Notion không chỉ là một công cụ đơn thuần giúp bạn sắp xếp công việc mà còn là trợ thủ đắc lực để quản lý toàn bộ cuộc sống. Từ việc theo dõi tài chính cá nhân, quản lý dự án công việc cho đến việc lên kế hoạch cho những mục tiêu lớn, Notion đều có thể tích hợp và đơn giản hóa mọi thứ. Là một chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ, tôi đã tận dụng Notion để giữ mọi thứ trong tầm kiểm soát, biến nó thành một “bộ não” thứ hai đáng tin cậy.
Bài viết này sẽ chia sẻ 5 mẹo tối ưu Notion đã giúp tôi nâng cao hiệu suất và tổ chức cuộc sống một cách hiệu quả nhất. Dựa trên kinh nghiệm thực tế, những thủ thuật này sẽ giúp bạn khai thác triệt để sức mạnh của Notion, dù bạn là người mới bắt đầu hay đã quen thuộc với nền tảng này. Hãy cùng khám phá để biến Notion thành công cụ quản lý cá nhân và công việc mạnh mẽ của riêng bạn.
1. Tách Biệt Các Trang: Nền Tảng Cho Mọi Sự Tổ Chức
Nguyên tắc đầu tiên và quan trọng nhất để tổ chức mọi thứ trong Notion là phân chia các mục lớn thành những trang riêng biệt. Tôi tạo các trang riêng cho cuộc sống cá nhân và công việc, sau đó lồng ghép các trang con vào bên trong để phân loại các nhiệm vụ khác nhau.
Ví dụ, tôi có một trang riêng dành cho kế hoạch tài chính, trong đó bao gồm các trang con chuyên biệt để theo dõi thu nhập, chi phí, các khoản mua sắm lớn, tiết kiệm và đầu tư. Điều này cũng áp dụng tương tự cho công việc. Với vai trò là một nhà báo, biên kịch và lập trình viên, tôi thường có nhiều dự án chạy song song. Việc có các trang riêng giúp tôi theo dõi từng loại công việc một cách độc lập và rõ ràng.
Giao diện Notion với nhiều trang con được phân loại rõ ràng cho công việc và cá nhân
Trong các tình huống thường xuyên như lập ngân sách hàng tháng, cấu trúc trang lồng ghép này trở thành một công cụ tiết kiệm thời gian đáng kể. Thay vì phải lục lọi qua các sao kê ngân hàng, email, tin nhắn và bảng tính phức tạp, tôi có thể có tất cả thông tin được sắp xếp gọn gàng trong các trang Notion. Dù Notion có khả năng theo dõi nhiều thứ trên một trang, nhưng việc sử dụng cấu trúc phân cấp trang lồng ghép giúp tôi tìm thấy chính xác những gì mình cần mà không phải cuộn qua hàng loạt thông tin không liên quan.
2. Checklists (Danh Sách Việc Cần Làm): Ghi Chép Nhanh Chóng, Hiệu Quả
Khối “To-do list” (Danh sách việc cần làm) trong Notion cho phép bạn tạo các checklist có thể bật/tắt để ghi lại các nhiệm vụ một cách nhanh chóng. Việc tạo một danh sách to-do thường là bước đầu tiên bất cứ khi nào tôi cần bắt đầu theo dõi một việc mới hoặc đưa thông tin vào Notion.
Các ô đánh dấu (checkboxes) trong Notion được xử lý tương tự như danh sách dấu đầu dòng, cho phép bạn tạo các ô đánh dấu lồng ghép (hoặc các mục dấu đầu dòng) trong mỗi mục. Bằng cách tiếp cận này, tôi có thể xác định rõ ràng các nhiệm vụ của mình, cùng với bất kỳ yêu cầu, bước hoặc nhiệm vụ phụ nào trong đó một cách dễ dàng. Bạn cũng có thể đặt lời nhắc, nghĩa là nếu bạn sử dụng khối này đúng cách, bạn có thể thay thế ứng dụng to-do chuyên dụng của mình bằng Notion.
Danh sách việc cần làm (checklist) với các mục được đánh dấu hoàn thành trong Notion
Phần lớn các trang Notion của tôi đều có ít nhất một loại checklist nào đó. Ngoài việc theo dõi các công việc hàng ngày, tôi sử dụng các checklist này cho mọi thứ, từ việc mua sắm hàng tạp hóa, theo dõi sách cần đọc, cho đến việc theo dõi tiến độ thiết lập văn phòng mới của mình.
