Đôi khi, chỉ nghĩ đến khối lượng công việc khổng lồ trong danh sách việc cần làm cũng đủ khiến tôi cảm thấy quá tải, dẫn đến việc kiệt sức hoặc chìm đắm thêm một giờ đồng hồ vào phim ảnh. Đó là lý do tại sao tôi luôn cố gắng lên kế hoạch từng phút trong ngày của mình. May mắn thay, tôi đã tìm thấy một công cụ AI làm việc này tốt hơn rất nhiều so với những gì tôi từng làm. Đây chính là Reclaim.ai, một công cụ quản lý thời gian AI đã thay đổi cách tôi tiếp cận công việc và cuộc sống cá nhân, giúp tôi tăng năng suất một cách đáng kể và chống burnout hiệu quả.
1. Reclaim.ai: Công Cụ Lập Lịch Trình Thông Minh Dựa Trên AI
Thay vì mất thời gian tự tay sắp xếp tất cả các nhiệm vụ vào lịch của mình, tôi hoàn toàn tin tưởng để Reclaim.ai xử lý. Reclaim.ai là một ứng dụng lập lịch thông minh hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo, đồng bộ hóa liền mạch với Google Calendar của tôi. Công cụ này có khả năng tự động tổ chức các tác vụ dựa trên mức độ ưu tiên và thời gian rảnh của tôi.
Reclaim.ai thực hiện tất cả những điều này trong khi đảm bảo không có tác vụ nào bị chồng chéo hoặc được lên lịch vào những khoảng thời gian tôi đã khóa thủ công, hoặc khi Reclaim đã dành thời gian cho các tác vụ khác. Nếu một tác vụ ưu tiên cao hơn xuất hiện, Reclaim sẽ tự động sắp xếp lại các tác vụ đã lên lịch trước đó và ưu tiên những tác vụ có thời hạn sắp đến hoặc còn nhiều việc phải làm.
Giao diện Planner của Reclaim.ai hiển thị danh sách các tác vụ đã được lập lịch tự động dựa trên ưu tiên và thời gian khả dụng.
Ví dụ, tôi có những lớp học không thể thay đổi đã được khóa trong lịch. Khi tôi thêm các tác vụ vào Reclaim, nó sẽ tính đến điều này và tránh lên lịch bất kỳ tác vụ nào trong những khoảng thời gian đó, trừ khi tôi xóa chúng khỏi lịch hoặc có thời gian nghỉ giữa các lớp.
2. Phân Chia Nhiệm Vụ Thành Các Phần Nhỏ Hơn Dễ Quản Lý
Một trong những phần yêu thích nhất của tôi khi sử dụng Reclaim.ai cho việc quản lý lịch trình là khả năng cho phép tôi chia nhỏ công việc và phân chúng thành các phần nhỏ hơn mà tôi có thể trải rộng trong nhiều ngày. Chẳng hạn, tôi sắp có kỳ thi cuối kỳ và dự kiến sẽ cần khoảng 40 giờ chuẩn bị ngoài giờ học.
Thay vì tự tay khóa thời gian trong lịch cho đến tuần thi, tôi chỉ cần vào Reclaim.ai, tạo một tác vụ mang tên “Chuẩn Bị Thi Cuối Kỳ” và đặt thời lượng là 40 giờ. Tôi tích chọn ô Split Up để Reclaim sẽ tự động phân bổ tác vụ này ra nhiều ngày.
Màn hình tạo tác vụ mới trong Reclaim.ai với ví dụ "Finals Preparation" và tùy chọn chia nhỏ công việc thành nhiều phiên.
Sau đó, tôi thêm thời lượng tối thiểu và tối đa, quy định số lượng ít nhất và nhiều nhất tôi có thể dành để học trong một buổi. Cuối cùng, tôi đặt ngày đến hạn là ngày đầu tiên của kỳ thi. Chỉ trong vài phút, Reclaim.ai đã tự động lên lịch các buổi học của tôi vào lịch mà tôi không cần phải làm bất cứ điều gì! Nếu thời gian eo hẹp và tôi có những tác vụ ít quan trọng hơn đã được khóa, Reclaim.ai sẽ tự động điều chỉnh chúng để đảm bảo tôi hoàn thành công việc chuẩn bị trước “ngày đến hạn” mà tôi đã thiết lập.
3. Tự Động Sắp Xếp Lại Lịch Trình Khi Có Thay Đổi
Mặc dù tôi rất muốn sống trong một thế giới nơi tôi có thể hoàn thành mọi tác vụ trong danh sách mỗi ngày, nhưng cuộc sống luôn có những điều bất ngờ xảy ra, và điều đó đơn giản là không thực tế. Một tính năng nổi bật giúp Reclaim.ai khác biệt so với nhiều ứng dụng lập lịch khác là khả năng tự động sắp xếp lại các tác vụ nếu tôi bỏ lỡ chúng, hoặc nếu có thay đổi trong lịch trình hoặc ưu tiên của tôi.
