Nếu bạn đã quá quen thuộc với thông báo “Storage Almost Full” (Dung lượng gần đầy), bạn không đơn độc. Ổ đĩa chính của tôi từng đầy nhanh hơn cả tốc độ tôi dọn dẹp nó. Tuy nhiên, tôi đã tìm ra và áp dụng thành công bốn chiến lược đột phá, giúp tôi quản lý không gian lưu trữ một cách hiệu quả vĩnh viễn mà không đánh mất bất kỳ dữ liệu quan trọng nào. Từ việc nén và lưu trữ các tệp không thường xuyên sử dụng đến việc tận dụng các công cụ dọn dẹp thông minh, những phương pháp này đã thay đổi hoàn toàn cách tôi tương tác với bộ nhớ máy tính và các thiết bị di động, đảm bảo hiệu suất ổn định và loại bỏ nỗi lo về không gian lưu trữ.
1. Nén Và Lưu Trữ Tập Tin Lên Ổ Cứng Ngoài Hoặc NAS
Một trong những cách hiệu quả nhất để quản lý dung lượng lưu trữ là nén và lưu trữ các tập tin mà tôi không thường xuyên truy cập. Thay vì xóa các dự án cũ, ảnh hoặc video, tôi nén chúng và chuyển sang các ổ cứng ngoài hoặc hệ thống NAS (Network Attached Storage) cá nhân.
Để nén tập tin, tôi chủ yếu sử dụng 7-Zip vì tỷ lệ nén cao, đặc biệt khi dùng định dạng 7z. Điều này tạo ra các tập tin lưu trữ nhỏ hơn, giúp tiết kiệm không gian đĩa và tăng tốc độ truyền tải. Điểm tuyệt vời của 7-Zip là nó mã nguồn mở và miễn phí, với một cộng đồng nhà phát triển lớn không ngừng cải thiện nó. Tôi cũng sử dụng ZArchiver để tạo các tập tin ZIP trên điện thoại Android trước khi chuyển chúng sang ổ cứng ngoài.
Giao diện 7-Zip minh họa cách nén tập tin trên máy tính
Khi nén tập tin trên các ổ đĩa ngoài, tôi đã học được một bài học quan trọng: tránh nén toàn bộ ổ đĩa. Mặc dù Windows cung cấp tùy chọn “nén ổ đĩa này để tiết kiệm dung lượng” trong thuộc tính ổ đĩa, tôi không khuyến nghị sử dụng nó trên ổ đĩa hệ thống chính vì có thể dẫn đến mất ổn định hệ thống và giảm hiệu suất. Thay vào đó, tôi chọn nén từng thư mục và tập tin riêng lẻ.
Đối với các tập tin tôi hiếm khi truy cập nhưng muốn giữ lại (như kho lưu trữ dự án cũ hoặc ảnh gia đình), đây là cách tôi thực hiện:
- Chọn các tập tin muốn lưu trữ.
- Nhấp chuột phải và sử dụng tùy chọn Add to archive (Thêm vào kho lưu trữ) của 7-Zip.
- Chọn mức nén mạnh (tôi thường chọn Normal để có sự cân bằng tốt giữa thời gian nén và kích thước tập tin).
- Di chuyển tập tin đã nén sang thiết bị lưu trữ ngoài của tôi.
Tôi đã rút ra kinh nghiệm rằng không phải tất cả các loại tập tin đều nén hiệu quả như nhau. Các tập tin đã được nén (như JPG, MP3 và hầu hết các định dạng video) sẽ không nén được nhiều hơn nữa. Ngược lại, tài liệu văn bản, tập tin ảnh RAW và dữ liệu chưa nén sẽ nén rất hiệu quả.
Tôi cũng nhận ra rằng việc tạo nhiều kho lưu trữ nhỏ thay vì một tập tin lớn duy nhất sẽ thực tế hơn khi xử lý các bộ sưu tập tập tin khổng lồ. Bằng cách tổ chức các kho lưu trữ dựa trên loại nội dung – như hình ảnh, video hoặc tài liệu – tôi có thể nhanh chóng tìm thấy thứ mình cần mà không phải giải nén hoặc truyền tải một kho lưu trữ khổng lồ mỗi lần. Cách tiếp cận này giúp quản lý bản sao lưu dễ dàng hơn và tiết kiệm thời gian khi tôi cần truy cập các tập tin cụ thể sau này.
