Cách Quản Lý Email Hiệu Quả: 10 Thói Quen Đem Lại Hộp Thư Đến “Zero”

Trong nhiều năm, email luôn là một cuộc chiến không hồi kết đối với tôi. Tôi đã thử mọi ứng dụng, bộ lọc và thủ thuật ngoài kia, nhưng hộp thư đến của tôi lúc nào cũng hỗn loạn. Cuối cùng, tôi đã tìm ra cách giải quyết khi ngừng suy nghĩ quá nhiều và xây dựng một thói quen quản lý email đơn giản, tốt hơn, thực sự hiệu quả. Kết quả là một hộp thư đến luôn gọn gàng, giúp tôi tập trung hơn vào công việc và giảm bớt căng thẳng không cần thiết. Nếu bạn cũng đang vật lộn với tình trạng quá tải email, những chia sẻ về cách quản lý email hiệu quả dưới đây có thể chính là chìa khóa bạn đang tìm kiếm để đạt được “Inbox Zero” mỗi ngày.

10. Hủy Đăng Ký Hầu Hết Các Bản Tin Không Cần Thiết

Các bản tin (newsletter) tuyệt vời có thể là nguồn tài nguyên vô giá, nhưng hãy thành thật mà nói—nhiều bản tin thậm chí còn chưa đạt mức “tốt”. Rất nhiều bản tin được gửi đi chỉ để một đội ngũ marketing cảm thấy mình đang bận rộn và đạt các chỉ số hiệu suất tùy tiện.

Tôi có thể đếm trên đầu ngón tay số lượng bản tin mà tôi thực sự thấy hữu ích. Do đó, việc hủy đăng ký khỏi hầu hết các email truyền thông tôi nhận được là điều dễ dàng. Tôi đã rất dứt khoát trong việc này; nếu đó không phải là thứ tôi mong muốn nhận, tôi sẽ hủy đăng ký ngay lập tức. Tôi luôn có thể thay đổi ý định sau này nếu cần, nhưng cho đến nay, tôi chưa bao giờ phải làm như vậy.

![Ảnh] Giao diện quản lý đăng ký bản tin mới trong Gmail giúp hủy theo dõi hiệu quả](https://thuthuatmeohay.com/wp-content/uploads/2025/08/anh-giao-dien-quan-ly-dang-ky-ban-tin-moi-trong-gmail-giup-huy-theo-doi-hieu-qua.webp){width=1044 height=764}

Mỗi khi tôi mua một sản phẩm trực tuyến, tôi luôn theo dõi bản tin đầu tiên của họ để có thể hủy đăng ký. Hơn nữa, tôi sẽ luôn bỏ chọn hộp nhận thư từ nếu nó hiển thị. Thật may mắn, giờ đây việc hủy đăng ký các bản tin vô ích trong Gmail đã dễ dàng hơn bao giờ hết.

9. Kiểm Tra Email Theo Đợt Cố Định

Quản lý lịch trình của mình và không dành quá nhiều thời gian trong hộp thư đến là một cách khác giúp tôi đạt được Inbox Zero dễ dàng. Khi tôi kiểm tra tin nhắn mỗi giờ, tôi luôn cảm thấy một sự lo lắng âm ỉ rằng mình phải phản hồi một email mới. Hầu hết thời gian, tin nhắn đó không cần phải trả lời ngay, chứ đừng nói là trong vòng một giờ.

Sau khi cắt giảm việc sử dụng các thiết bị số nói chung, tôi đã đặt ra những ranh giới nghiêm ngặt về thời điểm kiểm tra tin nhắn. Trước hết, tôi không bao giờ kiểm tra email vào buổi sáng nữa. Mỗi lần tôi làm vậy, tôi luôn ở trong trạng thái phản ứng, và phần còn lại của ngày đều bị hủy hoại.

Thay vào đó, tôi kiểm tra email tối đa hai lần mỗi ngày—và lý tưởng nhất là tôi chỉ muốn xem chúng một lần. Hơn nữa, tôi đã đăng xuất khỏi các ứng dụng email trên điện thoại và cố gắng không cài đặt chúng trên thiết bị của mình. Tôi đặt mục tiêu kiểm tra email vào cuối ngày, để sau đó tôi không còn lựa chọn nào khác ngoài việc đăng xuất.

