Bạn có phải là “chuyên gia công nghệ” mà mọi thành viên trong gia đình đều tìm đến mỗi khi gặp sự cố máy tính? Chắc hẳn bạn đã quá quen thuộc với cảm giác bất lực khi phải hướng dẫn ai đó khắc phục lỗi qua điện thoại, hoặc phải chờ đến khi trực tiếp ghé thăm mới có thể sửa chữa. Scribe AI chính là giải pháp thay đổi cuộc chơi cho vấn đề này. Công cụ thông minh này cho phép bạn tạo ra các hướng dẫn từng bước dễ hiểu, giúp người thân có thể tự giải quyết vấn đề công nghệ một cách độc lập, ngay cả khi bạn không có mặt.
Scribe AI là gì và hoạt động ra sao?
Scribe AI là một công cụ tạo tài liệu thông minh giúp đơn giản hóa việc tạo các hướng dẫn từng bước. Công cụ AI này giúp bạn dễ dàng ghi lại các thao tác trên máy tính và biến chúng thành các chỉ dẫn chi tiết, đầy đủ ảnh chụp màn hình và giải thích. Thay vì phải tự gõ từng bước và chụp ảnh màn hình thủ công, Scribe AI sẽ tự động thực hiện tất cả cho bạn.
Dưới đây là một số tính năng hữu ích của công cụ Scribe AI mà chúng tôi thấy vô cùng tiện lợi:
- Tự động ghi lại quy trình: Tiết kiệm thời gian bằng cách ghi lại mọi hành động của bạn để tạo ra một hướng dẫn hoàn chỉnh.
- Ảnh chụp màn hình có chú thích: Cung cấp các tín hiệu trực quan giúp hướng dẫn dễ theo dõi hơn.
- Công cụ tùy chỉnh: Chỉnh sửa hướng dẫn để phù hợp với trình độ hiểu biết kỹ thuật của đối tượng độc giả.
- Tùy chọn quyền riêng tư: Che mờ thông tin nhạy cảm để bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn.
Bằng cách dành một chút thời gian để ghi lại các tác vụ và chia sẻ hướng dẫn, bạn sẽ giải phóng bản thân khỏi việc hỗ trợ kỹ thuật lặp đi lặp lại mà vẫn giữ vững danh hiệu người hùng công nghệ của gia đình.
Hướng dẫn tạo tài liệu hỗ trợ kỹ thuật đơn giản cho gia đình bằng Scribe AI
Một trong những câu hỏi phổ biến nhất mà tôi thường nhận được từ bạn bè và người thân là cách thiết lập Chế độ tối (Dark mode) trên Google Chrome. Hãy cùng chúng tôi thực hành cách sử dụng công cụ tài liệu thông minh Scribe AI để tạo một hướng dẫn đơn giản về cách tìm và kích hoạt Chế độ tối trên Google Chrome. Bắt đầu nào!
Bước 1: Cài đặt Scribe AI
Trước khi tạo hướng dẫn, bạn cần cài đặt một tiện ích mở rộng (extension) của Scribe. Scribe sử dụng tiện ích này để truy cập trình duyệt của bạn, ghi lại và chụp ảnh màn hình những gì bạn đang làm.
Tải xuống: Scribe AI cho Google Chrome (Miễn phí)
Sau khi cài đặt, hãy truy cập trang web chính thức của Scribe và tạo một tài khoản.
Bước 2: Khởi động trình ghi Scribe
Tạo một dự án mới bằng cách nhấp vào New (Mới) hoặc biểu tượng dấu cộng bên dưới Recents (Gần đây), sau đó chọn New Tab (Tab mới).
Giao diện tạo dự án mới trong Scribe AI bằng cách chọn "New" hoặc biểu tượng dấu cộng để bắt đầu hướng dẫn.
Bước 3: Thực hiện tác vụ
Một tab mới và một bảng điều khiển bên (side panel) sẽ tự động mở ra. Tab này là nơi bạn sẽ thực hiện hướng dẫn của mình.
Thanh công cụ ghi hình Scribe AI ở cạnh bên, hiển thị các thao tác đã được phần mềm tự động ghi lại.
Bây giờ, hãy thực hiện tác vụ mà bạn muốn tạo hướng dẫn. Công cụ tài liệu AI của Scribe sẽ tự động ghi lại mọi hành động của bạn. Các hành động được ghi lại sẽ hiển thị trên bảng điều khiển bên.
Bước 4: Hoàn tất ghi hình
Khi bạn đã hoàn thành tác vụ, nhấp vào Complete Capture (Hoàn tất ghi hình). Công cụ sẽ ngay lập tức xử lý các hành động của bạn và tạo ra một hướng dẫn.
Bước 5: Xem xét và chỉnh sửa hướng dẫn
Mở hướng dẫn đã tạo để đảm bảo nó phản ánh chính xác tác vụ. Tại đây, bạn có thể:
- Chỉnh sửa văn bản để rõ ràng hơn (ví dụ: thay thế thuật ngữ kỹ thuật bằng các từ ngữ đơn giản).
- Làm nổi bật các bước quan trọng.
- Sử dụng công cụ che mờ (redaction tool) để làm mờ thông tin nhạy cảm.
- Cập nhật văn bản thay thế (alt text) cho hình ảnh.
- Thêm các bước, cảnh báo (Alert), tiêu đề (Header) và GIF bổ sung.
