Tôi từng là người lên kế hoạch cho mỗi ngày của mình một cách tỉ mỉ, từng giờ một. Cứ mỗi tối trước ngày làm việc, tôi lại ngồi xuống và ghi chú chi tiết từng hoạt động cho mỗi giờ trong ngày vào một bảng tính Excel. Tuy nhiên, tôi đã tìm được một giải pháp thay thế tốt hơn nhiều – Task Batching – phương pháp này ít tốn công sức hơn và phù hợp hơn với thói quen làm việc của tôi. Với Task Batching, việc cải thiện năng suất làm việc và tối ưu hóa quy trình công việc trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, đặc biệt đối với những người làm việc trong lĩnh vực công nghệ.
Task Batching Là Gì?
Ngành công nghiệp quản lý thời gian và năng suất làm việc luôn được xây dựng trên ý tưởng rằng con người muốn tận dụng tối đa từng phút trong ngày. Điều này đã dẫn đến sự ra đời của nhiều chiến lược và hệ thống khác nhau được thiết kế để tối đa hóa và tối ưu hóa những phút giây quý giá này.
Task Batching là một trong những chiến lược này, hứa hẹn một ngày làm việc năng suất hơn. Nói một cách đơn giản, Task Batching là việc gom các nhiệm vụ từ danh sách cần làm và nhóm chúng lại dựa trên sự tương đồng hoặc loại nỗ lực cần thiết để hoàn thành chúng. Ví dụ, tất cả các nhiệm vụ liên quan đến việc viết email, gọi điện thoại, hoặc động não sáng tạo có thể được nhóm lại để hoàn thành trong cùng một “lô” (batch).
Ý tưởng đằng sau Task Batching là nhằm giảm thiểu gánh nặng nhận thức (cognitive load) gây ra bởi việc chuyển đổi nhiệm vụ thường xuyên, điều này có thể làm hao mòn sự tập trung và năng suất. Bằng cách tập trung vào một loại nhiệm vụ duy nhất tại một thời điểm, bạn có thể làm việc hiệu quả hơn, giảm lỗi và dễ dàng đi vào trạng thái dòng chảy công việc (flow state) hơn. Đây là một phương pháp quản lý công việc hiệu quả, giúp tối ưu hóa thời gian và nâng cao chất lượng đầu ra.
Task Batching Khác Biệt Với Time Blocking Như Thế Nào?
Task Batching có vẻ tương tự với một kỹ thuật năng suất khác là Time Blocking, nhưng chúng liên quan đến hai cách tiếp cận quản lý thời gian khác nhau. Time Blocking phân chia một ngày dựa trên số giờ có sẵn, với một hoạt động được ấn định cho mỗi giờ làm việc.
Ngược lại, Task Batching phân chia lịch trình dựa trên số lượng nhiệm vụ cần thực hiện và mức độ liên quan chặt chẽ của chúng. Với Task Batching, tôi có thể làm việc trên các loại nhiệm vụ khác nhau trong bao lâu tùy thích, mà không cần gán các khoảng thời gian cụ thể. Task Batching vẫn quan tâm đến việc xác định các khoảng thời gian cho các hoạt động của bạn. Nó sẽ không phải là một kỹ thuật quản lý thời gian nếu không như vậy. Điểm khác biệt là thời lượng và tần suất của các khoảng thời gian này không phải là trọng tâm chính.
Time Blocking chưa bao giờ thực sự hiệu quả với tôi. Nó mang lại rất nhiều sự tổ chức cho ngày của bạn, có lẽ là quá nhiều. Làm việc theo một lịch trình Time Blocking khiến tôi trở nên bận rộn và căng thẳng hơn, và thật khó chịu khi tôi không thể hoàn thành một cuộc hẹn hoặc phải trì hoãn một nhiệm vụ mà tôi đã lên lịch trước đó.
Tại Sao Task Batching Hiệu Quả Hơn?
Task Batching có ý nghĩa hơn với cách tôi làm việc và đã mang lại trải nghiệm ít căng thẳng hơn. Tôi ít phải chuyển đổi giữa các nhiệm vụ hơn, và tôi cảm thấy thoải mái hơn khi dời lịch một nhóm nhiệm vụ sang một khoảng thời gian khác. Tôi có thể tập trung năng lượng tốt hơn trong suốt cả ngày, điều này giúp tôi tự tin hơn về những gì mình đã hoàn thành vào cuối ngày.
1. Giảm Thiểu Chi Phí Chuyển Đổi (Switching Costs)
Ưu điểm quan trọng nhất của Task Batching là nó ngăn ngừa chi phí chuyển đổi. Chi phí chuyển đổi hay thuế chuyển đổi là tác động tiêu cực đến hiệu suất và trạng thái dòng chảy (flow) do việc chuyển đổi sự chú ý giữa các nhiệm vụ. Nếu bạn đã từng cố gắng thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc, ví dụ như lái xe và sử dụng điện thoại hoặc xem phim trong khi nhắn tin, bạn sẽ nhận thấy một khoảng thời gian điều chỉnh trước khi sự chú ý của bạn có thể tập trung lại vào nhiệm vụ hiện tại.
