Bảng tính được tạo ra để tiết kiệm thời gian, nhưng đôi khi chúng lại khiến mọi thứ trở nên phức tạp và lộn xộn hơn. Việc phải tìm kiếm thủ công trong hàng ngàn hàng dữ liệu hay lặp lại các thao tác tốn thời gian là nỗi ám ảnh của nhiều người. May mắn thay, Google Sheets cung cấp một kho tàng các hàm mạnh mẽ có thể biến những tác vụ tẻ nhạt thành công việc tự động chỉ trong tích tắc. Với vai trò là một chuyên gia về công nghệ tại thuthuatmeohay.com, tôi đã đúc kết được 8 hàm Google Sheets cực kỳ hữu ích, giúp bạn không còn phải “đào bới” qua vô vàn menu hay thực hiện các phép tính lặp đi lặp lại. Những công thức này sẽ giải quyết phần lớn công việc nặng nhọc cho bạn, giúp bảng tính của bạn trở nên gọn gàng, hiệu quả và đáng tin cậy hơn bao giờ hết.
8 Hàm Google Sheets Mạnh Mẽ Bạn Không Thể Bỏ Qua
1. VLOOKUP: Tra Cứu Dữ Liệu Nhanh Chóng
Hàm VLOOKUP là một công cụ tra cứu mạnh mẽ trong Google Sheets, cho phép bạn tìm kiếm một giá trị cụ thể trong cột đầu tiên của một phạm vi dữ liệu và trả về giá trị tương ứng từ một cột khác trong cùng một hàng. Có thể coi đây là trợ thủ đắc lực giúp bạn thoát khỏi việc cuộn trang thủ công qua các tập dữ liệu khổng lồ. Cú pháp của VLOOKUP như sau:
VLOOKUP(search_key, range, index, [is_sorted])Ở đây, search_key là giá trị bạn muốn tìm kiếm, và range là bảng nơi bạn thực hiện tìm kiếm. Tham số index cho VLOOKUP biết cột nào sẽ trả về dữ liệu, trong khi is_sorted cho biết liệu dữ liệu của bạn có được sắp xếp hay không.
Nếu bạn đặt is_sorted là FALSE, hàm sẽ tìm kiếm các kết quả khớp chính xác, đây thường là điều bạn mong muốn cho hầu hết các tác vụ tra cứu.
Đây là cách VLOOKUP hoạt động trong thực tế:
=VLOOKUP("Saniya", B2:J3000, 9, FALSE)Công thức này tìm kiếm “Saniya” trong cột B và trả về giá trị tương ứng từ cột thứ chín. Nó hoàn hảo nếu bạn muốn tìm chi tiết nhân viên, thông tin sản phẩm, hoặc bất kỳ dữ liệu nào được tổ chức trong các bảng lớn.
Kết quả hàm VLOOKUP trong Google Sheets hiển thị thông tin tra cứu "Saniya"
Tuy nhiên, có một hạn chế của VLOOKUP là nó chỉ tìm kiếm sang bên phải. Hàm không thể tìm kiếm sang bên trái cột tìm kiếm của bạn. Nhưng đối với hầu hết các tác vụ hàng ngày, nó xử lý việc tra cứu dữ liệu một cách hoàn hảo. Để có các ví dụ chi tiết hơn, bạn có thể tham khảo hướng dẫn sử dụng hàm VLOOKUP trong Google Sheets.
2. SUMIF: Tính Tổng Có Điều Kiện
SUMIF là hàm tính tổng các giá trị trong một phạm vi dựa trên các tiêu chí cụ thể mà bạn đặt ra. Thay vì tính toán thủ công tổng số cho các danh mục khác nhau, công thức này sẽ thực hiện công việc nặng nhọc và đảm bảo độ chính xác cao.
Trong khi hàm IF cơ bản trả về TRUE hoặc FALSE dựa trên các điều kiện, SUMIF tiến xa hơn bằng cách thực hiện phép tính trên dữ liệu đáp ứng tiêu chí của bạn. Hàm này có cú pháp sau:
SUMIF(range, criteria, [sum_range])Ở đây, range chứa các ô bạn đang kiểm tra dựa trên tiêu chí của mình, criteria là điều kiện của bạn, và sum_range là các giá trị thực tế để tính tổng. Nếu bạn bỏ qua sum_range, SUMIF sẽ tính tổng các giá trị trong chính phạm vi đó. Hàm này chỉ hoạt động với văn bản, số, và thậm chí cả ký tự đại diện, chẳng hạn như dấu hoa thị (*) cho các kết quả khớp một phần.
