiều Bản Sao Ảnh
Trước đây, tôi thường chỉ lưu ảnh ở một nơi duy nhất trừ khi có lý do cụ thể để chuyển chúng đi. Ví dụ, ảnh từ máy ảnh sẽ nằm trên ổ cứng ngoài cho đến khi tôi cần đăng lên Instagram, lúc đó tôi mới chuyển chúng sang điện thoại thông minh.
Việc không giữ nhiều bản sao luôn tiềm ẩn rủi ro, và nó đã gây ra nhiều vấn đề cho tôi. Điển hình như vào năm 2023, tôi làm rơi một ổ cứng HDD xuống sàn. Ổ đĩa ngay lập tức ngừng hoạt động, và tôi đã mất toàn bộ ảnh từ nhiều chuyến đi.
Hiện tại, tôi luôn giữ ít nhất hai phiên bản của mỗi bức ảnh. Ngoài ổ cứng HDD, tôi còn lưu trữ ảnh trên các dịch vụ đám mây như Dropbox và/hoặc iCloud. Google Photos cũng là một lựa chọn tốt, cùng với một số ứng dụng lưu trữ đám mây chú trọng quyền riêng tư.
2. Không Tạo Thư Mục Con Để Phân Loại Ảnh
Tôi từng tổ chức ảnh của mình thành ba thư mục chính: Unedited (Chưa chỉnh sửa), For Photoshop Retouching (Cần chỉnh sửa Photoshop), và Edited (Đã chỉnh sửa).
Ban đầu, cách này có vẻ hữu ích, nhưng khi số lượng ảnh tăng lên, tôi bắt đầu gặp khó khăn. Việc gom tất cả ảnh đã chỉnh sửa vào cùng một thư mục khiến tôi cảm thấy quá tải; việc xóa mọi thứ và bắt đầu lại còn dễ dàng hơn là sắp xếp lại chúng.
Bây giờ, tôi tạo các thư mục con khi cần thiết. Ví dụ, tôi tạo thư mục hàng tháng cho các chủ đề và địa điểm thường xuyên chụp. Nếu cần, tôi thậm chí tạo thư mục cho từng tuần hoặc cho các buổi chụp ảnh cụ thể.
Các thư mục ảnh được phân loại trên máy tính
3. Chỉ Giữ Một Định Dạng Tệp Ảnh Duy Nhất
Mặc dù JPEG là định dạng tệp ảnh mặc định phổ biến, nhưng việc không sử dụng các định dạng khác có thể gây ra nhiều vấn đề. Chẳng hạn, đôi khi ảnh JPEG không đủ chất lượng khi tôi muốn bán chúng.
Thư mục chứa các tệp PSD trên ổ cứng
Ngày nay, tôi giữ những bức ảnh quan trọng ở ít nhất hai định dạng tệp. TIFF rất tốt cho những bức ảnh tôi muốn bán dưới dạng poster, và lưu ảnh dưới dạng JPEG 2000 là lý tưởng cho các tệp không nén (lossless). Tôi sử dụng PSD nếu tôi biết rằng mình sẽ chỉnh sửa chúng trong Photoshop sau này.
4. Không Có Quy Trình Ưu Tiên Rõ Ràng
Dù là chỉnh sửa hay lưu trữ ảnh, tôi đã học được rằng việc ưu tiên những bức ảnh quan trọng nhất sẽ dẫn đến việc tổ chức tốt hơn. Tôi từng lưu các tệp của mình một cách ngẫu nhiên, điều này làm lãng phí thời gian khi tôi muốn tìm lại chúng.
Bây giờ, tôi rất coi trọng việc ưu tiên. Ít nhất, tôi đánh dấu những bức ảnh cần giữ là yêu thích trên iPhone của mình. Trên máy tính, tôi tổ chức ảnh một cách gọn gàng với Adobe Bridge, phần mềm này sử dụng hệ thống đánh giá sao. Hơn nữa, tôi dùng ứng dụng này để loại bỏ và xóa những hình ảnh mà tôi biết mình sẽ không sử dụng.
Hệ thống đánh giá sao trong Adobe Bridge
5. Không Đặt Tên Tệp Ảnh Đúng Cách
Việc giữ nguyên tên tệp ảnh mặc định đã gây ra căng thẳng không cần thiết khi tôi muốn tìm lại một hình ảnh sau này. “DSCF1234.jpg” chắc chắn không phải là một thuật ngữ dễ tìm kiếm. Tìm kiếm theo ngày đôi khi là một cứu cánh, nhưng tôi không phải lúc nào cũng nhớ chính xác thời điểm mình chụp những bức ảnh đó.
Các hình ảnh đã được đổi tên trong một thư mục
Mặc dù tôi không thể đặt tên tệp trên điện thoại, nhưng việc thay đổi chúng trên máy tính và phần mềm đám mây lại rất dễ dàng. Tôi đặt tên hình ảnh theo cách mà tôi có thể dễ dàng nhớ, chẳng hạn như “Portugal_Beach_Sunset_2018-06-05”. Sau đó, tôi có thể tìm kiếm trên ổ cứng hoặc nền tảng lưu trữ mà không cần phải vào đúng thư mục hoặc đoán mò.
