Microsoft Office là bộ ứng dụng văn phòng quen thuộc, nhưng ít ai biết rằng nó ẩn chứa vô số tính năng mạnh mẽ, có thể thay đổi hoàn toàn cách bạn làm việc và nâng cao năng suất đáng kể. Ngay cả những người dùng lâu năm cũng có thể bất ngờ khi khám phá những “viên ngọc ẩn” này. Bài viết này sẽ tiết lộ 6 thủ thuật Microsoft Office ít được biết đến, giúp bạn khai thác tối đa tiềm năng của bộ công cụ này, từ việc biến giọng nói thành văn bản đến tự động hóa email hay giải toán phức tạp. Hãy cùng thuthuatmeohay.com tìm hiểu để làm chủ Microsoft Office một cách hiệu quả nhất.
1. Đọc Chính Tả và Sao Chép Lời Nói (Dictation và Transcribe)
Bạn muốn ghi lại suy nghĩ nhanh hơn? Tính năng Dictate của Microsoft Word cho phép bạn chuyển giọng nói thành văn bản một cách dễ dàng. Để bắt đầu, hãy vào tab Trang chủ (Home), nhấp vào Đọc chính tả (Dictate) và cấp quyền truy cập micrô khi được yêu cầu.
Giờ đây, bạn có thể thoải mái nói và để Microsoft Word thực hiện việc gõ phím. Độ chính xác của tính năng này phụ thuộc nhiều vào giọng điệu và tốc độ nói của bạn. Bạn có thể cấu hình thêm cài đặt Đọc chính tả để bật tự động thêm dấu câu và lọc các cụm từ nhạy cảm, tối ưu trải nghiệm nhập liệu.
Nếu nhu cầu của bạn không chỉ dừng lại ở việc đọc chính tả theo thời gian thực, bạn có thể sử dụng tính năng Sao chép lời nói (Transcribe) trong Word và OneNote. Tính năng này giúp bạn tập trung lắng nghe thay vì ghi chú, bằng cách chuyển đổi giọng nói thành bản ghi văn bản hoàn chỉnh, kèm theo thuộc tính người nói, dấu thời gian và khả năng chỉnh sửa hoặc chèn các phần vào tài liệu của bạn. Bạn có thể ghi âm trực tiếp hoặc tải lên các tệp âm thanh đã ghi sẵn để chuyển đổi.
2. Chức Năng Tìm Kiếm Thông Minh (Microsoft Search)
Chức năng Tìm kiếm trong các ứng dụng Microsoft Office như Word và Excel không chỉ là công cụ để tìm trợ giúp; nó còn hoạt động như một tính năng ra lệnh bằng văn bản. Điều này cho phép bạn nhanh chóng áp dụng các hành động cụ thể mà không cần phải cuộn qua dải băng Ribbon. Ví dụ, để chèn một bảng, bạn chỉ cần nhấp vào thanh tìm kiếm, gõ “chèn một bảng” (insert a table) và sau đó nhấp vào “Thêm Bảng” (Add Table).
Tính năng tìm kiếm Microsoft Search thông minh trong ứng dụng Word trên Windows 11
Tương tự, bạn có thể thêm hoặc xóa cột, biểu đồ, hình mờ và nhiều thứ khác vào tài liệu của mình mà không cần điều hướng thủ công qua Ribbon. Trong Excel, bạn có thể sử dụng chức năng tìm kiếm để tìm công thức, sắp xếp dữ liệu hoặc áp dụng các tùy chọn định dạng, giúp tối ưu hóa luồng công việc.
3. Hộp Thư Đến Ưu Tiên của Outlook (Focused Inbox)
Hộp thư đến ưu tiên (Focused Inbox) trong Outlook là một tính năng năng suất giúp bạn luôn được tổ chức bằng cách tự động sắp xếp email. Khi được bật, nó sẽ gửi các tin nhắn quan trọng đến tab Ưu tiên (Focused) trong khi chuyển các tin nhắn ít quan trọng hơn – như bản tin và khuyến mãi – đến tab Khác (Other), giảm thiểu sự phân tâm.
Bạn có thể bật Hộp thư đến ưu tiên trong cài đặt Outlook. Mở Outlook, chọn Hộp thư đến (Inbox) của bạn và mở tab Xem (View). Sau đó nhấp vào Cài đặt Xem (View settings) ở góc trên bên trái.
Cài đặt Hộp thư đến ưu tiên (Focused Inbox) đã được bật trong ứng dụng Outlook trên Windows
Trong tab Bố cục (Layout), chọn “Sắp xếp thư vào Ưu tiên và Khác” (Sort messages into Focused and Other) để bật Hộp thư đến ưu tiên.
