Trong nhiều năm, danh sách việc cần làm (to-do list) là “phao cứu sinh” của tôi. Nhưng dần dà, nó lại trở thành một nguồn căng thẳng không ngừng. Một danh sách dài vô tận những nhiệm vụ chưa hoàn thành khiến tôi cảm thấy lạc lối và choáng ngợp. Chính vào thời điểm đó, tôi nhận ra mình cần một sự thay đổi triệt để trong cách quản lý công việc và thời gian để thực sự cải thiện năng suất. Bài viết này sẽ chia sẻ những vấn đề cốt lõi của to-do list truyền thống và giới thiệu một phương pháp hiệu quả hơn đã giúp tôi vượt qua sự quá tải, đó chính là “Morning Review” – đánh giá buổi sáng. Phương pháp này không chỉ giúp tôi thiết lập mục tiêu rõ ràng hơn mà còn đồng bộ hóa hành động hàng ngày với các mục tiêu dài hạn, mang lại sự kiểm soát và giảm căng thẳng một cách đáng kể.
Những Vấn Đề Thường Gặp Với To-do List Truyền Thống
Ban đầu, tôi không nhận ra, nhưng thực tế có khá nhiều vấn đề tiềm ẩn với các danh sách việc cần làm truyền thống mà hầu hết mọi người (bao gồm cả tôi) đều sử dụng. Một số vấn đề phổ biến bao gồm:
Độ Dài Áp Đảo
To-do list dường như có một cách “len lỏi” để cứ dài ra mãi, dài đến mức trở thành những danh sách khổng lồ mà rất ít người có thể hoàn thành hết. Danh sách của tôi, thường được chuẩn bị vào cuối mỗi ngày và lưu trong Google Docs, cuối cùng dài vài trang – mỗi ngày!
Những gì ban đầu chỉ là một vài nhiệm vụ dễ quản lý nhanh chóng trở thành một “quả cầu tuyết” và trước khi bạn kịp nhận ra, bạn đã bị mắc kẹt dưới một trận tuyết lở. Ngay cả khi sử dụng các ứng dụng lập kế hoạch để giúp sắp xếp, tôi vẫn cảm thấy lạc lối giữa quá nhiều việc phải làm khi nhìn thấy tất cả được ghi lại.
Một danh sách việc cần làm (to-do list) cũ kỹ với vô số mục chưa hoàn thành, minh họa sự quá tải và căng thẳng.
Khó Khăn Trong Việc Ưu Tiên
Một trong những điều tôi vật lộn nhiều nhất với to-do list là làm thế nào để quyết định nhiệm vụ nào được ưu tiên. Có quá nhiều nhiệm vụ cùng đòi hỏi sự chú ý của tôi, và nếu một ngày trôi qua, tôi lại thêm hai đến năm nhiệm vụ mới, việc tìm ra vị trí của chúng gần như không thể. Chưa kể đến việc thật dễ để sa vào vòng xoáy bận rộn của việc đánh dấu các mục đã hoàn thành thay vì tập trung vào việc thực hiện chúng một cách “đúng đắn” và hiệu quả nhất.
Kỳ Vọng Phi Thực Tế
Một vấn đề khác nảy sinh là tôi đã đặt ra quá nhiều kỳ vọng không thực tế cho bản thân. Và khi tôi không thể hoàn thành tất cả các mục trong to-do list, tôi cảm thấy như một thất bại. Dù tôi đã hoàn thành được bao nhiêu, dường như luôn có nhiều việc hơn đang chờ đợi. Cảm giác liên tục thiếu sót này thường làm xói mòn động lực và lòng tự trọng của tôi, điều này không hề tốt khi bạn muốn hoàn thành công việc.
Bước Ngoặt: Khi To-do List Gây Khó Chịu Hơn Năng Suất
Tôi nhớ rất rõ cái ngày mà to-do list cuối cùng đã đạt đến giới hạn; nó đã gây ra cho tôi nhiều sự thất vọng hơn là năng suất. Đó là một ngày thứ Tư bất chợt, và tôi đã lên kế hoạch từng nhiệm vụ cho cả ngày, với ý định hoàn thành tất cả trước khi tối đến.
Hình ảnh minh họa danh sách việc cần làm được mã hóa màu sắc, cho thấy nỗ lực tổ chức nhưng vẫn gây ra sự quá tải.
Nhưng, khi thời gian trôi qua, tôi càng cảm thấy căng thẳng và choáng ngợp hơn, không thể đạt được bất kỳ tiến bộ có ý nghĩa nào. Chính trong khoảnh khắc bực bội tột độ đó, tôi biết mình phải tìm một cách làm việc khác.
Để làm được điều đó, trước tiên tôi phải hiểu rằng năng suất thực sự không chỉ là việc đánh dấu các nhiệm vụ một cách vô thức khỏi danh sách – mà là tập trung vào các mục tiêu có ý nghĩa và đạt được tiến bộ dài hạn hướng tới chúng. Vì vậy, thay vì danh sách, tôi cần một hệ thống cho phép tôi điều chỉnh những gì tôi muốn làm hàng ngày với tầm nhìn và giá trị dài hạn của mình.
Cuối cùng, thay vì dựa vào to-do list truyền thống, tôi đã áp dụng thực hành “Morning Review” (đánh giá buổi sáng). Đó là một buổi kiểm tra hàng ngày vào buổi sáng, tập trung vào việc nhìn lại ngày hôm trước và đặt ra các ưu tiên rõ ràng hơn cho ngày sắp tới.
“Morning Review” Là Gì?