8. Thiết Lập Bộ Lọc Email Tự Động

Thiết lập bộ lọc thư là một cách dễ dàng khác mà tôi đã sử dụng để phân loại email và đạt được Inbox Zero. Chẳng hạn, khi tôi sử dụng Outlook, tôi sẽ tạo các quy tắc điều kiện để lọc những email vô nghĩa mà tôi biết mình sẽ xóa ngay lập tức.

Ví dụ, tôi thường xuyên nhận được các email không mong muốn về các dịch vụ khác nhau, như thiết kế web và SEO. Chưa bao giờ tôi bị thuyết phục làm việc với bất kỳ ai đã gửi những email này; chúng phiền toái, thiếu cá nhân hóa và lãng phí thời gian của tôi. Thay vì cảm thấy khó chịu và gửi phản hồi, tôi thà tự động xóa chúng.

Trong Outlook, tôi đã làm theo các bước sau để lọc email:

1. Truy cập Cài đặt (Settings) > Email > Quy tắc (Rules).
2. Đặt tên cho quy tắc mới và tùy chỉnh các thiết lập.
3. Đánh dấu vào ô Chạy Quy tắc Ngay (Run Rule Now).
4. Khi mọi thứ đã ổn, chọn Lưu (Save).

![Ảnh] Cài đặt kiểm soát người gửi trong ứng dụng Outlook để lọc email không mong muốn](https://thuthuatmeohay.com/wp-content/uploads/2025/08/anh-cai-dat-kiem-soat-nguoi-gui-trong-ung-dung-outlook-de-loc-email-khong-mong-muon.webp){width=2548 height=1250}

Outlook cũng có một tính năng cho phép tôi thiết lập các giao thức nghiêm ngặt để chỉ những người nhất định mới có thể liên hệ với tôi.

Trong Gmail, tôi có thể lọc thư bằng cách truy cập biểu tượng trong thanh tìm kiếm và tìm kiếm các từ khóa. Tùy thuộc vào việc tôi có muốn xem những tin nhắn này hay không, tôi có thể đánh dấu chúng là đáng phản hồi hoặc chuyển thẳng vào thư mục Thùng rác.

7. Chặn Người Gửi Không Mong Muốn

Ngay cả khi tôi đã thiết lập quy tắc, một số người gửi không mong muốn vẫn có thể lọt lưới. Điều này thường xảy ra khi họ sử dụng các từ khóa mà tôi chưa nghĩ đến việc chặn. Trong những trường hợp này, chặn người dùng là lựa chọn tốt nhất của tôi. Tôi chỉ cần nhấp vào tin nhắn và nhấn nút Chặn (Block) để thực hiện điều này.

![Ảnh] Giao diện chặn người gửi email trong ứng dụng Gmail giúp ngăn chặn thư rác hiệu quả](https://thuthuatmeohay.com/wp-content/uploads/2025/08/anh-giao-dien-chan-nguoi-gui-email-trong-ung-dung-gmail-giup-ngan-chan-thu-rac-hieu-qua.webp){width=2864 height=1328}

Khi tôi chặn một người gửi không mong muốn, nội dung của họ thường được gửi vào thư mục spam. Nhiều nhà cung cấp email đủ thông minh để gửi các loại tin nhắn tương tự vào cùng một nơi, vì vậy tôi không cần phải thấy chúng. Sau đó, tôi có thể thêm các từ khóa mới vào danh sách bộ lọc của mình để ngăn chặn những loại tin nhắn này xuất hiện trong tương lai. Bên cạnh việc chặn người gửi không mong muốn, tôi cũng chặn các bản tin không có tùy chọn hủy đăng ký.

6. Sử Dụng Nhãn và Thư Mục Một Cách Khoa Học

Khi kiểm tra email, tôi thích phân loại mọi thứ để tránh bị choáng ngợp. Nhãn (Labels) và thư mục (Folders) là hai cách dễ nhất để làm điều này.

