Bạn có bao giờ ước có một nút bấm giúp văn bản phức tạp trở nên đơn giản ngay lập tức không? Microsoft Copilot trong Word chính là giải pháp gần nhất. Chỉ với vài câu lệnh (prompt), công cụ AI này có thể biến những đoạn văn rối rắm thành nội dung mà bất kỳ ai cũng có thể hiểu được. Bạn không cần phải là một “kỹ sư prompt” chuyên nghiệp để tận dụng tối đa sức mạnh của Copilot trong Word. Với khả năng phân tích và tái tạo ngôn ngữ mạnh mẽ, Copilot hứa hẹn sẽ thay đổi cách chúng ta tương tác và xử lý thông tin trong Microsoft Word, đặc biệt khi phải đối mặt với các tài liệu chuyên ngành, báo cáo kỹ thuật hay hợp đồng pháp lý rắc rối.
Tại Sao Nên Dùng Copilot Để Đơn Giản Hóa Văn Bản?
Với vai trò là một người viết, tôi cũng phải là một người đọc thường xuyên. Hàng ngày, tôi đối mặt với những ý tưởng phức tạp cần được truyền đạt một cách rõ ràng và dễ hiểu. Đôi khi, tôi phải đọc những tài liệu kỹ thuật hoặc các báo cáo chứa đầy thuật ngữ chuyên ngành (jargon) khiến việc nắm bắt thông tin trở nên khó khăn.
Bạn có thể biết Copilot là một đối tác viết lách đắc lực, nhưng nó còn có thể biến những nội dung tối nghĩa thành dễ hiểu hơn rất nhiều. Dù bạn đang làm việc với các bản ghi nhớ, tệp PDF, hợp đồng hay bất kỳ loại tài liệu nào khác, chỉ cần bôi đen đoạn văn bản phức tạp và yêu cầu Copilot viết lại với một vài prompt mô tả đơn giản.
Copilot là một phần của Windows, Microsoft 365 và Microsoft Edge. Việc học cách sử dụng Copilot hiệu quả phụ thuộc vào ứng dụng và nhiệm vụ cụ thể của bạn. Nó cung cấp một giải pháp nhanh chóng và đáng tin cậy để loại bỏ sự mơ hồ, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong việc xử lý thông tin.
Các Prompt Yêu Thích Để Viết Lại Văn Bản Hiệu Quả Với Copilot
Giống như tất cả các chatbot AI tạo sinh, việc soạn thảo một prompt đúng cách là yếu tố then chốt để đạt được kết quả mong muốn. Dưới đây là một số prompt và phương pháp tôi thường sử dụng để đơn giản hóa văn bản phức tạp.
“Viết lại đoạn này cho dễ đọc hơn”
Đây là cách đơn giản nhất để nắm bắt ý tưởng cốt lõi của bất kỳ nội dung nào ngay lập tức. Để đơn giản hóa văn bản phức tạp, tôi thường sử dụng prompt:
Viết lại đoạn này cho dễ đọc hơn.Prompt này giúp Copilot hiểu rằng tôi muốn văn bản trở nên dễ hiểu hơn mà không làm mất đi ý nghĩa ban đầu. Tùy thuộc vào nhu cầu, tôi cũng có thể chỉ định nếu muốn văn bản súc tích hơn hay chi tiết hơn. Khi vẫn chưa hoàn toàn hiểu, tôi sẽ nhấp vào Regenerate (Tạo lại) để có một phiên bản khác.
Phương pháp này hoạt động hiệu quả với các văn bản mang tính chất công ty, Điều khoản dịch vụ, các văn bản pháp lý hoặc bất kỳ nội dung nào nghe có vẻ lủng củng, khó hiểu. Copilot sẽ diễn đạt lại các câu dài, loại bỏ những từ thừa và thay thế thuật ngữ chuyên ngành bằng ngôn ngữ thông thường. Bạn có thể áp dụng prompt này cho chính bài viết của mình để kiểm tra xem liệu thông điệp đã được truyền tải rõ ràng và súc tích nhất có thể hay chưa.
“Điều chỉnh nội dung này cho cấp độ đọc lớp 8”
Sử dụng prompt này khi bạn muốn chuyển đổi nội dung cho một đối tượng độc giả phổ thông hoặc giải thích một khái niệm khó cho người không quen thuộc với chủ đề.
Copilot sẽ đơn giản hóa từ vựng và cấu trúc mà không làm giảm đi tính chất quan trọng của thông tin. Đây là ý tưởng tuyệt vời cho các tài liệu hướng dẫn (help docs) và các văn bản khoa học.
Tất nhiên, bạn có thể thử các cấp độ đọc khác với prompt như “Điều chỉnh nội dung này cho cấp độ đọc lớp 5”. Hoặc, đi theo hướng ngược lại với prompt “Viết lại nội dung này cho đối tượng chuyên gia.”
Cấp độ đọc lớp 8 được hỗ trợ bởi bài kiểm tra khả năng đọc Flesch-Kincaid. Cấp độ này đảm bảo nội dung dễ hiểu, giúp tiếp cận được nhiều đối tượng độc giả hơn, bao gồm cả những người không có nền tảng chuyên môn sâu.