=SUMIF(V2:V3000, "<1000", Z2:Z3000)Trong ví dụ trên, công thức kiểm tra cột V để tìm các giá trị nhỏ hơn 1000 và sau đó tính tổng các số tiền tương ứng trong cột Z. Công thức này rất tiện lợi để tính tổng doanh số, các danh mục chi phí hoặc bất kỳ phép tính tổng có điều kiện nào.
Ví dụ sử dụng hàm SUMIF để tính tổng các giá trị có điều kiện trong Google Sheets
Bạn thậm chí có thể kết hợp nhiều tiêu chí, mặc dù bạn sẽ cần SUMIFS cho mức độ phức tạp đó. Để có các ví dụ phức tạp như vậy và các kết hợp tiêu chí nâng cao, bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về cách sử dụng hàm SUMIF trong Google Sheets.
3. CONCATENATE: Ghép Nối Văn Bản
Hàm CONCATENATE kết hợp văn bản từ nhiều ô vào một ô duy nhất. Khi bạn cần hợp nhất tên và họ, tạo địa chỉ email hoặc xây dựng các nhãn tùy chỉnh, bạn có thể sử dụng hàm này trong công thức của mình để xử lý việc thao tác văn bản.
Bạn cũng có thể sử dụng ký hiệu và (&) làm lối tắt cho việc ghép nối cơ bản, mặc dù sử dụng hàm CONCATENATE trong Google Sheets mang lại sự linh hoạt hơn cho các kết hợp phức tạp. Cú pháp của CONCATENATE là:
CONCATENATE(string1, [string2, ...])Ở đây, string1 là giá trị văn bản đầu tiên của bạn, và bạn có thể thêm không giới hạn các chuỗi bổ sung. Mỗi tham số có thể là tham chiếu ô, văn bản thực tế trong dấu ngoặc kép, hoặc sự kết hợp của cả hai.
Hãy nhớ rằng hàm này không tự động thêm khoảng trắng, vì vậy bạn cần thêm chúng thủ công dưới dạng các tham số riêng biệt, như ví dụ sau:
=CONCATENATE(B2, " ", C2)Công thức này kết hợp các giá trị từ ô B2 và C2, được ngăn cách bởi một khoảng trắng. Nó hoàn hảo để tạo tên đầy đủ, mã sản phẩm, địa chỉ đã định dạng, v.v.
Kết quả của hàm CONCATENATE khi ghép tên và họ trong Google Sheets
CONCATENATE có thể trở nên khó sử dụng nếu bạn dùng quá nhiều tham số, nhưng nó vẫn là cách đáng tin cậy nhất để hợp nhất dữ liệu văn bản. Bạn cũng có thể sử dụng CONCATENATE trong Excel để nối văn bản từ nhiều ô.
4. COUNTIF: Đếm Giá Trị Theo Điều Kiện
COUNTIF đếm số ô đáp ứng các tiêu chí cụ thể trong một phạm vi. Khi bạn cần theo dõi có bao nhiêu mục thuộc các danh mục nhất định – như đếm các tác vụ đã hoàn thành hoặc tổng hợp các phản hồi cụ thể – công thức này sẽ loại bỏ lỗi đếm thủ công.
Hàm này hoạt động tốt để phân tích dữ liệu khảo sát, theo dõi hàng tồn kho và các chỉ số hiệu suất. Cú pháp của COUNTIF là:
COUNTIF(range, criteria)Ở đây, range chỉ định các ô bạn muốn kiểm tra, và criteria định nghĩa điều kiện mà các ô phải đáp ứng để được đếm. Tiêu chí có thể bao gồm văn bản, số hoặc các toán tử logic. Sau đây là một ví dụ:
=COUNTIF(K2:K3000, "Active")Công thức này đếm số lượng ô trong phạm vi K2:K3000 chứa chính xác văn bản “Active”. Bạn có thể sử dụng hàm COUNTIF trong Google Sheets để theo dõi trạng thái dự án, đếm các loại sản phẩm cụ thể hoặc phân tích dữ liệu phân loại.
Hàm COUNTIF đếm số lượng ô chứa "Active" trong cột trạng thái trên Google Sheets
COUNTIF cũng hỗ trợ các ký tự đại diện như dấu hoa thị (*) cho các kết quả khớp văn bản một phần và dấu hỏi chấm (?) cho các ký tự thay thế đơn lẻ.
