Notion đã trở thành một công cụ làm việc và tổ chức đa năng được hàng triệu người trên thế giới tin dùng. Từ việc quản lý dự án cá nhân, ghi chú bài giảng, cho đến việc xây dựng wiki cho nhóm nhỏ, Notion đều mang lại hiệu quả vượt trội. Tuy nhiên, nhiều người vẫn băn khoăn liệu gói Notion miễn phí có thực sự đáp ứng đủ nhu cầu của họ mà không cần phải chi trả cho các gói nâng cấp.
Bài viết này của Thuthuatmeohay.com sẽ đi sâu vào 6 tính năng nổi bật của gói miễn phí Notion, giúp bạn hiểu rõ những gì mình có thể nhận được và liệu bạn có cần đăng ký các gói trả phí hay không. Đối với hầu hết người dùng cá nhân hoặc các nhóm nhỏ, phiên bản miễn phí này có thể đã là quá đủ để tối ưu hóa quy trình làm việc hàng ngày của bạn.
Trang và Khối Không Giới Hạn Cho Cá Nhân
Khi sử dụng phiên bản Notion miễn phí dành cho cá nhân, bạn có thể tạo ra vô số trang (pages) và khối (blocks) tùy ý. Các khối ở đây bao gồm văn bản, tiêu đề, hộp kiểm, gạch đầu dòng và nhiều loại nội dung khác. Do đó, bạn không cần phải lo lắng về việc sẽ chạm tới bất kỳ giới hạn nào về số lượng nội dung khi sử dụng cho mục đích cá nhân.
Hai trang Notion hiển thị thông báo bản quyền như một ví dụ về khối đồng bộ hóa trong gói Notion miễn phí.
Giới hạn duy nhất trên gói miễn phí Notion là khi bạn tạo một không gian làm việc nhóm (team workspace), nơi bạn sẽ bị giới hạn ở 1.000 khối. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể khắc phục điều này bằng cách tạo nhiều không gian làm việc nhóm nếu cần.
Không Gian Lưu Trữ Rộng Lớn (Dù Có Giới Hạn Kích Thước Tải Lên)
Gói miễn phí Notion cho phép bạn tải lên số lượng tệp không giới hạn. Tuy nhiên, có một giới hạn nhỏ là bạn chỉ có thể tải lên tối đa 5 MB mỗi lần, trong khi các gói trả phí không có giới hạn này. Mặc dù vậy, điều này không quá hạn chế như bạn nghĩ, vì người dùng thông thường hiếm khi cần tải lên các tệp quá lớn.
Hơn nữa, có nhiều cách để vượt qua giới hạn này. Ví dụ, các tệp lớn có thể được nén lại hoặc tải lên các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive hay OneDrive, sau đó nhúng trực tiếp vào Notion. Điều này giúp bạn tận dụng tối đa không gian lưu trữ mà Notion cung cấp.
Lịch Sử Trang 7 Ngày Cực Kỳ Hữu Ích
Gói miễn phí Notion bao gồm tính năng lịch sử trang trong vòng bảy ngày, cho phép bạn xem và khôi phục các phiên bản trước đó của trang của mình từ trong vòng một tuần. Các gói Plus và Business mở rộng thời gian này lên 30 và 90 ngày tương ứng. Tuy nhiên, đối với hầu hết người dùng, khung thời gian bảy ngày thường là đủ.
Giao diện lịch sử trang trong Notion, thể hiện khả năng khôi phục phiên bản cũ cho người dùng miễn phí.
Ví dụ, nếu bạn chỉnh sửa nội dung, nhiều khả năng bạn sẽ thực hiện trong vài ngày sau khi thay đổi. Do đó, nếu bạn muốn quay lại một phiên bản cũ hơn, việc này sẽ diễn ra trong khoảng thời gian bảy ngày đó.
Bên cạnh đó, bạn luôn có thể khắc phục giới hạn này bằng cách xuất các trang của mình mỗi khi thực hiện những thay đổi quan trọng. Bằng cách này, bạn sẽ luôn có bản sao lưu, giúp xây dựng một kho lưu trữ lâu dài cho các trang của mình, vượt xa giới hạn 7, 30 hoặc 90 ngày.
