Trí tuệ nhân tạo (AI) đã cách mạng hóa nhiều lĩnh vực, và việc soạn thảo email chỉ trong tích tắc là một trong số đó. Tuy nhiên, khả năng tiện lợi này không đồng nghĩa với việc bạn nên luôn luôn giao phó công việc viết email cho AI. Một số email sẽ phát huy tối đa hiệu quả khi được tự động hóa, trong khi những thư khác lại đòi hỏi sự chạm khắc của con người. Nắm rõ thời điểm nào nên để AI hỗ trợ và khi nào bạn cần tự mình gõ từng chữ sẽ tạo nên sự khác biệt đáng kể trong hiệu quả giao tiếp và ấn tượng chuyên nghiệp của bạn. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các tình huống sử dụng AI trong email để giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt.
AI là lựa chọn phù hợp cho những email đơn giản
Đối với những email mang tính chất đơn giản, ví dụ như các tin nhắn hậu cần nhanh gọn, việc sử dụng AI để soạn thảo phản hồi gần như luôn là lựa chọn hợp lý. Nếu nội dung bạn cần truyền tải không đòi hỏi sự sáng tạo hay tư duy phản biện sâu sắc, việc nhờ AI hỗ trợ sẽ không ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng thông điệp của bạn.
Chẳng hạn, bạn có thể đưa ra một yêu cầu đơn giản như “Viết thư trả lời ngắn gọn, chuyên nghiệp cho email dưới đây và đề xuất cuộc họp lúc 11 giờ sáng” khi bạn cần điều phối một cuộc hẹn cơ bản. Đây là ví dụ điển hình về việc AI có thể tối ưu hóa thời gian và công sức cho những tác vụ lặp lại, giúp bạn tập trung vào những công việc phức tạp hơn.
Tối ưu hộp thư đến quá tải với AI
Hộp thư email của bạn có thể tràn ngập các câu hỏi từ đồng nghiệp và bạn chắc chắn cần phải phản hồi tất cả chúng. Mặc dù khuyến nghị chung là tránh AI cho bất kỳ nội dung nào đòi hỏi tính độc đáo, việc sử dụng AI như một công cụ bổ trợ khi soạn thảo các phản hồi này có thể giảm bớt gánh nặng viết lách đáng kể cho bạn.
Ví dụ, bạn có thể phác thảo phản hồi của mình dưới dạng các gạch đầu dòng, sau đó yêu cầu ChatGPT biến những điểm đó thành một email mạch lạc, hoàn chỉnh.
Ví dụ ChatGPT tạo email từ các gạch đầu dòng, minh họa cách AI hỗ trợ soạn thư nhanh chóng.
Ngoài ra, AI cũng có thể giúp bạn đọc và xử lý lượng email khổng lồ. Trong Outlook, công cụ Copilot cung cấp nhiều tính năng để duyệt email nhanh chóng, và nhiều công cụ AI khác như Grammarly hay Sanebox cũng có thể hỗ trợ bạn quản lý hộp thư đến hiệu quả hơn, giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể mỗi ngày.
AI cũng có thể tinh chỉnh văn phong của bạn
Khi bạn gặp khó khăn trong việc viết một email, các công cụ AI như ChatGPT có thể bổ sung ý tưởng và hỗ trợ soạn thảo. Bạn có thể dán một bản nháp email và yêu cầu AI chỉnh sửa, động não thêm ý tưởng, hoặc viết lại email theo một phong cách chuyên nghiệp hơn.
Việc sử dụng các công cụ AI theo cách này không thay thế những ý tưởng độc đáo của riêng bạn, mà thay vào đó, nó giúp bạn tinh chỉnh và hoàn thiện chúng. AI đóng vai trò như một người trợ lý đắc lực, giúp bạn mài dũa ngôn ngữ, cấu trúc câu và đảm bảo thông điệp được truyền tải rõ ràng, hiệu quả nhất.
Khi nào nên tránh dùng AI: Cần sáng tạo và tư duy phản biện
Ngược lại với những lợi ích trên, AI thường không phải là lựa chọn tốt nhất khi công việc yêu cầu sự sáng tạo và tư duy phản biện của chính bạn. Việc dán một email nhận được và yêu cầu ChatGPT viết phản hồi có thể hữu ích trong các giao tiếp đơn giản, nhưng khi bạn cần đưa ra những đóng góp có ý nghĩa, ủy thác cho AI thường là một quyết định thiếu khôn ngoan.