Như tôi đã đề cập trước đó, nếu một tác vụ quan trọng hơn xuất hiện và thay đổi ưu tiên của tôi, Reclaim.ai sẽ tự động sắp xếp lại tác vụ bị lỡ. Điều này đảm bảo không có gì bị bỏ sót, giúp các công việc của tôi luôn đi đúng hướng mà không cần bất kỳ nỗ lực bổ sung nào từ phía tôi.
Công cụ này cũng cho phép bạn chọn xem bạn muốn tác vụ bắt đầu tự động khi đã lên lịch hay bắt đầu thủ công.
Các tùy chọn cài đặt trong Reclaim.ai cho phép người dùng lựa chọn khởi động tác vụ tự động hoặc thủ công.
Nếu bạn chọn tùy chọn đầu tiên, Reclaim.ai sẽ giả định bạn đã bắt đầu tác vụ vào thời gian đã lên lịch. Với tùy chọn thứ hai được bật, bạn cần nhấn Start thủ công trước khi bắt đầu một tác vụ. Nếu không, Reclaim.ai sẽ giả định bạn đã bỏ lỡ và sắp xếp lại nó. Tôi đã bật tùy chọn thứ hai và nó thực sự là một cứu cánh.
4. Tích Hợp Thời Gian Nghỉ Ngơi, Ngăn Ngừa Kiệt Sức
Một điều tôi không tự hào lắm là thói quen đặt quá nhiều việc vào lịch trình và không để lại bất kỳ khoảng trống nào cho thời gian nghỉ ngơi. Tôi có xu hướng lấp đầy từng phút trong ngày, nghĩ rằng mình có thể hoàn thành mọi tác vụ với cùng một động lực, mà không cần nghỉ ngơi một chút nào. Nhưng thẳng thắn mà nói, tôi đang tự lừa dối mình.
Tôi đã chủ động cải thiện cân bằng công việc – cuộc sống của mình và dần nhận ra rằng, mặc dù việc cố gắng làm việc không nghỉ có thể giúp tôi hoàn thành công việc trong nửa đầu ngày, nhưng nó không bền vững về lâu dài. Đây là lúc Reclaim.ai phát huy tác dụng. Nó tự động thêm thời gian nghỉ giữa các tác vụ, ngăn chúng bị lên lịch liên tiếp.
Thiết lập thời gian đệm và thời gian nghỉ giữa các cuộc họp hoặc nhiệm vụ trong cài đặt của Reclaim.ai để tránh kiệt sức.
Bạn có thể chọn thời gian nghỉ từ 15 phút đến một giờ (hoặc không có thời gian nghỉ nào). Tôi đã đặt nó là 30 phút trước khi bắt đầu các tác vụ. Reclaim.ai cũng thêm “Thời gian giảm áp” sau các cuộc họp, mặc dù tôi không thường xuyên sử dụng tính năng này vì tôi hiếm khi có các cuộc họp cần tham dự.
5. Theo Dõi Toàn Diện Thời Gian Làm Việc & Cân Bằng Cuộc Sống
Một trong những cách tốt nhất để cải thiện năng suất là theo dõi thời gian của bạn đã đi đâu. Reclaim.ai cung cấp một loạt các số liệu thống kê trong ba khoảng thời gian: 2 tuần gần nhất, 4 tuần gần nhất và 12 tuần gần nhất. Trong phần phân tích “Thời gian của tôi” (My Time), nó phân loại thời gian của bạn thành Di chuyển (Travel), Công việc chuyên sâu (Deep work) và Công việc hời hợt (Shallow work).
Nó cũng cho thấy bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho Thói quen & Nhiệm vụ (Habits & Tasks) trong cùng các khoảng thời gian đó. Ngoài ra, Reclaim.ai theo dõi thời gian trung bình bạn dành cho các cuộc họp bên ngoài, cuộc họp 1-1 và cuộc họp nhóm. Phần yêu thích của tôi là mục Cân bằng công việc – cuộc sống (Work-life balance), nơi nêu bật số giờ cá nhân, số giờ nghỉ phép và số giờ làm việc ngoài giờ bình thường của bạn.
Biểu đồ phân tích thời gian dành cho Thói quen & Nhiệm vụ và mục Cân bằng công việc – cuộc sống trong báo cáo thống kê của Reclaim.ai.
Mỗi lần kiểm tra, tôi lại nhận ra rằng mình thực sự cần phải điều chỉnh lại lịch ngủ! Những số liệu thống kê này cũng giúp tôi xác định các khuôn mẫu, chẳng hạn như liệu tôi có đang dành quá nhiều thời gian cho công việc hời hợt và cần dành thêm thời gian tập trung cho công việc chuyên sâu hơn hay không.
Tôi tin rằng Reclaim.ai là một trong những công cụ đã thay đổi cuộc sống của tôi theo hướng tích cực hơn. Nó chắc chắn đã giảm số giờ tôi phải dành để sắp xếp lại các sự kiện trong lịch và cho phép tôi đảm bảo thời gian của mình được sử dụng vào những điều thực sự quan trọng. Hãy trải nghiệm Reclaim.ai ngay hôm nay để tối ưu hóa lịch trình và làm chủ thời gian của bạn!
