Mỗi buổi sáng bắt đầu với một cuộc đua không hồi kết với chính mình, khi đồng hồ báo thức vang lên cũng là lúc cảm giác bị “tụt hậu” ập đến. Bạn không cần phải gia nhập “CLB 5 giờ sáng” hay tải về hàng loạt ứng dụng năng suất hào nhoáng. Chỉ với một thay đổi nhỏ, áp dụng sức mạnh của Trí tuệ Nhân tạo (AI), tôi đã biến buổi sáng đầy mệt mỏi thành thời gian quý giá, thậm chí còn giành lại được trọn vẹn một giờ đồng hồ mỗi ngày. Bí quyết nằm ở cách tôi tương tác với ChatGPT để lập kế hoạch và tối ưu hóa năng suất. Nếu bạn đang vật lộn với danh sách việc cần làm hay cảm giác trì hoãn không ngừng, đây có thể là giải pháp bạn đang tìm kiếm để cải thiện hiệu quả công việc và khởi đầu ngày mới một cách chủ động hơn.
Vì Sao Buổi Sáng Của Tôi Luôn Khởi Đầu Trễ Nải?
Mỗi buổi sáng của tôi đều diễn ra theo một kịch bản quen thuộc: thức dậy, với tay lấy điện thoại, lướt qua tin nhắn và tin tức, rồi sau đó nhìn chằm chằm vào danh sách công việc ngày càng dài mà không biết nên bắt đầu từ đâu. Tôi không phải là người lười biếng, nhưng cảm giác mắc kẹt trong sự đơn điệu và mớ hỗn độn của các ưu tiên luôn ám ảnh. Tâm trí tôi thường mông lung, những danh sách việc cần làm chi chít trên bảng trắng trông thật choáng ngợp, và tôi thường lãng phí từ 30 đến 45 phút chỉ để tìm cách và nơi để bắt đầu.
Phần tệ nhất là gì? Tôi chưa hoàn thành được bất kỳ việc gì ngoài cốc trà buổi sáng của mình.
Tôi đã thử mọi cách: từ các ứng dụng năng suất, đồng hồ đếm ngược, cho đến những thói quen buổi sáng được khoa học chứng minh mà tôi tìm thấy trên mạng. Thế nhưng, chẳng có phương pháp nào thực sự “ăn khớp” với tôi hay mang lại hiệu quả bền vững.
Bí Quyết Đơn Giản Giúp Thay Đổi Hoàn Toàn Buổi Sáng Của Tôi
Tôi đã đọc rất nhiều về việc sử dụng ChatGPT cho các mục đích cá nhân, từ huấn luyện lối sống đến hỗ trợ tư vấn. Vì vậy, tôi quyết định tận dụng chatbot này để tìm kiếm một số “lời khuyên chuyên gia”. Đây vẫn là một quá trình thử nghiệm liên tục (và đôi khi có sai sót), vì vậy hãy xem những ý tưởng dưới đây như là những ghi chú thực địa cá nhân của tôi về cách tăng cường năng suất và cải thiện hiệu quả công việc.
Sử Dụng ChatGPT Như Một Trợ Lý Lập Kế Hoạch Buổi Sáng
Thay vì dựa vào một danh sách việc cần làm tĩnh, tôi bắt đầu mỗi ngày với một cuộc trò chuyện nhanh chóng. Tôi sẽ dán danh sách nhiệm vụ của mình vào và hỏi ChatGPT:
Đây là những việc tôi cần làm hôm nay. Với mỗi mục, hãy cho tôi ước tính thời gian, bước đầu tiên để bắt đầu, và một lợi ích ngắn gọn khi hoàn thành nó.ChatGPT sẽ phản hồi bằng những thông tin chi tiết ngắn gọn, dễ hành động như:
Nhiệm vụ: Hoàn thành dàn ý cho bài viết
- Thời gian ước tính: 45 phút
- Bước đầu tiên: Mở tài liệu nghiên cứu của bạn và xem lại các tiêu đề
- Lợi ích: Bạn sẽ đi trước kế hoạch và giảm căng thẳng vào cuối tuần
Nhiệm vụ: Gia hạn bảo hiểm xe hơi
- Thời gian ước tính: 10 phút
- Bước đầu tiên: Đăng nhập vào trang web của công ty bảo hiểm
- Lợi ích: Tránh phí phạt trễ và duy trì bảo hiểm liên tục
Nhiệm vụ: Bắt đầu chỉnh sửa lô ảnh
- Thời gian ước tính: 30 phút
- Bước đầu tiên: Chọn 10 hình ảnh yêu thích của bạn từ hôm qua
- Lợi ích: Tạo động lực cho việc chỉnh sửa đầy đủ và cải thiện quy trình làm việc của bạn
Sự phân tích chi tiết về thời gian, điểm bắt đầu và lợi ích này chính xác là những gì tôi cần. Nó biến các nhiệm vụ trừu tượng trong tâm trí tôi thành những hành động cụ thể có thể thực hiện được với phần thưởng rõ ràng. ChatGPT có thể đưa ra các phản hồi hơi khác nhau vào những thời điểm khác nhau, và việc thử nghiệm với chúng cũng khá thú vị.
Bạn hoàn toàn có thể thực hiện điều này theo cách thủ công mà không cần sự can thiệp của một công cụ AI tạo sinh. Tuy nhiên, hãy nghĩ về ChatGPT như một trợ lý lập kế hoạch cá nhân có thể sắp xếp thói quen buổi sáng của bạn và lên kế hoạch cho toàn bộ lịch trình hàng tuần. Hơn nữa, ChatGPT có bộ nhớ, vì vậy nó có thể học hỏi từ kinh nghiệm của bạn nếu bạn bắt đầu cung cấp phản hồi.