Một tính năng bạn có thể mất đi so với một ứng dụng to-do list chuyên dụng là khả năng ghim tiện ích (widget) hiển thị danh sách nhiệm vụ trên màn hình chính điện thoại. Notion có các widget Android, và widget trang sẽ giúp bạn nhanh chóng truy cập trang chứa danh sách của mình. Tuy nhiên, các ứng dụng như Microsoft To-Do cung cấp tiện ích cho phép bạn đánh dấu hoặc thêm nhiệm vụ mới ngay từ màn hình chính, mang lại trải nghiệm liền mạch hơn.
3. Tận Dụng Cơ Sở Dữ Liệu (Databases): Quản Lý Dự Án & Công Việc Chuyên Sâu
Tôi sử dụng các cơ sở dữ liệu (databases) trong Notion để theo dõi gần như mọi thứ. Chúng cho phép bạn tạo các thuộc tính riêng lẻ, sử dụng công thức và hỗ trợ tự động hóa để đơn giản hóa cuộc sống. Cơ sở dữ liệu Notion cũng có thể đồng bộ hóa với các ứng dụng của bên thứ ba như Asana, Jira hoặc GitHub, giúp việc theo dõi nhiệm vụ dễ dàng hơn trên các nền tảng khác nhau.
Mỗi mục riêng lẻ trong một cơ sở dữ liệu Notion thực chất là một trang, nghĩa là bạn có thể tổ chức vô số thông tin trong một bảng duy nhất. Bạn cũng có thể tạo các chế độ xem tùy chỉnh (custom views) cho cơ sở dữ liệu của mình với các bộ lọc và sắp xếp cụ thể để dễ dàng phân loại nội dung. Và nếu bạn muốn kết nối dữ liệu giữa các bảng, thuộc tính “Relation” của Notion cũng sẽ xử lý điều đó. Các cơ sở dữ liệu lớn với nhiều mục hoặc có nhiều cơ sở dữ liệu trên một trang có thể khiến việc điều hướng trở nên phức tạp, vì vậy việc thiết lập các chế độ xem tùy chỉnh giúp bạn nhanh chóng tìm thấy thông tin liên quan mà có thể không nhìn thấy ngay lập tức.
Bảng theo dõi chi tiêu cá nhân trong cơ sở dữ liệu (database) của Notion với các cột thuộc tính khác nhau
Khi thiết lập một cơ sở dữ liệu, bạn có tùy chọn để thêm các thuộc tính khác nhau vào các cột. Có 21 thuộc tính khác nhau có sẵn cho cơ sở dữ liệu, bao gồm mọi thứ từ văn bản và số đơn giản đến công thức và nút chạy tự động hóa cụ thể chỉ bằng một cú nhấp chuột. Bạn thậm chí có thể tải lên tệp và hình ảnh vào cơ sở dữ liệu của mình để lưu trữ dễ dàng.
Hệ thống theo dõi của tôi tự động kéo các nhiệm vụ liên quan từ Asana ngay khi chúng được giao cho tôi. Sau khi nhập, tôi sử dụng các trang riêng lẻ để chứa nghiên cứu hoặc ghi chú cụ thể về bài viết và các thuộc tính theo dõi của riêng tôi để phân chia các nhiệm vụ phức tạp thành các phân đoạn nhỏ hơn.
Nếu bạn có một số cơ sở dữ liệu theo dõi nhiệm vụ ở các trang khác nhau, bạn có thể chuyển đổi các trình theo dõi nhiệm vụ này thành một cơ sở dữ liệu nhiệm vụ tổng hợp. Tất cả các nhiệm vụ được giao cho bạn sau đó sẽ hiển thị trong phần My tasks (Nhiệm vụ của tôi) trên trang chủ Notion của bạn. Hãy nhớ rằng các cơ sở dữ liệu nhiệm vụ phải có thuộc tính Status (Trạng thái), Assignee (Người được giao), và Due date (Ngày đến hạn), vì vậy hãy đảm bảo thêm chúng nếu bạn chưa có.
Bạn cần nâng cấp lên ít nhất gói đăng ký Notion Plus để sử dụng cơ sở dữ liệu một cách hiệu quả nhất, nhưng các tính năng bổ sung hoàn toàn xứng đáng với chi phí. Với tất cả thời gian ứng dụng này tiết kiệm cho tôi, chi phí đăng ký Notion của tôi thực sự đã tự chi trả mỗi tháng.