Đối với tôi, “Morning Review” là một phương pháp có chủ đích và có ý nghĩa để bắt đầu mỗi ngày với sự rõ ràng và mục đích. Tôi dành vài phút để nhìn lại những gì tôi đã hoàn thành vào ngày hôm trước, những gì tôi đã học được và những thách thức tôi phải đối mặt. Tôi cũng xác định hai hoặc ba mục tiêu chính mà tôi muốn đạt được cho ngày sắp tới, cả ngắn hạn và dài hạn.
Không giống như một to-do list thông thường, vốn có xu hướng chỉ tập trung vào số lượng và việc hoàn thành, “Morning Review” nhấn mạnh vào việc có chủ đích và ưu tiên những gì quan trọng nhất. Thay vì làm mình choáng ngợp với một danh sách dường như vô tận các nhiệm vụ và việc vặt, tôi cẩn thận chọn một số lượng giới hạn các mục tiêu có ý nghĩa sẽ tác động tích cực đến các mục tiêu tổng thể của tôi.
“Morning Review” của tôi cũng khuyến khích sự linh hoạt và khả năng thích nghi. Nó nhận ra rằng các ưu tiên có thể, và sẽ, thay đổi trong suốt cả ngày, và điều đó cho phép điều chỉnh mà không khiến tôi cảm thấy mình là một thất bại. Cách tiếp cận này giúp tôi tập trung vào những gì thực sự quan trọng và tránh bị lạc lối trong những chi tiết nhỏ nhặt.
Vì Sao “Morning Review” Hiệu Quả Với Tôi?
Nhìn chung, tôi cảm thấy “Morning Review” đã thay đổi cuộc chơi đối với năng suất và hạnh phúc tổng thể của tôi. Bằng cách tập trung vào một vài mục tiêu chính trong suốt cả ngày và dài hạn, tôi đã cảm thấy bớt choáng ngợp hơn và kiểm soát tốt hơn ngày của mình.
“Morning Review” cũng giúp tôi gắn kết với các mục tiêu dài hạn và đảm bảo rằng các hành động hàng ngày của tôi phù hợp với tầm nhìn thành công tổng thể. Bắt đầu mỗi ngày với một kế hoạch và mục đích rõ ràng đã mang lại cho tôi động lực và sự thúc đẩy để đối phó với mọi loại thử thách một cách trực diện.
Hãy thử nghiệm với các phương pháp khác nhau và đừng ngại thử các cách làm khác nhau để tìm ra điều gì phù hợp nhất với bạn. Điều có thể hiệu quả với tôi chưa chắc đã là lựa chọn tốt nhất cho bạn.
Công Cụ Hỗ Trợ “Morning Review”
Tôi đã nhận ra rằng, giống như hầu hết mọi thứ, việc sử dụng công nghệ có thể giúp “Morning Review” của tôi dễ dàng hơn rất nhiều. Tôi thường sử dụng Google Docs, giống như với To-Do-List trước đây, để tập hợp các suy nghĩ của mình, mặc dù bây giờ chúng ít là một danh sách gạch đầu dòng các việc cần làm hơn mà tập trung vào việc liệt kê các ưu tiên chính trong ngày. Tôi cũng đồng bộ hóa Google Calendar để đảm bảo ghi chú các cuộc họp đã lên lịch, các deadline cứng và bất kỳ cam kết gia đình nào mà tôi biết sẽ diễn ra trong ngày đó.
Hãy đặt ra những kỳ vọng thực tế và trung thực về mức độ bạn có thể hoàn thành trong một ngày, sau đó ưu tiên các nhiệm vụ đó cho phù hợp. Điều này sẽ giúp bạn tránh cảm thấy choáng ngợp hoặc thất vọng.
Và, khi tôi không có quyền truy cập vào máy tính xách tay hoặc phải làm việc khác như nấu bữa sáng, tôi có xu hướng sử dụng kỹ năng “My Notebook” trên Alexa của mình để ghi lại suy nghĩ bằng giọng nói thay vì viết chúng ra ngay lập tức. Điều đó có nghĩa là tôi có thể làm hai việc cùng một lúc, ngay cả khi tôi không nhất thiết thích chia sự chú ý của mình theo cách đó.
Các Phương Pháp Thay Thế Khác Đã Thử
Trước khi ổn định với “Morning Review”, tôi đã thử nghiệm một số phương pháp khác. “Time-blocking” là một trong số đó. Đó là khi bạn lên lịch các khối thời gian cụ thể cho các nhiệm vụ thay vì liệt kê chúng ra. Nó hoạt động khá tốt để tập trung vào các dự án lớn, nhưng lại khó tuân thủ khi mọi thứ không diễn ra theo kế hoạch.
Tôi cũng đã thử gán chủ đề cho mỗi ngày, như “ngày chạy việc vặt” hoặc “ngày sáng tạo”. Điều đó giúp tôi tập trung, nhưng lại không hiệu quả khi có việc khẩn cấp phát sinh và phá vỡ lịch trình.
Cuối cùng, dù bạn kiên trì với to-do list truyền thống hay áp dụng một cách tiếp cận mới, chìa khóa thực sự là tìm ra bất kỳ phương pháp nào phù hợp với bạn và giúp bạn duy trì sự sắp xếp, động lực và sự tập trung. “Morning Review” đã là một công cụ vô giá trong thói quen hàng ngày của riêng tôi, và tôi hy vọng nó cũng có thể mang lại những lợi ích tương tự cho bạn. Hãy bắt đầu từ những điều nhỏ bằng cách kết hợp danh sách hiện tại của bạn với một buổi “Morning Review” để dần dần làm quen với thói quen lên kế hoạch cho ngày của mình.