Chia Nhỏ Nhiệm Vụ Lớn Thành Các Phần Nhỏ
ChatGPT hoạt động còn tốt hơn khi tôi có những nhiệm vụ lớn, nhiều bước và kéo dài vài ngày. Ví dụ, có lần tôi đã hỏi:
Tôi cần viết một bài hướng dẫn dài 2.000 từ trong tuần này. Bạn có thể chia nhỏ nó thành các phiên 30 phút trong năm ngày không?Đây là những gì nó đưa ra:
- Thứ Hai: Lên ý tưởng và nghiên cứu (30 phút)
- Thứ Ba: Tạo dàn ý và cấu trúc (25 phút)
- Thứ Tư: Viết bản nháp đầu tiên (30 phút)
- Thứ Năm: Thêm hình ảnh và chỉnh sửa các phần chính (30 phút)
- Thứ Sáu: Biên tập và đọc soát (30 phút)
Thay vì dành hàng giờ liên tục, tôi có được những “chiến thắng nhỏ” trải đều trong tuần. Tôi duy trì được sự nhất quán, tránh kiệt sức và hoàn thành đúng hạn mà không chút lo lắng hay vội vã. Đây là một phương pháp tuyệt vời để quản lý thời gian và duy trì động lực, đặc biệt với các dự án lớn.
Vượt Qua Trì Hoãn Với Các Bước Hành Động Tối Thiểu
Có những ngày, tôi không thể bắt đầu làm việc, đặc biệt là với những nhiệm vụ mà tôi “ngại” nhất. Đó là lúc tôi sử dụng một kiểu câu lệnh khác:
Tôi đang gặp khó khăn khi bắt đầu nhiệm vụ này. Hành động nhỏ nhất có thể mà tôi có thể thực hiện ngay bây giờ là gì?ChatGPT có thể nói:
- “Đổi tên tệp và viết tiêu đề. Thế là đủ để bắt đầu.”
- “Đặt hẹn giờ 5 phút và mở ứng dụng – không làm gì thêm.”
- “Viết một câu. Bạn không cần phải giữ lại nó.”
Tôi sẽ thực hiện một bước đó. Và sau đó là bước tiếp theo. Hầu hết thời gian, động lực tự nhiên sẽ giúp tôi hoàn thành phần còn lại.
Vào những ngày khó khăn, tôi cũng thường hỏi:
Hãy cho tôi ba lý do tại sao tôi nên làm việc này ngay bây giờ thay vì trì hoãn.Những lời nhắc nhở động lực nhanh chóng đó đã giúp tôi gạt bỏ sự ì ạch và tập trung vào tiến độ. Để tối ưu hóa hiệu quả, hãy áp dụng các lời khuyên tốt nhất về việc tạo câu lệnh mô tả chi tiết. Bạn cũng có thể gán cho ChatGPT một đặc điểm tính cách riêng biệt để khiến cuộc trò chuyện trở nên thú vị hơn.
Sự Rõ Ràng, Bình An Và Một Giờ Đồng Hồ Được Tái Tạo Mỗi Ngày
ChatGPT phân tích nhiệm vụ và đưa ra ước tính thời gian, bước đầu tiên và lợi ích giúp tăng năng suất buổi sáng.
Kể từ khi áp dụng thói quen này, buổi sáng của tôi đã thay đổi đáng kể. Tôi nhận thấy ba lợi ích vô hình nhưng cực kỳ quan trọng:
- Giảm mệt mỏi ra quyết định: Tôi không còn lãng phí thời gian để đắn đo nên bắt đầu từ đâu. Mọi thứ trở nên rõ ràng và có cấu trúc.
- Bắt đầu làm việc sâu sớm hơn: Tôi thường bắt đầu nhiệm vụ cần tập trung cao độ sớm hơn 45 phút so với trước đây. Điều này mang lại hiệu quả vượt trội cho toàn bộ ngày làm việc.
- Cam kết hoàn thành công việc: Việc biết được lý do tại sao một nhiệm vụ lại quan trọng giúp tôi cam kết thực hiện nó một cách trọn vẹn.
Tôi không còn cảm thấy mình phải lao vào một ngày mà không có định hướng. Thay vào đó, tôi bắt đầu mọi thứ với sự rõ ràng, cấu trúc và một kế hoạch cá nhân hóa, có khả năng thích ứng với năng lượng, khối lượng công việc và tâm trạng của mình.
Tuyệt vời nhất là, tôi chỉ cần khoảng năm phút mỗi sáng để thực hiện việc “kiểm tra” với ChatGPT. Sự nỗ lực nhỏ nhoi đó mang lại cho tôi thêm một giờ không gian tinh thần và thời gian làm việc hiệu quả. Một phần thời gian tiết kiệm được này thậm chí còn lan tỏa thành lợi ích năng suất cho cả tuần.
Chúng ta thường tìm kiếm những hệ thống phức tạp để khắc phục thói quen của mình, nhưng đôi khi, câu trả lời lại đơn giản hơn rất nhiều. Một cuộc trò chuyện ngắn với ChatGPT mỗi sáng đang giúp tôi xây dựng những thói quen tốt hơn, giảm bớt sự choáng ngợp và giành lại thời gian quý báu từng bước một.