2. Chuyển Các Tập Tin Lớn Sang NAS Cá Nhân
Sau khi nén các tập tin, tôi có thể giữ chúng trên ổ cứng ngoài hoặc chuyển chúng sang NAS (Network Attached Storage) cá nhân mà tôi đã tự xây dựng từ một chiếc laptop gaming cũ đang không dùng đến. Việc tạo một NAS cá nhân thật đáng ngạc nhiên khi lại đơn giản và là một trong những cách thực tế nhất để tận dụng lại chiếc laptop cũ của bạn. Hệ thống này chạy trên CPU Intel Core i5 thế hệ thứ 2 và 8GB RAM. Thay đổi phần cứng duy nhất là nâng cấp ổ đĩa lưu trữ. Về hệ điều hành, tôi đã cài đặt TrueNAS, cung cấp các tùy chọn linh hoạt để quản lý bộ nhớ và giao diện dễ sử dụng. Tất nhiên, bạn cũng có thể mua một NAS có sẵn và tiết kiệm thời gian cài đặt.
Việc chuyển tập tin sang NAS của tôi rất đơn giản nhờ tính năng chia sẻ tập tin qua mạng. Trên PC Windows của mình, tôi sử dụng giao thức SMB (Server Message Block) tích hợp để truy cập trực tiếp các thư mục chia sẻ mạng TrueNAS thông qua File Explorer. Sự tích hợp này giúp việc làm việc với NAS giống như làm việc với bất kỳ thư mục nào khác trên máy tính, cho phép tôi kéo và thả các tập tin lớn hoặc toàn bộ thư mục một cách dễ dàng. Đối với việc chuyển từ điện thoại thông minh, tôi sử dụng CX File Explorer, ứng dụng này kết nối với NAS bằng cùng giao thức SMB. Ứng dụng này cung cấp giao diện trực quan để duyệt và di chuyển tập tin giữa điện thoại và NAS, giúp dễ dàng giải phóng ảnh, video hoặc tài liệu không dây.
Điều tôi yêu thích nhất ở thiết lập NAS của mình là sự linh hoạt mà nó mang lại. Nó không chỉ đóng vai trò là bộ nhớ mở rộng, mà tôi còn cấu hình nó để chạy Plex Media Server, mang lại cho tôi một nền tảng truyền phát riêng tư. Hệ thống này sử dụng ít điện năng hơn đáng kể so với việc chạy một máy tính để bàn đầy đủ 24/7, đây là một điểm cộng lớn.
3. Sử Dụng Công Cụ Tìm Tập Tin Trùng Lặp Để Loại Bỏ Dữ Liệu Dư Thừa
Trước khi lưu trữ hoặc chuyển tập tin, tôi luôn ưu tiên loại bỏ các tập tin trùng lặp. Các tập tin trùng lặp không chỉ chiếm một lượng lớn không gian lưu trữ mà còn làm giảm hiệu suất hệ thống bằng cách tạo ra dữ liệu không cần thiết để máy tính xử lý.
Sau khi thử nhiều tùy chọn, tôi đã chọn TreeSize làm công cụ yêu thích của mình. TreeSize bao gồm một công cụ tìm tập tin trùng lặp vừa đơn giản vừa hiệu quả. Tính năng tìm kiếm trùng lặp có thể được bắt đầu từ giao diện chính, cho phép bạn quét các ổ đĩa hoặc thư mục cụ thể để tìm các tập tin dư thừa. Bạn cũng có thể chọn các bộ lọc so sánh khác nhau, như tên, kích thước, ngày tháng hoặc nội dung tập tin bằng cách sử dụng checksum để có độ chính xác cao hơn. Mặc dù so sánh dựa trên checksum chậm hơn, nhưng nó đảm bảo rằng chỉ những bản sao thật sự mới được gắn cờ, giảm thiểu rủi ro báo động sai.