Bạn cũng có thể sử dụng các toán tử so sánh như “>50” hoặc “>=100” để đếm các phạm vi số. Công thức này rất tiện lợi khi xử lý các tập dữ liệu lớn mà việc đếm thủ công đơn giản là không thực tế.
5. ARRAYFORMULA: Áp Dụng Công Thức Cho Toàn Dải Ô
Tiếp theo trong danh sách là ARRAYFORMULA, hàm này tự động áp dụng một công thức duy nhất cho toàn bộ một dải ô. Thay vì sao chép công thức xuống hàng trăm hàng, bạn chỉ cần viết một lần và để Google Sheets xử lý phần còn lại.
Tôi nhận thấy hàm này rất hữu ích khi làm việc với các tập dữ liệu lớn liên tục mở rộng. Thay vì phải nhớ kéo công thức xuống mỗi khi có dữ liệu mới xuất hiện, ARRAYFORMULA sẽ tự động cập nhật mọi thứ. Cú pháp cơ bản bao gồm việc bao bọc công thức thông thường của bạn:
=ARRAYFORMULA(your_formula_here)Tuy nhiên, bạn cần tham chiếu toàn bộ cột hoặc dải ô chứ không phải từng ô đơn lẻ. Chẳng hạn, thay vì A2, bạn sẽ sử dụng A2:A để bao gồm toàn bộ cột từ hàng 2 trở xuống.
Đây là một ví dụ thực tế kết hợp tên và họ:
=ARRAYFORMULA(B2:B & " " & C2:C)Công thức này ghép nối từng cặp tương ứng trong cột B và C cùng một lúc. Kết quả xuất hiện ngay lập tức trên tất cả các hàng có dữ liệu. Hơn nữa, nó tự động điều chỉnh khi có hàng mới được thêm vào.
Ứng dụng ARRAYFORMULA để tự động ghép nối văn bản cho toàn bộ cột trong Google Sheets
Để có thêm ví dụ, bạn có thể xem hướng dẫn của chúng tôi về hàm ARRAYFORMULA trong Google Sheets. Chắc chắn nó rất đáng để học hỏi, đặc biệt nếu bạn thường xuyên làm việc với dữ liệu.
6. FILTER: Lọc Dữ Liệu Động
Hàm FILTER trích xuất các hàng cụ thể từ một tập dữ liệu dựa trên các điều kiện bạn định nghĩa. Khi bạn cần xem chỉ một số nhân viên, dự án hoặc hồ sơ bán hàng nhất định mà không cần ẩn hàng thủ công, công thức này sẽ tạo ra một tập con động ngay lập tức.
Điều tôi đánh giá cao nhất ở FILTER là kết quả tự động cập nhật khi dữ liệu nguồn của bạn thay đổi, không giống như việc lọc thủ công. Điều này cực kỳ hữu ích cho các bảng điều khiển và báo cáo trực tiếp. Cú pháp tuân theo mẫu sau:
FILTER(range, condition1, [condition2], ...)Range chứa dữ liệu của bạn, trong khi condition1 chỉ định tiêu chí đầu tiên của bạn. Ngoài ra, bạn có thể xếp chồng nhiều điều kiện để lọc chính xác hơn, như ví dụ dưới đây.
=FILTER(D2:D3000, R2:R3000="Engineers")Công thức này chỉ hiển thị nhân viên thuộc phòng ban Kỹ sư từ cơ sở dữ liệu nhân viên. Do đó, bạn nhận được chính xác tập con mình cần mà không cần cuộn qua các bản ghi không liên quan.
Hàm FILTER lọc và hiển thị chỉ những nhân viên thuộc phòng "Engineers" trong bảng tính Google Sheets
FILTER hoạt động đặc biệt tốt cho việc theo dõi dự án, phân tích chi phí và quản lý khách hàng, vì nó xử lý cả tiêu chí văn bản và số liệu.
Nếu bạn muốn xem các ví dụ chi tiết hơn và kỹ thuật lọc, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về hàm FILTER trong Google Sheets. Thật sự, đây là một trong những công thức thực sự tiết kiệm hàng giờ làm việc thủ công khi bạn liên tục trích xuất các tập con dữ liệu khác nhau cho các báo cáo và cuộc họp.
7. QUERY: Sức Mạnh Truy Vấn Dữ Liệu Như SQL
QUERY mang tính năng tìm kiếm theo kiểu cơ sở dữ liệu vào Google Sheets bằng ngôn ngữ giống SQL. Mặc dù ban đầu nghe có vẻ đáng sợ, nhưng hàm Google Sheets này có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần. Nó rất dễ hiểu khi bạn nắm được những điều cơ bản và mạnh mẽ cho việc phân tích dữ liệu văn phòng.
