Với sự bùng nổ của các phần mềm và mô hình kinh doanh dựa trên dịch vụ đăng ký (subscription), việc sở hữu một hệ thống để quản lý và theo dõi các khoản phí này trở nên cực kỳ quan trọng. May mắn thay, bạn chỉ cần Google Sheets là đủ để ghi lại và quản lý tất cả các dịch vụ đăng ký của mình một cách hiệu quả. Bài viết này từ thuthuatmeohay.com sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách thiết lập và tận dụng tối đa công cụ mạnh mẽ này để kiểm soát chi tiêu cá nhân và gia đình.
Tại Sao Nên Dùng Google Sheets Để Theo Dõi Các Dịch Vụ Đăng Ký?
Có nhiều phương pháp để theo dõi các dịch vụ đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm của bạn, bao gồm các kho ứng dụng di động (Google Play hay App Store) hoặc các ứng dụng theo dõi subscription trả phí. Tuy nhiên, các kho ứng dụng chỉ có thể theo dõi những khoản thanh toán thực hiện trong nền tảng của họ, và các ứng dụng theo dõi trả phí thường chỉ là một khoản phí đăng ký khác mà bạn phải gánh chịu hàng tháng.
Google Sheets, ngược lại, hoàn toàn miễn phí, nhẹ, linh hoạt và có khả năng hoạt động trên nhiều nền tảng. Nó cũng rất dễ sử dụng và hỗ trợ các công thức, bộ lọc cũng như định dạng có điều kiện để tổng hợp chi phí, làm nổi bật các khoản gia hạn sắp tới và sắp xếp các dịch vụ đăng ký theo danh mục. Google Sheets còn hỗ trợ tính năng cộng tác, rất hữu ích cho các cặp đôi hoặc thành viên gia đình, và bảng tính có thể dễ dàng chia sẻ hoặc xuất ra nhiều định dạng khác nhau. Bên cạnh việc theo dõi các dịch vụ đăng ký, Google Sheets cũng có thể giúp bạn ghi lại các khoản chi tiêu hàng tháng khác, tích hợp chi phí subscription vào ngân sách tổng thể của mình.
Hướng Dẫn Thiết Lập Bảng Theo Dõi Dịch Vụ Đăng Ký Trên Google Sheets
Việc tạo một bảng theo dõi dịch vụ đăng ký không đơn giản như cài đặt một ứng dụng và nhập các khoản hiện có. Nó đòi hỏi một chút thời gian, đặc biệt nếu bạn không làm việc với một mẫu sẵn. Để giúp bạn dễ dàng hơn, thuthuatmeohay.com đã tạo một cấu trúc bảng tính theo dõi dịch vụ đăng ký mẫu với các tiêu đề cột như: tên dịch vụ, danh mục, tần suất và số tiền tính phí, ngày đăng ký, chi phí hàng tháng, chi phí hàng năm, tổng chi phí trọn đời, và hành động cần thực hiện (ví dụ: hủy hoặc gia hạn).
Các cột Category (Danh mục) và Frequency (Tần suất) được thiết lập dưới dạng danh sách thả xuống (dropdown fields) để bạn dễ dàng nhập thông tin. Các công thức dựa trên tần suất, số tiền và ngày bắt đầu thanh toán sẽ tự động tính toán chi phí hàng tháng, hàng năm và tổng chi phí trọn đời của dịch vụ đăng ký.
Công thức tính chi phí hàng tháng (Monthly Cost) như sau:
=IFS(C2="Annually",F2/12,C2 = "Weekly", F2*4, C2 = "Monthly", F2)Chi phí hàng tháng được tính toán dựa trên tần suất thanh toán được chỉ định. Tùy thuộc vào tần suất, số tiền đã hóa đơn sẽ được chia cho 12 (nếu thanh toán hàng năm), nhân với 4 (nếu thanh toán hàng tuần), hoặc giữ nguyên (nếu thanh toán hàng tháng) để đưa vào ô tương ứng.
Đối với chi phí hàng năm của dịch vụ đăng ký, chúng ta sẽ nhân chi phí hàng tháng với 12. Để tính tổng chi phí trọn đời, tôi sử dụng một công thức tìm số tuần, tháng hoặc năm kể từ lần thanh toán đầu tiên và nhân nó với số tiền đã được hóa đơn:
=IFS(C2 = "Weekly", F2 * INT((TODAY()-D2)/7), C2 = "Monthly", (DATEDIF(D2,TODAY(), "m") * F2), C2 = "Annually", (H2 * DATEDIF(D2, TODAY(),"y")))Cột cuối cùng, Action (Hành động), là nơi bạn có thể ghi chú liệu có nên gia hạn, hủy bỏ hay thậm chí nâng cấp dịch vụ đăng ký đó.
Tận Dụng Tối Đa Bảng Theo Dõi Dịch Vụ Đăng Ký Của Bạn
Nếu bạn chỉ có một vài dịch vụ đăng ký cần theo dõi và tất cả những gì bạn cần là một nơi để sắp xếp và xem chúng cùng lúc, mẫu bảng tính trên sẽ hoạt động rất tốt. Nhưng để tận dụng tối đa bảng theo dõi dịch vụ đăng ký của mình, bạn sẽ cần đến các tính năng Google Sheets nâng cao như định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) và bảng tổng hợp (Pivot Tables).