Màn hình xuất trang trong Notion, minh họa cách sao lưu dữ liệu từ gói miễn phí.
Tích Hợp Dễ Dàng Với Các Ứng Dụng Yêu Thích Của Bạn
Ngay cả khi sử dụng Notion miễn phí, bạn vẫn có thể tích hợp nó với nhiều ứng dụng phổ biến khác như Slack, Asana, Jira và Figma. Giới hạn lớn nhất của gói miễn phí ở khía cạnh này là khả năng tạo tự động hóa cơ sở dữ liệu. Ứng dụng duy nhất bạn có thể thực hiện điều đó miễn phí là Slack, nhưng nếu bạn muốn tạo các tự động hóa tùy chỉnh cho tất cả các kịch bản, bạn sẽ cần nâng cấp.
Tạo tự động hóa thông báo Slack trong Notion, tính năng tích hợp có sẵn cho gói miễn phí.
Tuy nhiên, nếu bạn chỉ cần tích hợp cơ bản với các ứng dụng đang dùng và tự động hóa với Slack – một ứng dụng được nhiều nhóm sử dụng rộng rãi – thì gói miễn phí Notion hoàn toàn đáp ứng được.
Kho Thư Viện Mẫu Miễn Phí Phong Phú
Dù bạn đang sử dụng gói Notion miễn phí hay trả phí, bạn đều có quyền truy cập vào cùng một kho thư viện mẫu (templates) của Notion. Mặc dù có những mẫu trả phí được bán trên thị trường, nhưng không có mẫu “cao cấp” nào dành riêng cho thành viên trả phí mà không có sẵn bản miễn phí.
Giao diện kho mẫu Notion, nơi người dùng có thể tìm thấy hàng ngàn mẫu miễn phí để bắt đầu.
Vấn đề duy nhất bạn có thể gặp phải là các mẫu có tính năng tự động hóa cơ sở dữ liệu tùy chỉnh. Mặc dù chúng vẫn sẽ chạy trên gói miễn phí Notion, bạn sẽ không thể chỉnh sửa hoặc xóa chúng trừ khi bạn nâng cấp lên gói trả phí. Nhưng nếu mẫu đã đáp ứng được nhu cầu của bạn, bạn sẽ không cần phải sửa đổi nó, điều này rất tuyệt vời cho người dùng thông thường.
Mời Tối Đa 10 Khách Mời Để Cộng Tác Hiệu Quả
Trên gói miễn phí Notion, bạn có thể thêm tối đa 10 khách mời (guests) – những người cộng tác tạm thời không thuộc tổ chức của bạn – vào không gian làm việc Notion của mình. Các gói trả phí cho phép bạn thêm 100 khách mời trở lên. Trừ khi bạn đang xây dựng một nhóm rất lớn, 10 khách mời thường là đủ cho hầu hết các trường hợp.
Màn hình mời thành viên vào không gian làm việc Notion, cho phép mời tối đa 10 khách mời trên gói miễn phí.
Ngoài ra, bạn luôn có thể xóa các khách mời không hoạt động hoặc tạo nhiều không gian làm việc để chứa thêm người. Notion đủ linh hoạt để cho phép bạn cấu trúc các không gian cộng tác theo cách phù hợp khi bạn đạt đến giới hạn.
Khi quyết định liệu bạn có cần một gói Notion miễn phí hay trả phí, điều quan trọng nhất là đánh giá nhu cầu của chính mình. Nếu bạn là người mới làm quen với Notion, Thuthuatmeohay.com khuyến nghị nên bắt đầu với gói miễn phí trong khoảng một tháng để xem liệu nó có đủ cho bạn hay không. Nếu bạn liên tục gặp phải các giới hạn ảnh hưởng đến quy trình làm việc của mình, khi đó bạn có thể cân nhắc nâng cấp lên gói trả phí.
Bạn đã từng sử dụng Notion miễn phí chưa? Gói này có đáp ứng được nhu cầu của bạn không? Hãy chia sẻ trải nghiệm của bạn với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới nhé!