Nó kết hợp lọc, sắp xếp và nhóm vào một công thức duy nhất. Thay vì sử dụng nhiều hàm, bạn có thể trích xuất chính xác những gì bạn cần chỉ bằng một lệnh. Cú pháp cơ bản trông như thế này:
QUERY(data, query, [headers])Tham số data chứa phạm vi của bạn, query chứa lệnh giống SQL của bạn trong dấu ngoặc kép, và headers chỉ định số hàng tiêu đề cần bao gồm. Trong ví dụ sau, QUERY phân tích dữ liệu hiệu suất của nhân viên:
=QUERY(A1:AB3000, "SELECT D, Q, AB ORDER BY AB DESC")Công thức này truy xuất tên nhân viên (cột D), phòng ban (cột Q) và điểm hiệu suất (cột AB), sau đó sắp xếp theo điểm hiệu suất theo thứ tự giảm dần. Về cơ bản, bạn đang tạo các báo cáo tùy chỉnh mà nếu không, bạn sẽ cần sử dụng bảng Pivot trong Excel hoặc Google Sheets.
Kết quả truy vấn dữ liệu bằng hàm QUERY trong Google Sheets, hiển thị tên, phòng ban và điểm số hiệu suất
QUERY có thể hữu ích trong phân tích bán hàng, theo dõi dự án và báo cáo ngân sách vì nó xử lý các tìm kiếm văn bản, phạm vi ngày và các phép toán. Để biết thêm ví dụ, bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về hàm QUERY trong Google Sheets.
8. IMPORTRANGE: Nhập Dữ Liệu Từ Bảng Tính Khác
Hàm này trực tiếp nhập dữ liệu từ các tệp Google Sheets khác vào bảng tính hiện tại của bạn. Khi bạn đang quản lý nhiều tệp dự án, công cụ theo dõi ngân sách hoặc báo cáo phòng ban, IMPORTRANGE có thể loại bỏ thói quen sao chép-dán cho bạn.
Nó duy trì kết nối trực tiếp giữa các tệp. Kết quả là, khi đồng nghiệp của bạn cập nhật bảng tính bán hàng tổng thể, bảng điều khiển của bạn sẽ tự động phản ánh những thay đổi đó và không cần cập nhật thủ công. Cú pháp yêu cầu hai phần thông tin chính.
IMPORTRANGE("spreadsheet_url", "range")spreadsheet_url là địa chỉ web đầy đủ của tệp nguồn, trong khi range chỉ định chính xác các ô cần nhập bằng ký hiệu chuẩn, chẳng hạn như “Sheet1!A1:C10”. Sau đây là một ví dụ:
=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/abc123", "B2:AD50")Công thức này nhập dữ liệu nhân viên từ tệp của một phòng ban khác trực tiếp vào báo cáo tổng hợp của bạn. Nhưng bạn sẽ cần cấp quyền lần đầu tiên, vì Google Sheets sẽ nhắc bạn kết nối các tệp.
Minh họa cách hàm IMPORTRANGE nhập dữ liệu từ một bảng tính Google Sheets khác
IMPORTRANGE rất tiện lợi để tạo các bảng điều khiển điều hành, hợp nhất các báo cáo nhóm và duy trì các chế độ xem dữ liệu tập trung, vì đây là cách dễ nhất để nhập dữ liệu từ một tệp Google Sheets khác. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng quá nhiều công thức IMPORTRANGE có thể làm chậm bảng tính của bạn.
Kết Luận
Tám hàm Google Sheets mạnh mẽ này sẽ giúp công việc với bảng tính của bạn trở nên dễ dàng hơn đáng kể. Mặc dù có một chút đường cong học hỏi ban đầu, nhưng lợi ích về thời gian tiết kiệm được sẽ trở nên rõ ràng khi bạn sử dụng chúng thường xuyên. Các tác vụ xử lý dữ liệu từng tốn rất nhiều thời gian giờ đây sẽ hoàn thành trong vài phút, và điều đó thực sự đáng để bạn đầu tư công sức tìm hiểu. Hãy bắt đầu áp dụng những hàm này vào công việc hàng ngày của bạn ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt. Đừng ngần ngại khám phá thêm và chia sẻ những mẹo hay của bạn về Google Sheets với cộng đồng độc giả tại thuthuatmeohay.com!
