Mỗi buổi sáng là một khởi đầu mới đầy hứa hẹn. Nhưng cũng giống như thư mục khởi động (startup folder) trên máy tính, chúng ta không muốn bị quá tải bởi vô số thứ tự động bật lên trong tâm trí còn đang lộn xộn. Việc dành thời gian lập kế hoạch buổi tối cho ngày hôm sau mang lại một lợi thế đáng kể, giúp bạn bắt đầu một ngày mới với động lực mạnh mẽ và sự tập trung cao độ, khai thác tối đa tiềm năng của công nghệ để nâng cao hiệu suất.
Tại Sao Lên Kế Hoạch Từ Tối Hôm Trước Giúp Tăng Tốc Độ Công Việc
Cái cảm giác uể oải sau khi thức dậy đồng nghĩa với việc bộ não của chúng ta chưa sẵn sàng cho những quyết định phức tạp. Lập kế hoạch công việc buổi tối khai thác một thủ thuật tinh thần mạnh mẽ: lợi ích tinh tế của giấc ngủ. Trong khi chúng ta ngủ, tiềm thức của chúng ta xử lý các ưu tiên cho ngày hôm sau, giúp chúng ta hiệu quả hơn trong một số nhiệm vụ nhận thức. Điều này giống như một vận động viên vào vị trí sẵn sàng trước tiếng súng hiệu lệnh.
Thay vì loay hoay với danh sách việc cần làm trong khi uống cà phê, bạn sẽ biết chính xác mình nên bắt đầu từ đâu. Bạn không cho phép bộ não có cơ hội tranh luận về nhiệm vụ đầu tiên; nó đã được định sẵn. Sự rõ ràng này giúp giảm bớt ma sát và khởi động khả năng tập trung của bạn ngay lập tức.
Bạn không nhất thiết phải sử dụng điện thoại di động hoặc máy tính, nhưng các công cụ kỹ thuật số có thể giúp quá trình này trở nên dễ dàng hơn. Tôi đã từng thử nghiệm sử dụng ChatGPT để thiết lập một thói quen buổi sáng, nhưng gần đây tôi đã chuyển việc này sang buổi tối hôm trước.
Sử dụng ChatGPT để sắp xếp lịch trình và hỗ trợ lập kế hoạch công việc buổi tối hiệu quả
Thói quen chuẩn bị công việc ngày mai từ tối này có thể giúp bạn tiết kiệm 15 đến 30 phút suy nghĩ lung tung vào buổi sáng và chuyển hóa năng lượng đó thành công việc hiệu quả. Tuy nhiên, bạn không nhất thiết phải làm theo hệ thống của tôi. Thói quen lập kế hoạch hiện tại của bạn cũng có thể hoạt động tốt – chỉ cần thử nghiệm với việc thực hiện nó vào buổi tối hôm trước và xem liệu nó có giúp ích hay không. Bạn cũng có thể khai thác lợi ích tuyệt vời của giấy cho danh sách việc cần làm và tránh xa màn hình.
Kế Hoạch Buổi Sáng Dễ Dẫn Đến Trì Hoãn Và Giảm Năng Suất
Việc lập kế hoạch vào buổi sáng thường che đậy sự trì hoãn dưới vỏ bọc năng suất. Sức mạnh ý chí thường ở mức thấp nhất ngay sau khi thức dậy. Đối mặt với một hộp thư đến tràn ngập, Slack liên tục kêu bíp, hoặc một danh sách công việc khổng lồ, không rõ ràng sẽ tạo ra cảm giác choáng ngợp. Bộ não của chúng ta không còn biết ranh giới giữa thế giới thực và thế giới số nữa, và đó là lúc chúng ta trì hoãn.
Bạn có thể tự nhủ: “Tôi chỉ kiểm tra email nhanh thôi,” và đột nhiên 45 phút trôi qua chỉ để phản ứng theo yêu cầu của người khác thay vì thực hiện chương trình nghị sự của riêng bạn. Hoặc bạn bị kẹt nhìn chằm chằm vào một danh sách công việc đáng sợ và đầu hàng trước những công việc dễ dàng hơn như sắp xếp màn hình desktop.
Lập kế hoạch vào buổi sáng thường biến thành công việc mang tính phản ứng. Thông báo và các yêu cầu khẩn cấp sẽ cướp đi sự tập trung của bạn trước khi bạn kịp sắp xếp các ưu tiên của mình.
Một số công cụ kỹ thuật số mà tôi sử dụng đã làm tình trạng này trở nên tồi tệ hơn theo nhiều cách khác nhau:
- Cơn sóng thần thông báo: Email và các ứng dụng nhắn tin như WhatsApp tràn ngập các cuộc trò chuyện chưa đọc, làm chệch hướng sự tập trung trước khi tôi có thể ngồi xuống để lên kế hoạch cho ngày.
- Cái bẫy danh sách vô tận: Mở một danh sách công việc khổng lồ, chưa được sắp xếp trong Asana mà không có ưu tiên rõ ràng sẽ gây ra tình trạng tê liệt.
- Tìm kiếm ngữ cảnh: Cố gắng nhớ tại sao tôi thêm các nhiệm vụ hoặc tài liệu quan trọng nằm ở đâu.
Lập kế hoạch công việc buổi tối hoạt động như một liều thuốc an thần chống lại điều này. Tôi có thể chủ động thiết lập ngày của mình, trước khi sự hỗn loạn kỹ thuật số và những phiền nhiễu ập đến.