6. Xóa Phần Mềm Chỉnh Sửa Ảnh
Đã có lúc tôi xóa phần mềm chỉnh sửa ảnh vì nhiều lý do khác nhau. Khi tôi chuyển ra nước ngoài vào năm 2020, gói đăng ký Adobe Lightroom cũ của tôi không còn hoạt động. Tuy nhiên, tôi không nhận ra rằng việc tạo tài khoản mới sẽ dẫn đến việc mất tất cả ảnh (và cài đặt trước).
Trong những trường hợp khác, tôi đã gỡ bỏ phần mềm chỉnh sửa vì các vấn đề về hiệu suất. Thật kinh hoàng, sau khi cài đặt lại ứng dụng, tôi phát hiện ra một danh mục trống.
Tôi cố gắng tránh xóa các ứng dụng của mình và thay vào đó tìm các cách khắc phục khác. Nhưng nếu bắt buộc phải xóa, tôi sẽ lưu tất cả các tệp vào một ổ cứng ngoài và sau đó nhập ảnh vào Lightroom một lần nữa. Lightroom CC là một lựa chọn khác vì tất cả ảnh đều được lưu trữ trên máy chủ đám mây.
7. Dựa Vào Ứng Dụng Ảnh Gốc Của Máy Tính
Trước khi mua MacBook và sử dụng iCloud, tôi từng dựa vào các ứng dụng ảnh gốc của máy tính cũ để tổ chức ảnh. Nhưng mỗi khi tôi cần xóa dữ liệu thiết bị (điều này thường xuyên xảy ra), tôi lại mất tất cả các tệp của mình. Nhìn lại, tôi thấy mình thật ngốc nghếch vì vấn đề này hoàn toàn có thể khắc phục dễ dàng.
Thay vì dựa vào máy tính của mình, tôi tải các hình ảnh quan trọng lên một máy chủ đám mây. May mắn thay, máy Mac của tôi tự động làm điều này – nhưng tôi khuyên bạn không nên sử dụng ứng dụng gốc trên tất cả các hệ điều hành khác. Một điểm cộng nữa là việc lưu trữ ảnh trên đám mây giúp tiết kiệm không gian lưu trữ đáng kể.
8. Không Tổ Chức Ảnh Dựa Trên Mục Đích Sử Dụng
Trong khi tôi thay đổi kích thước ảnh Instagram thành 4:5, tôi linh hoạt hơn khi đăng ảnh lên blog hoặc các phương tiện trực tuyến khác. Nhưng mặc dù cần thay đổi kích thước ảnh, tôi vẫn giữ tất cả trong cùng một thư mục.
Ngoài việc mất những bức ảnh lẽ ra rất tuyệt để chia sẻ, việc không tổ chức ảnh dựa trên mục đích sử dụng đồng nghĩa với việc tôi phải tốn nhiều công sức hơn để tìm kiếm thủ công. Tạo các thư mục có tên như “Dành cho Instagram”, “Chia sẻ với Gia đình”, v.v., là một giải pháp dễ dàng.
Các thư mục phân loại ảnh trên ổ cứng máy tính
9. Bỏ Qua Việc Gắn Thẻ Cho Những Người Khác
Tôi chưa bao giờ nhận ra việc gắn thẻ ai đó trên Facebook lại có thể áp dụng để tổ chức ảnh ở những nơi khác. Việc tìm kiếm ảnh của những người cụ thể còn khó hơn khi chỉ dựa vào thư mục, và tôi ước gì mình đã thêm thẻ tên cho ảnh chân dung sớm hơn.
Nhờ tính năng Nhận diện khuôn mặt (Facial Recognition) trong ứng dụng Ảnh (Photos app), tôi không cần phải tạo thẻ trên iPhone của mình. Trên máy tính, tôi tạo chúng theo cách tương tự như các thẻ khác (chỉ khác là tôi sử dụng tên người thay vì một mô tả nào đó).
10. Không Sao Lưu Ảnh Thường Xuyên
Trước đây, tôi chỉ sao lưu ảnh khi việc xem lại các thư mục trở nên quá tải. Ngoài việc tốn thời gian hơn, điều đó đồng nghĩa với việc tôi luôn có nguy cơ mất tệp. Ngay cả trên iCloud, tôi cũng tắt tính năng sao lưu tự động. Trong trường hợp lỗi hệ thống hoặc ổ cứng bị hỏng, tôi đã mất đi ký ức của nhiều năm.
Hiện tại, tôi thực hiện sao lưu định kỳ, không liên tục. Tôi bật tính năng sao lưu iCloud tự động trên các thiết bị Apple của mình; nếu thiết bị của bạn có tính năng tương tự, tôi khuyên bạn nên sử dụng nó. Khi sử dụng Lightroom và Photoshop, tôi tải ảnh đã chỉnh sửa lên Dropbox ngay sau phiên làm việc.
Tổ chức ảnh mất thời gian, nhưng không nhiều bằng việc khôi phục ảnh đã mất. Vì đôi khi việc khôi phục là không thể, giờ đây tôi luôn cố gắng giữ mọi thứ ngăn nắp. Đó đã trở thành một phần bình thường trong lịch trình của tôi và ít căng thẳng hơn nhiều so với việc phải tổ chức lại mọi thứ sau này. Hãy chia sẻ trải nghiệm của bạn về cách bạn quản lý ảnh cá nhân và những bài học bạn đã rút ra trong phần bình luận bên dưới nhé!