Sau khi xem qua email, tôi sẽ phân loại mọi thứ vào một vài thư mục khác nhau:

• Tin nhắn quan trọng (Important Messages): Cần trả lời trong vòng 24 giờ.
• Ưu tiên thấp hơn (Lower-Priority): Có thể trả lời trong vòng một tuần.
• Email hữu ích (Useful Emails): Ví dụ như tin nhắn chứa hướng dẫn sử dụng ứng dụng.
• Xóa (Delete)

![Ảnh] Sử dụng nhãn (Labels) trong Gmail Web để phân loại và sắp xếp email gọn gàng](https://thuthuatmeohay.com/wp-content/uploads/2025/08/anh-su-dung-nhan-labels-trong-gmail-web-de-phan-loai-va-sap-xep-email-gon-gang.webp){width=2100 height=1400}

Sau khi sắp xếp email vào các danh mục này, tôi kiểm tra lại để đảm bảo mọi thứ đều đúng chỗ. Nếu đã đúng, tôi thực hiện các hành động cần thiết cho từng loại. Điều này dễ dàng hơn nhiều so với việc cố gắng quản lý mọi thứ từ hộp thư đến chính của tôi.

5. Tinh Gọn Phản Hồi Email: Chỉ Phản Hồi Khi Cần Thiết

Giờ đây tôi đã trở nên chọn lọc hơn rất nhiều với thời gian của mình, điều này bao gồm cả việc nghiêm khắc với việc ai tôi nên và không nên trả lời. Đại đa số tin nhắn tôi nhận được không khẩn cấp, bất kể người gửi nói gì, và cũng không cần đến thời gian của tôi.

Khung làm việc của tôi để quyết định xem một email có đáng để trả lời hay không rất đơn giản. Tôi tự hỏi mình những câu hỏi sau:

• Liệu có vấn đề gì xảy ra nếu tôi không trả lời email này?
• Việc trả lời email này có gây thêm sự lộn xộn hơn giá trị của nó không?
• Việc trả lời email này có tích cực cải thiện cuộc sống của tôi không?

Nếu hai trong số các câu trả lời của tôi là “không”, tôi sẽ không trả lời email đó. Tôi sẽ không xóa tin nhắn ngay lập tức; nếu tôi đổi ý trong khoảng một tuần, tôi có thể dễ dàng truy cập lại cuộc hội thoại. Tuy nhiên, thường thì tôi cảm thấy ổn với cách tiếp cận này.

4. Chuyển Các Tin Nhắn Thường Gặp Thành Mẫu Email

Nhiều email tôi nhận được có cùng một cấu trúc, và do đó, tôi không muốn lãng phí thời gian gõ lại mọi thứ mỗi lần. Thay vào đó, tôi sử dụng các mẫu (template) cho các tin nhắn phổ biến. Để làm điều này, tôi đã tạo một số mẫu trong Notion mà tôi có thể truy cập bất cứ khi nào tôi muốn.

![Ảnh] Minh họa email được tạo tự động từ mẫu, giúp tiết kiệm thời gian phản hồi](https://thuthuatmeohay.com/wp-content/uploads/2025/08/anh-minh-hoa-email-duoc-tao-tu-dong-tu-mau-giup-tiet-kiem-thoi-gian-phan-hoi.webp){width=1787 height=993}

Cũng có thể tạo và sử dụng các mẫu email trong Outlook. Hơn nữa, có một số cách để tạo các mẫu email mà không yêu cầu nhập liệu thủ công đáng kể. Việc tận dụng các mẫu email không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo sự chuyên nghiệp và nhất quán trong giao tiếp của bạn.

3. Đánh Dấu Tin Nhắn Quan Trọng và Xóa Phần Còn Lại

Tính năng “Gắn dấu sao” (Starred) là một trong những tính năng yêu thích của tôi trong Gmail, và tôi rất thích sự đơn giản khi sử dụng nó.

Đôi khi, tôi sẽ theo dõi hộp thư đến trong vài ngày nhưng không phản hồi bất cứ điều gì. Điều này thường xảy ra khi có gì đó quan trọng nhưng không yêu cầu sự chú ý ngay lập tức, hoặc khi tôi cảm thấy mệt mỏi về mặt xã hội và không có năng lượng để trả lời ngay.