Người quản lý, đồng nghiệp hoặc bạn bè của bạn có lẽ muốn biết suy nghĩ của bạn, chứ không phải những gì ChatGPT nghĩ. AI vẫn có thể hữu ích như một công cụ bổ trợ, nhưng nó không thể thay thế khả năng sáng tạo và những quan điểm độc đáo của riêng bạn. Hãy nhớ rằng giá trị thực sự nằm ở sự đóng góp cá nhân.
Cẩn trọng khi không có thời gian chỉnh sửa đầu ra của AI
Các mô hình ngôn ngữ AI có xu hướng tạo ra những nội dung dài dòng và lặp đi lặp lại. Trừ khi bạn là một “phù thủy” trong kỹ thuật prompt engineering hoặc cung cấp rất nhiều chi tiết trong yêu cầu để có được đầu ra tốt hơn, bạn gần như luôn phải chỉnh sửa nội dung do ChatGPT tạo ra. Blaise Pascal từng nói nổi tiếng: “Nếu có thêm thời gian, tôi đã viết một lá thư ngắn hơn,” và điều này cũng đúng với việc viết bằng AI.
Nếu bạn để ý, ngoài việc gợi ý chỉnh sửa, tất cả các ví dụ prompt mà tôi đưa ra đều bao gồm từ “ngắn gọn” (concise). Hãy xem sự khác biệt mà một chút kỹ thuật prompt engineering tạo ra dưới đây, với cùng một yêu cầu được đưa ra ở phiên bản thông thường và phiên bản “ngắn gọn.”
Ngay cả như vậy, phiên bản ngắn gọn vẫn khá chung chung, dù chỉ là một email cơ bản điền vào chỗ trống. Nó vẫn cần chỉnh sửa đáng kể để có thêm tính độc đáo và sự súc tích.
Tương tự, nếu tổ chức của bạn sử dụng công cụ kiểm tra AI hoặc cấm sử dụng AI, bạn có thể muốn tránh hoàn toàn việc dùng AI. Điều đáng lưu ý là bạn có thể bị gắn cờ sai là sử dụng AI vì nhiều lý do, ngay cả khi bạn không hề dùng nó.
AI có thể thiếu tôn trọng người nhận
Khi bạn sử dụng AI để viết email, một email có thể mất vài giây để bạn tạo prompt lại có thể mất vài phút để người nhận đọc. Tôi đã từng trải qua việc nhận các email từ đồng nghiệp mà rõ ràng là họ đã sử dụng AI tạo sinh. Tôi vô cùng khó chịu với đoạn văn bản dài dòng, lan man mà tôi nhận được, biết rằng tôi có lẽ đã dành nhiều thời gian để đọc email hơn là họ đã dành để viết.
Các công cụ AI có thể giúp bạn tận dụng thời gian để tăng năng suất, nhưng đừng quên tôn trọng thời gian của người khác khi sử dụng ChatGPT để viết.
Đây là một quy tắc vàng khi cân nhắc sử dụng AI cho email và các hình thức giao tiếp khác: liệu tôi có đang thiếu tôn trọng thời gian của người khác khi sử dụng AI không?
AI có lẽ không hề thiếu tôn trọng người nhận khi được dùng để viết các email đơn giản, phác thảo ý chính, hoặc như một công cụ hỗ trợ viết bổ sung. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng AI vì bạn không muốn bỏ công sức để viết một phản hồi mạch lạc, thì có lẽ bạn không nên sử dụng AI. Đôi khi, tốt hơn hết là không nói gì cả.
Kết luận
Việc tích hợp trí tuệ nhân tạo vào quy trình soạn thảo email mang lại những lợi ích không thể phủ nhận về tốc độ và hiệu quả. Tuy nhiên, để thực sự phát huy tối đa sức mạnh của AI, điều quan trọng là phải nhận biết rõ khi nào nên tận dụng sự hỗ trợ này và khi nào cần dựa vào khả năng tư duy, sáng tạo và sự nhạy cảm của con người. Hãy nhớ rằng, AI là một công cụ đắc lực giúp bạn tinh giản công việc, nhưng nó không thể thay thế sự độc đáo trong tư duy hay sự tôn trọng dành cho người nhận. Bằng cách áp dụng một cách có ý thức, bạn sẽ không chỉ tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn duy trì được chất lượng giao tiếp chuyên nghiệp và gây ấn tượng tốt đẹp.
Bạn có những trải nghiệm hay lời khuyên nào khi sử dụng AI để viết email không? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn trong phần bình luận dưới đây để cùng cộng đồng thuthuatmeohay.com học hỏi và phát triển!
