Trong thế giới công nghệ phát triển nhanh chóng, việc tối ưu hóa năng suất cá nhân đã trở thành một chủ đề nóng hổi. Chúng ta liên tục được nghe về những “mẹo năng suất” hay “bí quyết làm việc hiệu quả” hứa hẹn sẽ thay đổi hoàn toàn cách chúng ta làm việc. Với tư cách là một người đã dành nhiều thời gian để thử nghiệm các phương pháp này, tôi nhận thấy rằng không phải tất cả chúng đều mang lại hiệu quả như mong đợi. Thậm chí, một số kỹ thuật có vẻ phù hợp hơn để bán sách hơn là cải thiện cuộc sống hàng ngày. Bài viết này sẽ chia sẻ thẳng thắn về 7 phương pháp năng suất phổ biến mà cá nhân tôi đã thử nghiệm và cuối cùng phải từ bỏ, cùng với lý do cụ thể tại sao chúng không phù hợp với tôi.
1. Time-Blocking và Timeboxing: Khi Sự Linh Hoạt Là Chìa Khóa
Time-blocking, hay còn gọi là chặn thời gian, là một trong những kỹ thuật năng suất được nhiều người biết đến nhất và cũng là phương pháp đầu tiên tôi thử nghiệm. Tuy nhiên, thẳng thắn mà nói, đó là một thất bại hoàn toàn. Tôi nhanh chóng gặp phải vô số nhược điểm của một lịch trình quá cứng nhắc, chẳng hạn như cảm giác liên tục bị choáng ngợp. Hơn nữa, tôi đặt ra yêu cầu quá cao cho mỗi ngày phải hoàn hảo; chỉ cần lệch vài phút, mọi thứ sẽ tự động bị dồn ứ.
Giao diện lập lịch và quản lý cuộc họp cho kỹ thuật Time-blocking
Sau đó, tôi chuyển sang Timeboxing. Phương pháp này tương tự như Time-blocking, nhưng thay vì chặn thời gian cho các nhiệm vụ cụ thể, bạn phân bổ thời gian cho một loại công việc nhất định. Ví dụ, tôi dành thời gian cho công việc tự do nói chung thay vì một dự án cụ thể của khách hàng. Mặc dù tốt hơn, tôi vẫn không thích bị giới hạn theo cách này. Mặc dù tôi vẫn làm việc khoảng cùng số giờ mỗi ngày, lịch trình của tôi linh hoạt hơn nhiều. Kết quả là tôi hoàn thành được nhiều việc hơn và cũng cảm thấy hạnh phúc hơn rất nhiều.
2. Kỹ Thuật Pomodoro: Gián Đoạn Năng Suất
Kỹ thuật Pomodoro thường yêu cầu làm việc 25 phút sau đó nghỉ giải lao. Tôi cần phải đưa những khoảng nghỉ ngơi ngắn vào lịch trình của mình vì tôi thường nhìn chằm chằm vào máy tính suốt sáu giờ liền, và sau đó tự hỏi tại sao tôi không thể hoàn thành bất cứ điều gì vào cuối ngày. Tuy nhiên, kỹ thuật Pomodoro lại không hiệu quả theo cách thông thường.
Vấn đề chính của tôi với chiến thuật này là 25 phút – theo ý kiến của tôi – không đủ thời gian để hoàn thành một công việc có ý nghĩa. Đến thời điểm đó, tôi mới bắt đầu vào guồng với nhiệm vụ. Tính chất dừng-khởi động quá nhiều khiến tôi cảm thấy bực bội. Để khắc phục nhược điểm của kỹ thuật Pomodoro, thay vào đó tôi nghỉ giải lao mỗi giờ (hoặc khi tôi viết được 1.000 từ). Nếu bạn định thử chiến thuật này, tôi khuyên bạn nên tăng thời gian làm việc – đặc biệt nếu bạn dễ bị trì hoãn.
3. Xây Dựng “Bộ Não Thứ Hai” (Building a Second Brain): Phức Tạp Hóa Vấn Đề
Tôi đã từng rất say mê các phương pháp năng suất vài năm trước, và đó là khi tôi khám phá ra cuốn sách “Building a Second Brain” của Tiago Forte. Tuy nhiên, mặc dù tôi rất thích những lời khuyên của Forte trên YouTube, phương pháp “bộ não thứ hai” lại không phù hợp với tôi. Thay vì đơn giản hóa cuộc sống, tôi cảm thấy choáng ngợp và thậm chí không thể hoàn thành cuốn sách.
Tôi cũng đã thử một số ứng dụng để xây dựng “bộ não thứ hai”, nhưng điều này không giúp ích gì. Ngay sau đó, tôi phát hiện ra meme “Just Use Apple Notes” (chỉ cần dùng Ghi chú của Apple), điều này khá đúng với cảm giác của tôi lúc bấy giờ. Thành thật mà nói, tôi thực sự nghĩ rằng việc xây dựng “bộ não thứ hai” là một ý tưởng tuyệt vời nếu bạn là một nhà nghiên cứu hoặc làm trong lĩnh vực học thuật. Tuy nhiên, tôi không nghĩ rằng nhu cầu cá nhân của mình đòi hỏi một hệ thống phức tạp đến vậy.
4. “Nuốt Con Ếch” (Eating the Frog): Ưu Tiên Đúng Cách
“Nuốt con ếch” là khi bạn hoàn thành nhiệm vụ khó khăn nhất trong ngày đầu tiên. Ý tưởng là ngày của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều khi bạn đã làm xong điều mình không thích nhất. Tôi đã từng luôn cố gắng “nuốt con ếch”, nhưng nó chỉ hiệu quả khoảng một nửa thời gian.