4. Mã Màu Văn Bản: Đánh Dấu Trạng Thái Công Việc Trực Quan
Notion cung cấp một số tùy chọn định dạng văn bản cơ bản, bao gồm in đậm, in nghiêng, gạch chân, gạch ngang, cũng như màu nền và màu văn bản. Nếu bạn cần nghĩ ra một hệ thống theo dõi nhanh chóng, tôi khuyên bạn nên sử dụng màu sắc để biểu thị trạng thái nhiệm vụ.
Một trong những hệ thống quản lý nhiệm vụ ban đầu của tôi đã sử dụng màu sắc văn bản để theo dõi các ý tưởng của tôi. Khi tôi đã có một danh sách việc cần làm sẵn sàng với các ý tưởng tiềm năng, tôi đã tô màu văn bản bằng các màu khác nhau để biểu thị tiến độ của mỗi ý tưởng.
Tùy chọn màu sắc văn bản và màu nền trong Notion giúp đánh dấu trạng thái công việc trực quan
Các nhiệm vụ màu vàng cho biết rằng một biên tập viên đang xem xét chúng, các nhiệm vụ màu xanh lá cây cho thấy chúng đã được chấp thuận, và các nhiệm vụ màu đỏ có nghĩa là chúng bị từ chối. Khi tôi viết xong một bài báo, tôi có thể đơn giản đánh dấu ô to-do và chuyển sang bài tiếp theo.
Hệ thống này không chi tiết bằng hệ thống quản lý bài viết hiện tại của tôi, được xây dựng bằng cơ sở dữ liệu. Nhưng nếu bạn được giao một dự án mới và không có thời gian để quyết định cách xây dựng một hệ thống theo dõi có tổ chức tốt, văn bản màu sắc trong một danh sách việc cần làm có thể tạo nên điều kỳ diệu.
5. Tích Hợp Google Calendar & Sheets: Mở Rộng Sức Mạnh Notion
Dù là một công cụ đa năng đến đâu, Notion cũng không thể làm mọi thứ. Đây là lúc các tích hợp bên thứ ba phát huy tác dụng. Nhiều tích hợp Notion giúp tăng cường năng suất, và bạn luôn có thể nhúng nội dung web trong trường hợp một dịch vụ cụ thể không được hỗ trợ.
Tận Dụng Google Sheets cho Dữ Liệu Tính Toán Phức Tạp
Tôi thực sự thích các cơ sở dữ liệu Notion, nhưng công thức của Notion không hoạt động giống như công thức của Excel hoặc Google Sheets. Trong những trường hợp như vậy, tôi tạo một bảng tính Google Sheets và nhập nó vào trang Notion có liên quan.
Bạn chỉ cần sao chép liên kết chia sẻ từ Google Sheets và nhúng nó vào Notion bằng cách sử dụng khối Embed (Nhúng). Bạn sẽ nhận được một bảng tính hoạt động đầy đủ ngay trong trang Notion của mình với cùng chức năng như trên ứng dụng web Google Sheets.
Bảng tính Google Sheets được nhúng trực tiếp vào một trang Notion, cho phép thao tác đầy đủ
Đồng Bộ Hóa Lịch Trình với Google Calendar
Điều tương tự cũng áp dụng cho Google Calendar. Là một người dùng Android lâu năm, tôi hoàn toàn đắm chìm trong hệ sinh thái Google, vì vậy việc chuyển sang lịch của Notion không thực sự thực tế đối với tôi. Với chức năng nhúng, tôi có thể thêm lịch của mình vào bất kỳ trang Notion nào và nó sẽ hiển thị bất kỳ cuộc hẹn hoặc sự kiện mới nào mà tôi thêm từ ứng dụng lịch trên điện thoại của mình.
Notion là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ, đặc biệt khi xem xét cách thiết lập đơn giản của nó. Bạn phải dành chút thời gian để tìm hiểu tất cả các tính năng và các khối khác nhau, nhưng một khi đã làm được, bạn sẽ kiểm soát được mọi thứ, từ nhiệm vụ công việc quan trọng cho đến những buổi hẹn hò mà bạn suýt quên.
Notion mang lại tiềm năng vô hạn để nâng cao hiệu suất và tổ chức cuộc sống cá nhân. Bằng cách áp dụng những mẹo và thủ thuật này, bạn có thể biến Notion thành một hệ thống quản lý toàn diện, phù hợp với nhu cầu riêng của mình. Hãy bắt đầu tối ưu hóa không gian làm việc của bạn ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt!