Focused Inbox sử dụng bộ lọc để ưu tiên email dựa trên các tương tác trước đây của bạn với các liên hệ và người gửi quan trọng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể di chuyển email theo cách thủ công đến tab Ưu tiên. Chọn và nhấp chuột phải vào email bạn muốn di chuyển, chọn Di chuyển (Move), sau đó chọn Ưu tiên (Focused) hoặc Khác (Other), tùy thuộc vào nơi bạn muốn gửi email.
4. Các Bước Nhanh Trong Outlook (Quick Steps)
Các bước nhanh (Quick Steps) trong Outlook giúp bạn quản lý email nhanh hơn bằng cách áp dụng nhiều hành động chỉ với một cú nhấp chuột. Ví dụ, bạn có thể tạo một Bước nhanh để chuyển tiếp email từ một người gửi cụ thể đến trưởng nhóm của bạn và đồng thời di chuyển chúng vào một thư mục. Bạn cũng có thể thiết lập các phím tắt để truy cập nhanh hơn nữa.
Màn hình tạo Bước nhanh (Quick Step) mới trong Outlook trên Windows để tự động hóa tác vụ email
Bạn có thể thiết lập Các bước nhanh trong cài đặt Outlook bằng cách sử dụng các hành động được xác định trước hoặc tùy chỉnh chúng cho phù hợp với nhu cầu của mình. Bạn cũng có thể tạo Các bước nhanh tùy chỉnh cho các tác vụ như lưu email làm mẫu để dễ dàng sử dụng lại, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc.
5. So Sánh Tài Liệu Trong Word (Compare Documents)
Microsoft giúp việc so sánh hai tài liệu trong Word trở nên dễ dàng, mặc dù tính năng này chỉ có sẵn trong phiên bản dành cho máy tính để bàn. Nó cho phép bạn xem xét các thay đổi, xác định sự khác biệt và phát hiện bất kỳ vấn đề nào trước khi hoàn thiện tài liệu của mình.
Để so sánh tài liệu trong Word, hãy vào tab Xem lại (Review), nhấp vào So sánh (Compare), và chọn So sánh Tài liệu (Compare Documents). Trong hộp thoại So sánh Tài liệu, tải lên cả tài liệu gốc và tài liệu đã chỉnh sửa từ ổ đĩa cục bộ của bạn, sau đó nhấp OK để tiếp tục.
Word sau đó sẽ hợp nhất hai tài liệu và hiển thị sự khác biệt dưới dạng nhận xét trong bảng điều khiển bên. Nếu bạn hài lòng với các chỉnh sửa, bạn có thể hợp nhất chúng vào tài liệu gốc. Để hợp nhất tài liệu, trong tab Xem lại (Review), nhấp vào menu thả xuống cho Chấp nhận (Accept), sau đó chọn Chấp nhận Tất cả Thay đổi (Accept All Changes).
6. Giải Toán Trong OneNote (Math Solver)
OneNote là một ứng dụng ghi chú tuyệt vời vì nhiều lý do. Nếu bạn là học sinh, sinh viên, nó cũng có thể giúp bạn nhanh chóng giải quyết các bài toán hoặc thực hiện các phép tính.
Để xem khả năng giải toán của OneNote, hãy viết biểu thức hoặc phương trình toán học của bạn mà không có dấu cách, theo sau là dấu bằng để nhận kết quả. Ví dụ, nhập (25+75)/2= và nhấn Enter để xem lời giải.
OneNote có thể xử lý các phép tính số học cơ bản, đại số, và thậm chí một số phương trình phức tạp hơn. Nếu bạn có tài khoản Microsoft Work hoặc School, bạn cũng có thể truy cập tính năng Trợ lý Toán học (Math Assistant) để thực hiện các phép tính nâng cao hơn.
Việc khám phá và tận dụng những tính năng ẩn này trong Microsoft Office có thể giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và tăng cường hiệu quả công việc. Từ việc chuyển đổi giọng nói thành văn bản, tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại trong Outlook, đến việc so sánh tài liệu hay giải toán ngay trong ghi chú, Office luôn có những công cụ sẵn sàng hỗ trợ bạn. Hãy dành thời gian để thực hành và biến những thủ thuật này thành thói quen làm việc hàng ngày của bạn. Hãy chia sẻ thủ thuật Microsoft Office yêu thích của bạn trong phần bình luận để cùng nhau học hỏi và nâng cao năng suất nhé!