Tôi đã dành thời gian suy nghĩ tại sao lại như vậy, và tôi nhận ra rằng “nuốt con ếch” có hiệu quả nếu tôi có một dự án cá nhân hoặc một việc tôi thích làm. Tuy nhiên, nếu tôi không thích một việc gì đó, tôi thấy tốt hơn là hoàn thành một việc khác và gạch bỏ nó khỏi danh sách việc cần làm của mình. Sau đó, tôi có thể tập trung vào nhiệm vụ còn lại mà không bị phân tâm. Việc trở thành một người theo chủ nghĩa tối giản hơn và chỉ làm những nhiệm vụ thực sự mang lại giá trị đã giúp tôi không cần đến kỹ thuật này. Ví dụ, tôi chỉ kiểm tra email hai lần mỗi ngày. Hơn nữa, tôi cố tình đặt ít việc hơn vào danh sách việc cần làm của mình; nếu mỗi giờ đều bị lấp đầy, tôi sẽ nhanh chóng kiệt sức.
5. Ma Trận Eisenhower: Phân Loại Hay Trì Hoãn?
Bạn có thể chuẩn bị danh sách việc cần làm bằng cách sử dụng Ma trận Eisenhower bằng cách chia các nhiệm vụ thành bốn phần: Làm ngay, Làm sau, Ủy thác và Loại bỏ. Mặc dù khái niệm này rất tuyệt vời, tôi đã dành quá nhiều thời gian để suy nghĩ về việc các nhiệm vụ nên được đặt ở đâu và do đó hoàn thành được rất ít việc. Đối với tôi, đó chỉ là một cách khác để trì hoãn.
Cài đặt ưu tiên nhiệm vụ trong ứng dụng Todoist, minh họa cho Ma trận Eisenhower
Giống như “nuốt con ếch”, thay vào đó tôi thấy dễ dàng hơn khi xác định các nhiệm vụ nhất quán sẽ giúp tôi đạt được mục tiêu của mình. Ví dụ, điều mang lại giá trị cho một người làm việc tự do là viết, chỉnh sửa, gửi đề xuất và xây dựng mối quan hệ. Mọi thứ khác chỉ là “có thì tốt” chứ không phải là điều cần thiết.
6. Lập Kế Hoạch To-Do List Cả Tuần: Thiếu Linh Hoạt
Tôi đã trải qua giai đoạn lập kế hoạch toàn bộ danh sách việc cần làm hàng tuần trước. Mặc dù tôi nghĩ điều này sẽ giúp tôi tập trung tốt hơn, nhưng trên thực tế tôi không thể tập trung hơn chút nào. Hơn nữa, tôi nhận thấy rằng việc lập kế hoạch cả tuần trước có nghĩa là tôi không thể thích nghi với các tình huống thay đổi.
Điện thoại hiển thị danh sách việc cần làm cạnh sổ tay và bút, minh họa việc lập kế hoạch hàng tuần
Vì tôi là một người làm việc tự do, lịch trình hàng ngày của tôi không phải lúc nào cũng giống nhau. Hơn nữa, tôi có thể cần phản ứng với một câu chuyện nào đó trong thời gian ngắn. Cả hai điều này đều khiến tôi cảm thấy căng thẳng suốt thời gian. Tôi cũng cần lưu ý rằng tôi chắc chắn có thể thấy lợi ích của việc lập kế hoạch cả tuần trước nếu bạn là sinh viên hoặc nhân viên. Nó cũng tốt nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp có các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, bạn cần quyết định xem mình có thuộc các nhóm đó hay không và sau đó thử nghiệm để xem liệu bạn có thực sự hưởng lợi hay không.
7. Kỹ Thuật Triage: Đơn Giản Là Tốt Nhất
Kỹ thuật Triage khá giống với Ma trận Eisenhower; bạn ưu tiên các nhiệm vụ với mục đích tập trung vào những gì quan trọng và tiết kiệm thời gian. Nhưng mặc dù tôi nghĩ nó có thể hiệu quả với một số người, nó lại không giúp ích gì nhiều để cải thiện cuộc sống hàng ngày của tôi.
Một lần nữa, chiến thuật này chỉ là một hình thức trì hoãn. Không phải để nghe có vẻ quá tự cao, nhưng tôi đã bị ám ảnh bởi năng suất đủ lâu để biết mình nên và không nên làm gì. Tất cả những gì kỹ thuật Triage làm là khiến mọi thứ trở nên khó hiểu hơn và không giúp tôi tiết kiệm thời gian. Nếu tôi cần ưu tiên một nhiệm vụ, tôi sẽ chỉ đơn giản đánh dấu nó là khẩn cấp trên danh sách việc cần làm bằng giấy của mình. Trước đây, tôi đã thêm một dấu ưu tiên trong ứng dụng danh sách việc cần làm của mình; nhiều công cụ, như TickTick và Todoist, cho phép bạn làm điều này.
Kết thúc hành trình khám phá những mẹo năng suất này, tôi nhận ra rằng điều quan trọng nhất không phải là áp dụng một cách máy móc các phương pháp phổ biến, mà là hiểu rõ bản thân và điều chỉnh chúng cho phù hợp với phong cách làm việc và cuộc sống của mình. Hãy nhớ rằng, không có một công thức chung nào cho năng suất hoàn hảo. Tôi khuyến nghị bạn nên thử nghiệm nhiều kỹ thuật năng suất khác nhau để khám phá điều gì thực sự phù hợp nhất với bạn. Mặc dù tôi đã thành công với một số phương pháp, tôi cũng đã dành rất nhiều thời gian cho các chiến thuật không phù hợp với nhu cầu của mình. Hãy kiên nhẫn, thử nghiệm và tìm ra con đường hiệu quả nhất cho riêng bạn.