Mẹo Thực Tế Để Lập Kế Hoạch Ngày Từ Tối Hôm Trước (Theo Cách Số Hóa)
Bắt đầu khá đơn giản. Bạn có thể sử dụng cấu trúc chung sau để xây dựng nghi thức buổi tối của riêng mình, chỉ mất từ 5 đến 10 phút. Hãy nhớ rằng, các công cụ không quan trọng bằng hệ thống hoặc thói quen mà bạn hình thành.
Ghi Nhận & Thu Thập (Brain Dump & Capture)
Giải tỏa tâm trí bằng cách ghi lại những suy nghĩ hoặc nhiệm vụ ngẫu nhiên.
Bạn có thể sử dụng các ứng dụng như Apple Notes, Google Keep hoặc Evernote để ghi chú nhanh. Nếu muốn, ghi lại suy nghĩ của bạn dưới dạng nhật ký giọng nói là một thử nghiệm tiết kiệm thời gian đáng để thử.
Xem Xét & Ưu Tiên (Review & Prioritize)
Mở ứng dụng quản lý tác vụ chính của bạn. Đó có thể là bất kỳ ứng dụng phổ biến nào bạn chọn như Todoist, Microsoft To Do hoặc TickTick.
Xem lại các ghi chú mới, danh sách công việc của bạn và lịch trình ngày mai. Sau đó, chọn Nhiệm vụ Quan trọng nhất (MIT) của bạn và đánh dấu rõ ràng. Tôi gọi đó là Điểm Nhấn Hàng Ngày Của Tôi (My Daily Highlight), và tôi phân loại nó là một việc Khẩn cấp, Hài lòng, hoặc Niềm vui.
Mô tả phương pháp My Daily Highlight được theo dõi trong Google Sheets, giúp ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng hàng ngày
Hãy giới hạn các nhiệm vụ hàng ngày khác của bạn chỉ trong 3 đến 5 mục quan trọng để giảm cảm giác quá tải. Sử dụng danh sách “Để Sau” (Someday) hoặc hoãn lại các nhiệm vụ ít khẩn cấp hơn.
Phân Bổ Thời Gian (Time Blocking)
Sử dụng các ứng dụng lịch phổ biến như Google Calendar, Fantastical, Apple Calendar hoặc Motion. Kéo hoặc nhập các nhiệm vụ vào lịch của bạn với các khung thời gian thực tế, bao gồm cả khoảng thời gian đệm. Luôn lên lịch cho công việc, nghỉ ngơi, tập thể dục và ăn trưa. Hãy coi chúng như những cuộc hẹn.
Mã hóa màu sắc các nhiệm vụ để dễ dàng tham khảo nhanh (ví dụ: màu xanh lam cho công việc chuyên sâu, màu xanh lá cây cho cuộc họp, màu cam cho nghỉ ngơi, v.v.).
Nếu Time Blocking không phù hợp với bạn, thì hãy thử Task Batching (gom nhóm tác vụ). Tôi liên tục chuyển đổi giữa hai phương pháp này vì ngày và nhiệm vụ không phải lúc nào cũng giống nhau.
Chuẩn Bị Không Gian Làm Việc Ngày Mai
Đóng các tab và ứng dụng bạn sẽ không cần vào ngày mai.
Mở các tài liệu hoặc công cụ chính liên quan đến các nhiệm vụ đầu tiên của bạn và lưu các liên kết vào lịch hoặc ghi chú tác vụ của bạn. Nếu tôi đang viết một bài báo, tôi sẽ đánh dấu chúng vào một thư mục tạm thời có tên “Bắt đầu từ đây.”
Khi bạn bắt đầu các nhiệm vụ quan trọng của mình, hãy kích hoạt Chế độ Tập trung (iOS/macOS) hoặc Digital Wellbeing/Không Làm Phiền (Android) để tắt tiếng các phiền nhiễu trong suốt thời gian làm việc.
Giao diện Chế độ Tập trung (Focus Mode) trên Android, giúp người dùng loại bỏ phiền nhiễu khi làm việc và tăng cường năng suất
Tôi đề cập đến công việc kỹ thuật số ở đây, nhưng những lời khuyên này áp dụng cho mọi thứ. Ví dụ, nếu bạn đi tập gym vào buổi sáng, hãy chuẩn bị đồ dùng của bạn vào tối hôm trước.
Kiểm Tra Lần Cuối & Cam Kết
Quét lại lịch và các nhiệm vụ của bạn để đảm bảo kế hoạch của bạn tập trung và thực tế. Đóng các ứng dụng gây xao nhãng và cam kết về mặt tinh thần với ứng dụng năng suất tối thượng mà tất cả chúng ta đều có — chiếc đồng hồ.
Lập kế hoạch vào buổi tối không chỉ là việc viết một danh sách việc cần làm; đó là một thói quen chiến lược. Việc sử dụng các công cụ kỹ thuật số để ghi lại, ưu tiên, lên lịch và chuẩn bị trước khi ngủ giúp bộ não của chúng ta có đủ thời gian để hình dung ngày hôm sau. Hơn nữa, hãy nhớ rằng nếu có những điều bất ngờ xảy ra, bạn luôn có thể lập kế hoạch vi mô và thay đổi mọi thứ. Bạn sẽ đổi sự choáng ngợp lấy sự rõ ràng và sự căng thẳng buổi sáng lấy động lực để bắt đầu một ngày mới đầy năng lượng.