Giao diện chỉnh sửa hướng dẫn Scribe AI, cho phép điều chỉnh văn bản, làm nổi bật bước, làm mờ thông tin nhạy cảm và cập nhật mô tả ảnh.
Về cơ bản, bạn có thể sắp xếp lại và đảm bảo mỗi bước đều được tối ưu và chính xác.
Bước 6: Tự kiểm tra hướng dẫn
Trước khi chia sẻ, hãy tự thực hiện theo hướng dẫn để đảm bảo nó hoạt động đúng như mong đợi. Một bài kiểm tra nhanh sẽ giúp bạn phát hiện lỗi hoặc các câu từ khó hiểu.
Bước 7: Chia sẻ hướng dẫn
Sau khi hoàn thiện hướng dẫn, bạn có thể chia sẻ công việc của mình bằng cách nhấp vào Copy Link (Sao chép liên kết) và gửi cho bạn bè, người thân.
Tùy chọn chia sẻ hướng dẫn Scribe AI thông qua liên kết, giúp dễ dàng gửi cho người thân và bạn bè.
Cách sử dụng hướng dẫn Scribe AI
Điều mà chúng tôi đặc biệt yêu thích ở các hướng dẫn của Scribe là chúng giúp người dùng dễ dàng làm theo.
Để sử dụng hướng dẫn, hãy mở liên kết/trang trình bày/tệp PDF được cung cấp. Bạn có thể nhấp vào Guide Me (Hướng dẫn tôi) để mở một thanh bên. Thanh bên này sẽ cung cấp các hướng dẫn trực quan với các con trỏ và hình ảnh để bạn làm theo.
Thanh bên có thể hẹp và khó đọc. Để mở rộng thanh bên, hãy di chuyển con trỏ chuột đến mép của thanh cho đến khi con trỏ chuyển thành mũi tên chia đôi. Sau đó, bạn nhấp và kéo chuột để thay đổi kích thước thanh bên theo ý muốn. Nếu hình ảnh không đủ rõ, bạn có thể phóng to và sử dụng chuột để kéo trên hình ảnh để xem các chi tiết nhỏ hơn.
Hình ảnh minh họa cách điều chỉnh kích thước thanh công cụ hướng dẫn Scribe AI để dễ dàng theo dõi các bước hơn.
Nếu bạn đang truy cập hướng dẫn trong trình duyệt, thanh bên sẽ tự động cuộn và theo dõi bạn từng bước cho đến khi bạn hoàn thành! Nếu không, bạn sẽ phải tự cuộn qua hướng dẫn.
Hạn chế khi sử dụng Scribe AI cho hỗ trợ kỹ thuật
Mặc dù Scribe AI là một công cụ vô cùng hữu ích, nó không hoàn hảo. Trong quá trình tạo hướng dẫn, chúng tôi đã trải nghiệm khá nhiều hạn chế, đặc biệt khi sử dụng phiên bản miễn phí của Scribe. Dưới đây là một vài trong số đó:
- Độ chính xác phụ thuộc vào hành động người dùng: Công cụ ghi lại chính xác những gì bạn làm, vì vậy bất kỳ lỗi hoặc bước bỏ qua nào cũng sẽ xuất hiện trong hướng dẫn. Bạn phải cẩn thận trong quá trình ghi hình để đảm bảo hướng dẫn của mình không chứa các chi tiết thừa và sai sót.
- Cân nhắc về quyền riêng tư: Scribe ghi lại màn hình của bạn, điều này có thể vô tình ghi lại dữ liệu nhạy cảm như mật khẩu hoặc thông tin cá nhân. Luôn xem xét lại các hướng dẫn và sử dụng công cụ che mờ để ẩn thông tin nhạy cảm.
- Phù hợp nhất cho các tác vụ đơn giản: Scribe hoạt động tốt nhất cho các quy trình đơn giản. Tuy nhiên, đối với các quy trình phức tạp với nhiều cửa sổ hoặc ứng dụng, bạn có thể thấy việc viết và ghi lại mọi thứ thủ công sẽ nhanh hơn. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn đang sử dụng công cụ này miễn phí. Với phiên bản miễn phí, bạn không thể tạo hướng dẫn ngoài trình duyệt web, xuất hướng dẫn dưới dạng PDF và slide, và sử dụng các tính năng nâng cao như làm mờ.
- Thiếu AI tạo sinh mạnh mẽ: Mặc dù Scribe sử dụng AI để giúp bạn sử dụng và tận dụng các hướng dẫn, nhưng chúng tôi cảm thấy rằng việc sử dụng AI tạo sinh trong việc viết hướng dẫn không hữu ích như chúng tôi nghĩ, vì nhiều công cụ tạo sinh khác trên thị trường cũng làm được điều đó.
- Chỉ ghi hình trong trình duyệt: Trừ khi bạn nâng cấp lên Scribe Premium, bạn sẽ chỉ có thể ghi lại và chia sẻ các hướng dẫn của Scribe thông qua trình duyệt web.
Việc giúp đỡ gia đình giải quyết các vấn đề máy tính không nhất thiết phải là một vòng lặp không ngừng của các cuộc gọi điện thoại và phiên điều khiển từ xa. Scribe AI giúp bạn tạo ra các hướng dẫn chất lượng chuyên nghiệp, từng bước một, mà gia đình bạn có thể làm theo bất cứ lúc nào. Với các tính năng như tự động ghi lại quy trình, tùy chọn tùy chỉnh và chia sẻ đơn giản, công cụ này là một “must-have” cho bất kỳ “cao thủ công nghệ” nào.