Sử dụng Copilot trong Word để điều chỉnh cấp độ đọc của văn bản
“Tóm tắt đoạn văn này trong một câu”
Đôi khi, tất cả những gì tôi cần chỉ là ý chính. Prompt này giúp rút gọn các giải thích dài dòng về những điều cốt yếu. Prompt này lý tưởng để đọc các báo cáo dày đặc hoặc trích xuất bản tóm tắt từ bất kỳ nội dung nào. Tôi cũng thấy prompt này phù hợp khi năng lượng thấp dẫn đến khả năng tập trung kém.
Tóm tắt đoạn văn này trong một câu.Bạn có thể thêm một prompt như “Bảo toàn chi tiết chính về X” để buộc Copilot giữ lại ý chính đằng sau nội dung, đảm bảo rằng bản tóm tắt vẫn chứa đựng thông tin quan trọng nhất.
Thêm Nhiều Cách Dùng Copilot Để Làm Rõ Văn Bản
Hãy nhớ rằng Copilot là một AI tạo sinh. Vì vậy, bạn có thể trò chuyện với nó như thể đang nói chuyện với một người trong phòng. Hãy thử các prompt khác nhau và tinh chỉnh chúng dựa trên đầu ra. Ví dụ, bạn có thể thử công thức prompt gồm bốn phần để có kết quả đảm bảo.
Dưới đây là một vài ý tưởng khác:
Chuỗi Prompt “Giải thích như thể tôi 5 tuổi” theo cấp độ
Có một số công cụ “Giải thích như thể tôi 5 tuổi” được hỗ trợ bởi AI (như Hyperwrite). Tôi đoán ý tưởng này được mượn từ subreddit nổi tiếng r/explainlikeimfive.
Để hiểu các chủ đề phức tạp, tôi sử dụng một phiên bản phân cấp hơn, liên kết các cấp độ hiểu khác nhau. Vì vậy, một prompt hàng ngày có thể như sau:
Giải thích điều này như thể tôi 5 tuổi.Nếu Copilot có thể giải thích điều đó bằng thuật ngữ của trẻ mẫu giáo, điều đó thường có nghĩa là tôi có một điểm khởi đầu tốt để xây dựng.
Bây giờ giải thích như thể tôi học cấp 3.Prompt này xây dựng dựa trên phiên bản trước với độ sâu hơn một chút. Tuy nhiên, tôi vẫn đang ở cấp độ không chuyên gia.
Bây giờ giải thích như thể tôi là sinh viên đại học đang nghiên cứu chủ đề này.Hai prompt đầu tiên đã xây dựng kiến thức nền tảng. Prompt này bổ sung từ vựng kỹ thuật, khám phá các khái niệm cơ bản và thường bao gồm các ví dụ hoặc tài liệu tham khảo mà người mới bắt đầu sẽ không theo kịp. Copilot sẽ viết lại phiên bản đơn giản hóa mới bên dưới bản gốc.
Bạn có thể đọc và sau đó xóa các phiên bản. Ngoài ra, bạn có thể chọn nút Copilot trên Ribbon và mở thanh bên.
Chuyển đổi thành Gạch đầu dòng hoặc Bảng biểu
Bạn có thể yêu cầu Copilot chuyển đổi văn bản thành danh sách gạch đầu dòng (bullet points) hoặc bảng biểu. Điều này giúp văn bản phức tạp dễ quét và dễ hiểu hơn. Bảng biểu rất phù hợp cho các báo cáo giàu dữ liệu, trong khi gạch đầu dòng phù hợp với bất kỳ nội dung nào có thể thực hiện được theo từng bước.
Chuyển đổi đoạn văn này thành các gạch đầu dòng.
Chuyển đổi văn bản sang định dạng gạch đầu dòng hoặc bảng với Microsoft Copilot trong Word
Chuyển đổi từ Giọng Văn Bị Động sang Chủ Động
Nếu một chủ đề phức tạp, giọng văn bị động sẽ khiến câu khó theo dõi hơn. Ngược lại, giọng văn chủ động buộc phải rõ ràng bằng cách đặt chủ ngữ lên hàng đầu, thể hiện rõ ràng ai đang làm gì. Dưới đây là một prompt:
Phân tích [câu/đoạn văn/phần] này để tìm giọng bị động. Viết lại nó bằng giọng chủ động khi thích hợp.Trong quá trình viết hoặc đọc, đừng chấp nhận ngay bản nháp đầu tiên mà Copilot đưa ra. Hãy coi nó như một cơ sở, sau đó điều chỉnh bằng các prompt bổ sung. Copilot, giống như tất cả các chatbot AI khác, học hỏi từ mỗi cuộc trò chuyện.
Hãy bắt đầu từ những bước nhỏ. Lấy một khối văn bản dày đặc và yêu cầu Copilot viết lại nó theo các thuật ngữ đơn giản hơn. Thử nghiệm với các cấp độ đọc, tóm tắt và giải thích ở các độ sâu khác nhau. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy bất kỳ chủ đề nào cũng trở nên dễ hiểu hơn rất nhiều khi bạn chủ động tương tác với nó bằng Copilot.
