Việc phải cuộn qua lại giữa hai tài liệu Word để tìm ra những điểm khác biệt là một cơn ác mộng. Bạn không cần phải tốn công sức dò tìm từng trang một để phát hiện ra sự thay đổi. Microsoft Word cung cấp một cách dễ dàng hơn nhiều để xác định tất cả các điểm khác biệt giữa hai tài liệu, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể.
So Sánh Tài Liệu Word Sử Dụng Tính Năng “Review”
Tính năng so sánh của Microsoft Word có thể tự động làm nổi bật tất cả các khác biệt giữa hai tài liệu. Dưới đây là cách sử dụng hiệu quả công cụ này:
- Mở một tài liệu Word mới và truy cập vào thẻ Review (Xem lại).
- Nhấp vào Compare (So sánh), sau đó chọn Compare (So sánh) một lần nữa từ các tùy chọn thả xuống.
- Chọn các tài liệu bạn muốn so sánh trong các trường Original document (Tài liệu gốc) và Revised document (Tài liệu đã sửa đổi).
- Tùy chọn, bạn có thể nhấp vào nút More (Thêm) để điều chỉnh những gì bạn muốn so sánh trong tài liệu.
- Nhấp OK để bắt đầu quá trình so sánh.
Hộp thoại So sánh Tài liệu trong Microsoft Word để chọn file gốc và file đã sửa đổi
Sau khi hoàn tất các bước trên, Word sẽ hiển thị một chế độ xem ba ngăn, với ngăn giữa hiển thị tài liệu đã được kết hợp. Trong chế độ xem so sánh chính này, tất cả các thay đổi sẽ được làm nổi bật. Văn bản được chèn sẽ được gạch chân màu đỏ, trong khi văn bản bị xóa sẽ được đánh dấu bằng một đường gạch ngang.
Giao diện so sánh hai tài liệu Python trong Microsoft Word với các thay đổi được đánh dấu
Ở ngăn bên phải, bạn sẽ thấy tài liệu gốc và tài liệu đã sửa đổi để tham khảo. Ngăn bên trái sẽ hiển thị tóm tắt tất cả các thay đổi đã được thực hiện trong tài liệu được so sánh, chẳng hạn như văn bản được chèn hoặc bị xóa. Mỗi thay đổi sẽ được liệt kê theo thứ tự, và bạn có thể nhấp vào bất kỳ thay đổi nào để điều hướng trực tiếp đến phần đó để xem xét thêm.
Bạn cũng có thể đóng các ngăn bên trái và bên phải để có chế độ xem tập trung hơn. Sau khi đã xem xét các thay đổi, bạn có thể vào File (Tệp) > Save As (Lưu dưới dạng) để lưu tài liệu so sánh phục vụ cho việc sử dụng sau này.
Hợp Nhất Thay Đổi Khi So Sánh Tài Liệu Word
Khi so sánh hai tài liệu Word, bạn có thể muốn hợp nhất các thay đổi từ tài liệu này vào tài liệu khác để tạo ra một phiên bản sạch sẽ, thống nhất. May mắn thay, Microsoft Word giúp quá trình này trở nên dễ dàng.
Khi bạn đang ở trong chế độ xem so sánh, nhấp vào nút Tracking (Theo dõi) trên thanh công cụ, sau đó chọn Accept (Chấp nhận). Bạn có thể chọn Accept All Changes (Chấp nhận Tất cả Thay đổi) để tự động hợp nhất tất cả các sửa đổi vào tài liệu, hoặc chọn Accept and Move to Next (Chấp nhận và Chuyển sang Thay đổi Tiếp theo) nếu bạn muốn xem xét thủ công từng thay đổi trước khi hợp nhất.
Các tùy chọn Chấp nhận hoặc Từ chối thay đổi trong tài liệu Word đang được so sánh
Tương tự, tùy chọn Reject (Từ chối) cho phép bạn loại bỏ bất kỳ thay đổi không mong muốn nào. Khi bạn thực hiện việc này, Word sẽ tự động điều chỉnh tài liệu dựa trên lựa chọn của bạn, bằng cách kết hợp các nội dung được chèn hoặc hoàn tác các nội dung đã xóa.
Sau khi xem xét tất cả các thay đổi, tài liệu sẽ phản ánh phiên bản đã được hợp nhất. Nó sẽ kết hợp nội dung gốc với các sửa đổi cần thiết. Word cũng cho phép bạn kết hợp các tài liệu trực tiếp. Chỉ cần đi tới thẻ Review (Xem lại), chọn Compare (So sánh) > Combine (Kết hợp) và chọn hai tài liệu bạn muốn hợp nhất.
So Sánh Tài Liệu Word Bằng Chế Độ Xem Cạnh Nhau
Nếu bạn không muốn sử dụng tính năng so sánh tự động của Word, bạn có thể so sánh tài liệu thủ công bằng cách sử dụng tùy chọn Side by Side View (Xem Cạnh nhau). Điều này sẽ cho phép bạn xem cả hai tài liệu nằm cạnh nhau.
Để thực hiện điều này, hãy mở hai tài liệu Word bạn muốn so sánh. Sau đó, trong một trong các tài liệu, điều hướng đến thẻ View (Xem). Trong nhóm Window (Cửa sổ), nhấp vào nút View Side by Side (Xem Cạnh nhau). Nếu có nhiều hơn hai tài liệu đang mở, bạn sẽ cần chỉ định tài liệu nào bạn muốn xem trong chế độ xem cạnh nhau.
Khi các tài liệu được sắp xếp ở chế độ xem cạnh nhau, bạn có thể cuộn qua chúng một cách độc lập hoặc bật tính năng Synchronous Scrolling (Cuộn đồng bộ). Với tính năng này, việc cuộn qua một tài liệu sẽ tự động cuộn tài liệu kia đến cùng một phần tương ứng.
Hiểu rõ cách so sánh tài liệu trong Word có thể rất hữu ích khi bạn muốn xem lại các chỉnh sửa cộng tác hoặc theo dõi thay đổi. Hơn nữa, nó còn loại bỏ nhu cầu phải dựa vào các công cụ web trực tuyến để so sánh tài liệu, mang lại sự tiện lợi và bảo mật dữ liệu tốt hơn.