Khi tôi đánh dấu tin nhắn là “Gắn dấu sao”, việc tham khảo chúng sau này trở nên dễ dàng. Tôi cũng giữ chúng ở trạng thái chưa đọc, để không bỏ lỡ. Để truy cập email nhanh hơn, tôi cũng cài đặt hộp thư đến của mình hiển thị Starred first (ưu tiên tin nhắn gắn dấu sao) trong Cài đặt (Settings) > Hộp thư đến (Inbox) > Loại hộp thư đến (Inbox type).

![Ảnh] Cài đặt hiển thị email "Starred first" trong Gmail để ưu tiên tin nhắn quan trọng](https://thuthuatmeohay.com/wp-content/uploads/2025/08/anh-cai-dat-hien-thi-email-starred-first-trong-gmail-de-uu-tien-tin-nhan-quan-trong.webp){width=2880 height=1402}

2. Sử Dụng Kích Thước Trang Tối Đa Nhỏ Hơn

Theo mặc định, Gmail hiển thị 50 email trên trang đầu tiên. Tuy nhiên, tôi thường để hộp thư đến mở rộng theo số lượng tin nhắn trên trang. Đạt được Inbox Zero đã trở nên dễ dàng hơn nhiều kể từ khi tôi giới hạn số lượng email tôi nhìn thấy khi mở ứng dụng.

Trong Gmail, tôi có thể đặt từ 10 đến 100 cuộc hội thoại trên mỗi trang. Tôi chọn 15 vì đó là một con số dễ quản lý. Để làm điều này, tôi vào Cài đặt (Settings) > Chung (General) > Kích thước trang tối đa (Maximum page size).

Outlook cũng có nhiều công cụ để tùy chỉnh hộp thư đến. Bên cạnh việc tùy chỉnh giao diện của Outlook, bạn có thể sắp xếp tin nhắn theo “Tập trung” và “Khác”—cùng với việc tổ chức danh sách tin nhắn. Việc giảm số lượng email hiển thị trên một trang giúp bạn cảm thấy ít bị choáng ngợp hơn và dễ dàng xử lý từng email một cách có chủ đích.

1. Đặt Ra Giới Hạn Rõ Ràng Với Người Thường Xuyên Liên Hệ

Ngay cả khi tôi đã thiết lập quy tắc và bộ lọc để đạt được Inbox Zero, tôi sẽ không hiệu quả bằng nếu tôi không đặt ra các giới hạn rõ ràng. Tôi cho mọi người biết rằng tôi không phản hồi email thường xuyên, điều này giới hạn số lượng email mà tôi nhận được với tuyên bố là khẩn cấp.

Vì tôi không có nhiều email như trước, việc dọn dẹp hộp thư đến hàng ngày trở nên dễ dàng hơn nhiều. Tôi vẫn nhận được tất cả các thư từ quan trọng nhất, và tôi làm việc hiệu quả hơn vì sự chú ý của tôi không bị phân tán vào nhiều việc khác nhau.

Kết Luận

Đạt được Inbox Zero đòi hỏi một chút chủ động, nhưng nó không khó đạt được như vẻ ngoài. Việc giới hạn email là một khía cạnh, nhưng sử dụng các cài đặt khác nhau để phân loại mọi thứ cũng quan trọng không kém. Kết hợp cả hai chiến lược này đã trở thành một chiến lược dài hạn hiệu quả cho tôi. Bằng cách áp dụng những thói quen đơn giản này, bạn không chỉ quản lý email tốt hơn mà còn nâng cao năng suất tổng thể và giảm bớt gánh nặng tinh thần từ một hộp thư đến quá tải.

Hãy bắt đầu áp dụng những mẹo quản lý email hiệu quả này ngay hôm nay và chia sẻ trải nghiệm của bạn với chúng tôi trong phần bình luận! Đừng quên theo dõi thuthuatmeohay.com để cập nhật thêm nhiều thủ thuật công nghệ hữu ích khác giúp bạn tối ưu cuộc sống số.