Giao diện Google Calendar thể hiện phương pháp Time Blocking với các khung thời gian được chia rõ ràng, minh họa cách sắp xếp lịch trình để tối ưu hóa hiệu quả công việc và tập trung.
Việc chuyển đổi giữa các nhiệm vụ tiêu tốn thời gian và công sức, và việc bị gián đoạn trong khi làm việc, dù chỉ trong thời gian ngắn, cũng đã được chứng minh là khiến mọi người lo lắng và thất vọng hơn. Task Batching giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh bằng cách nhóm các hoạt động tương tự. Các nhiệm vụ này sẽ được hoàn thành trong một phiên làm việc tập trung, điều này thường có nghĩa là chúng cần ít thời gian và công sức hơn để hoàn thành. Để tránh bị xao nhãng, bạn nên thông báo giờ làm việc tập trung của mình cho gia đình và đồng nghiệp.
2. Nâng Cao Tính Linh Hoạt
Task Batching là một kỹ thuật năng suất linh hoạt hơn Time Blocking. Tôi có thể linh hoạt với các khoảng thời gian dành cho các hoạt động, điều này đặc biệt tuyệt vời cho các nhiệm vụ sáng tạo. Ví dụ, tôi có thể chỉ định một khối Viết lách và quyết định hoãn các nhiệm vụ khác cho đến khi tôi hoàn thành tất cả các nhiệm vụ viết trong ngày.
Mặc dù nên tránh gián đoạn nhiều nhất có thể, Task Batching thường có khả năng chống chịu tốt hơn với những gián đoạn không thể tránh khỏi so với Time Blocking. Khi một sự gián đoạn xảy ra, tôi có thể tạm dừng và tiếp tục nhóm công việc mà không làm gián đoạn hoàn toàn quy trình làm việc hoặc cần phải lên kế hoạch lại toàn bộ ngày của mình.
3. Cải Thiện Năng Suất Làm Việc
Mặc dù đây là khía cạnh chủ quan hơn, nhưng tôi đã đạt được nhiều thành công hơn với Task Batching so với Time Blocking. Tôi hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian kỷ lục với ít công sức bỏ ra hơn. Làm việc theo từng nhóm nhiệm vụ cũng có nghĩa là thời gian của tôi dễ theo dõi hơn, và tôi có thể nhanh chóng biết mình đang dành phần lớn thời gian cho việc gì.
Điều quan trọng là phải lên lịch các khoảng thời gian nghỉ ngơi đều đặn để duy trì mức năng lượng và tránh kiệt sức, bất kể bạn sử dụng phương pháp năng suất nào. Tôi cũng có thể lên lịch các hoạt động ít tốn công sức cho những khoảng thời gian khi mức năng lượng của tôi ở mức thấp nhất.
4. Thiết Lập Kỳ Vọng Thực Tế Hơn
Với Time Blocking, tôi có xu hướng lấp đầy mọi giây bằng hoạt động và ép buộc bản thân phải làm việc hiệu quả ngay cả khi điều đó không hợp lý. Tôi muốn trở thành một người đa tài và sẽ cố gắng sắp xếp một hoạt động từ mọi sở thích của mình vào một ngày. Điều đó tốn thời gian, quá sức và hầu như không mang lại kết quả.
Task Batching, mặt khác, giữ tôi ở lại với thực tế. Các nhiệm vụ thường mất nhiều thời gian hơn so với thời gian tôi dự kiến cho chúng và có giới hạn về số lượng hoạt động tôi có thể đảm nhận trong một ngày. Việc tập trung năng lượng vào các nhiệm vụ quan trọng nhất có ý nghĩa hơn là dàn trải bản thân một cách mỏng manh cho nhiều nỗ lực.
Với Task Batching, tôi hòa hợp hơn với những gì một ngày làm việc điển hình trông như thế nào, và tôi có thể đặt ưu tiên của mình hiệu quả hơn. Tôi sử dụng Microsoft To-Do và Google Calendar, nhưng có một số công cụ quản lý thời gian khác cũng có thể hữu ích.
Bất chấp những gì Cal Newport và các chuyên gia năng suất khác nói, việc lên lịch từng phút trong thời gian của bạn sẽ không phù hợp với tất cả mọi người, đặc biệt là những người cảm thấy lo lắng khi nhìn vào một lịch trình đã được Time Blocking hoàn toàn. Với Task Batching, dễ dàng hơn để chìm đắm vào công việc của mình mà không cần theo dõi bao nhiêu phút đã trôi qua và còn bao nhiêu thời gian, đây chắc chắn là cách tôi thích làm việc hơn.
Task Batching là một công cụ đáng kinh ngạc trong kho vũ khí năng suất của tôi, nhưng nó cũng không phù hợp với mọi phong cách làm việc. Đã có những lúc Task Batching không quá hữu ích. Tuy nhiên, sức mạnh của Task Batching là tính linh hoạt và khả năng thích ứng của nó. Bạn có thể điều chỉnh mọi thứ cho đến khi có một hệ thống phù hợp với mình.