Định Dạng Có Điều Kiện (Conditional Formatting)
Định dạng có điều kiện có thể được sử dụng để làm nổi bật các dịch vụ đăng ký sắp đến hạn. Để theo dõi các khoản gia hạn sắp tới, tôi đã thêm hai cột phụ vào bảng tính: Next Due Date (Ngày đến hạn tiếp theo) và Days to Action (Số ngày còn lại để hành động). Cột Days to Action là một cột tính toán tự động trừ ngày hiện tại khỏi ngày gia hạn bằng công thức dưới đây:
=IF(E2="", "", E2-TODAY())Sau khi thiết lập các cột đó, bạn có thể áp dụng định dạng có điều kiện để làm nổi bật các dịch vụ đăng ký sắp đến hạn trong vòng chưa đầy một tháng.
Giao diện bảng theo dõi dịch vụ đăng ký nâng cao trong Google Sheets với định dạng có điều kiện
Để áp dụng định dạng có điều kiện cho bảng tính, hãy điều hướng đến Format > Conditional Formatting (Định dạng > Định dạng có điều kiện). Nhập phạm vi ô cần định dạng vào ô văn bản Apply to range (Áp dụng cho phạm vi). Trong phần Format rules (Quy tắc định dạng), nhấp vào hộp thả xuống đầu tiên (Format cells if…) và chọn Custom formula is (Công thức tùy chỉnh là).
Cài đặt quy tắc định dạng có điều kiện trong Google Sheets để cảnh báo ngày đến hạn
Tiếp theo, nhập công thức sau vào trường nhập Value or formula (Giá trị hoặc công thức):
=AND(ISNUMBER($K2), $K2 <= 28)Công thức trên kiểm tra xem cột Days to Action có chứa một số hay không và liệu số đó có nhỏ hơn hoặc bằng 28 hay không. Bạn có thể tạo một quy tắc định dạng khác để kiểm tra xem số ngày còn lại để thực hiện hành động cụ thể có nhỏ hơn hoặc bằng một tuần hay không.
Chúng tôi đã sử dụng một màu nền khác cho các tiêu đề của các cột chứa công thức. Điều này giúp chỉ ra rằng chúng không được chỉnh sửa thủ công.
Bảng Tổng Hợp (Pivot Tables)
Bảng tổng hợp (Pivot Tables) là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ và linh hoạt trong Google Sheets và Excel, chúng có thể rất hữu ích để phân tích và tóm tắt các dịch vụ đăng ký của bạn. Bạn có thể sử dụng Pivot Tables để xác định các dịch vụ đăng ký đắt nhất và tổng số tiền chi tiêu hàng tháng theo từng danh mục. Điều này có thể giúp bạn lập ngân sách, xác định các dịch vụ đăng ký không cần thiết, và thậm chí đàm phán với các nhà cung cấp nếu có thể.
Để tạo một Pivot Table, hãy điều hướng đến Insert > Pivot table (Chèn > Bảng tổng hợp). Nhập phạm vi dữ liệu và chọn nơi đặt bảng tổng hợp, có thể là trên trang tính hiện có hoặc một trang tính mới. Sau khi bảng tổng hợp trống được tạo, bạn có thể chọn các hàng, cột và giá trị để thêm vào bảng tổng hợp. Ví dụ, thêm tên dịch vụ đăng ký vào trường Rows (Hàng) và chi phí hàng năm vào trường Values (Giá trị) để hiển thị chi phí hàng năm của từng dịch vụ đăng ký.
Bảng tổng hợp Pivot Table trong Google Sheets giúp phân tích chi phí dịch vụ đăng ký
Tuy nhiên, Google Sheets hiện không có tính năng biểu đồ Pivot (Pivot Charts). Nhưng bạn có thể xuất bảng tính của mình và mở nó trong Excel để tạo các biểu đồ tự động cập nhật cho dữ liệu của mình. Excel cũng cung cấp nhiều tùy chọn tùy chỉnh hơn cho Pivot Tables so với Google Sheets.
Kết Luận
Với hướng dẫn chi tiết từ thuthuatmeohay.com, bạn đã có trong tay một giải pháp nhanh chóng và dễ dàng để quản lý hiệu quả các dịch vụ đăng ký của mình bằng Google Sheets. Đây không chỉ là một công cụ miễn phí mà còn cực kỳ linh hoạt, giúp bạn kiểm soát chặt chẽ chi tiêu cá nhân, tiết kiệm tiền và đưa ra các quyết định tài chính sáng suốt hơn.
Hãy bắt đầu ngay bằng cách truy cập mẫu bảng theo dõi dịch vụ đăng ký trên Google Sheets. Bạn có thể tạo một bản sao bằng cách vào File > Make a copy (Tệp > Tạo bản sao) và tùy chỉnh nó theo nhu cầu. Đừng quên kéo biểu tượng chấm tròn màu xanh (fill icon) ở góc dưới bên phải ô để áp dụng công thức cho toàn bộ cột. Nếu muốn thử thách hơn, bạn có thể tìm hiểu về Apps Script để thiết lập lời nhắc email tự động khi đến hạn gia hạn. Bạn cũng có thể tận dụng các công cụ AI như Gemini để tạo mã và cấu hình kích hoạt tự động. Quan trọng hơn cả, hãy thường xuyên xem xét và cân nhắc hủy bỏ những dịch vụ đăng ký không còn mang lại giá trị như trước để tối ưu hóa ngân sách của mình. Hãy chia sẻ trải nghiệm của bạn với chúng tôi và khám phá thêm các thủ thuật công nghệ hữu ích khác tại thuthuatmeohay.com!