Giao diện phần mềm TreeSize minh họa tính năng tìm kiếm và xóa file trùng lặp
Điều tôi thích ở TreeSize là các bộ lọc hữu ích của nó, cho phép tôi tìm kiếm các tập tin có kích thước lớn hơn một giới hạn nhất định hoặc các loại cụ thể, giúp quá trình nhanh hơn và nhắm mục tiêu hơn. Khi các bản sao đã được tìm thấy, tôi có thể xem xét kết quả, xem trước các tập tin và xóa hoặc lưu trữ chúng một cách an toàn.
Dưới đây là các quy tắc cơ bản tôi tuân thủ khi quét tìm tập tin trùng lặp:
- Không bao giờ quét các thư mục hệ thống (như Windows hoặc Program Files).
- Tập trung vào các thư mục chứa nhiều dữ liệu trước (Downloads, Documents, Pictures).
- Luôn xem trước các tập tin trước khi xóa để đảm bảo tôi giữ đúng phiên bản.
- Sử dụng các bộ lọc để thu hẹp tìm kiếm theo loại tập tin, kích thước hoặc ngày tháng.
Bằng cách sử dụng công cụ tìm tập tin trùng lặp, tôi đã tiết kiệm được một lượng lớn không gian lưu trữ bằng cách loại bỏ các bản sao ảnh, tập tin tải xuống và các bản sao lưu tôi đã quên.
4. Sử Dụng Storage Sense Để Dọn Dẹp Các Thư Mục Cụ Thể Khi Dung Lượng Thấp
Storage Sense là một trong những tính năng của Windows nên được bật mặc định. Công cụ tự động này giúp ngăn chặn các trường hợp khẩn cấp về dung lượng bằng cách dọn dẹp các tập tin không cần thiết trước khi ổ đĩa của tôi đạt đến dung lượng tới hạn.
Storage Sense hoạt động trên ổ đĩa hệ thống của bạn (thường là C:) và có thể được cấu hình để chạy tự động khi thiết bị của bạn còn ít dung lượng đĩa. Để bật nó, tôi vào Settings (Cài đặt) > System (Hệ thống) > Storage (Bộ nhớ) và bật Storage Sense sang trạng thái On (Bật).
Cài đặt Storage Sense trong Windows để tự động giải phóng dung lượng
Điều làm cho Storage Sense đặc biệt hữu ích là khả năng nhắm mục tiêu vào các loại tập tin cụ thể. Tôi đã cấu hình nó để tập trung vào:
- Các tập tin tạm thời và Thùng rác (dọn dẹp tự động sau 30 ngày).
- Các tập tin đã tải xuống mà chưa được sửa đổi trong 60 ngày.
- Các bản cài đặt Windows trước đó (có thể chiếm hơn 20GB sau các bản cập nhật).
Tôi đặc biệt thích việc Storage Sense không gây xâm phạm. Nó sẽ không chạm vào các tập tin hoặc ứng dụng thiết yếu của bạn vì nó chỉ xóa các tập tin tạm thời và các mục an toàn để xóa. Đối với những người lo lắng về việc vô tình mất các tập tin tải xuống quan trọng, bạn có thể loại trừ các thư mục cụ thể khỏi việc dọn dẹp tự động hoặc điều chỉnh cài đặt thời gian theo ý muốn.
Trên hệ thống của tôi, tôi nhận thấy rằng việc dọn dẹp thường xuyên bằng Storage Sense đã ngăn chặn các sự cố giảm hiệu suất đột ngột thường xảy ra khi ổ đĩa của tôi gần đầy. Cách tiếp cận chủ động này có nghĩa là tôi hiếm khi thấy các cảnh báo “low disk space” (ít dung lượng đĩa) nữa, và máy tính của tôi duy trì hiệu suất ổn định.
Bằng cách thực hiện bốn chiến lược này, tôi đã biến đổi tình trạng lưu trữ của mình từ việc liên tục lo lắng về không gian thành một hệ thống hợp lý, đáng tin cậy, giữ an toàn và dễ truy cập các tập tin quan trọng của tôi. Với các công cụ và thói quen phù hợp, quản lý bộ nhớ không còn là một công việc vặt — nó chỉ là một phần trong thói quen của tôi, và ổ đĩa của tôi chưa bao giờ bị đầy kể từ đó. Hãy chia sẻ trải nghiệm và mẹo tối ưu dung lượng của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!
