Microsoft Word, ứng dụng soạn thảo văn bản hàng đầu, ngày càng được nâng cấp với các tính năng thông minh, đặc biệt là sự tích hợp của Copilot. Đây là một trợ lý trí tuệ nhân tạo (AI) mạnh mẽ, giúp người dùng không chỉ khởi tạo tài liệu từ trang trắng mà còn phân tích, chuyển đổi và cải thiện nội dung hiện có. Bài viết này sẽ đi sâu vào cách bạn có thể khai thác tối đa Copilot trong Word để nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc, biến trải nghiệm soạn thảo của bạn trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết.
Viết và Viết Lại Bản Nháp Tài Liệu Dễ Dàng Với Copilot
Copilot trong Word là công cụ đắc lực giúp bạn tạo mới hoặc làm việc trên tài liệu sẵn có một cách linh hoạt.
Khởi tạo tài liệu mới và phát triển ý tưởng
Để bắt đầu, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng Copilot ở lề trái của tài liệu. Trong cửa sổ Draft with Copilot (Soạn thảo với Copilot), hãy nhập một yêu cầu đơn giản hoặc mô tả một đề bài phức tạp. Copilot sẽ dựa vào đó để tạo ra nội dung ban đầu cho bạn.
Giao diện Copilot trong Microsoft Word khi tạo bản nháp mới
Nếu bạn đang làm việc với một tài liệu đã có nội dung, Copilot còn cung cấp nút Inspire Me (Gợi cảm hứng cho tôi). Tính năng này cho phép Copilot tự động viết tiếp dựa trên ngữ cảnh và thông tin đã có trong tài liệu của bạn, giúp bạn phát triển ý tưởng hoặc mở rộng nội dung một cách liền mạch.
Tùy chỉnh và hoàn thiện nội dung được tạo
Sau khi Copilot tạo nội dung, bạn có nhiều lựa chọn để điều chỉnh:
- Keep (Giữ lại): Chấp nhận nội dung đã tạo.
- Discard (Bỏ qua): Xóa bỏ và không sử dụng nội dung đó.
- Regenerate (Tạo lại): Yêu cầu Copilot cung cấp một phiên bản khác.
Bạn có thể sử dụng các mũi tên để điều hướng qua các gợi ý của Copilot. Bất cứ lúc nào, bạn cũng có thể thay đổi yêu cầu ban đầu của mình. Ngoài ra, trong hộp soạn thảo Copilot, bạn có thể thêm các hướng dẫn chi tiết hơn như “làm cho nội dung ngắn gọn hơn” hoặc “thay đổi giọng văn thành thân mật hơn” để tinh chỉnh kết quả theo ý muốn.
Cải thiện và tối ưu văn bản hiện có
Nếu bạn đã có một đoạn văn bản, Copilot trong Word có thể giúp bạn cải thiện nó đáng kể.
- Tính năng Auto Rewrite (Tự động viết lại): Chọn đoạn văn bản cần chỉnh sửa, sau đó nhấp vào biểu tượng Copilot ở lề trái và chọn Auto Rewrite. Copilot sẽ đưa ra nhiều lựa chọn viết lại khác nhau.
Tính năng Auto Rewrite của Copilot trong Word đề xuất các lựa chọn viết lại
Bạn có thể nhấn Regenerate để nhận một bộ phản hồi mới hoặc thêm các hướng dẫn cụ thể hơn để đạt được kết quả mong muốn. Sau khi Copilot hiển thị các tùy chọn viết lại, hãy sử dụng các mũi tên để duyệt qua các phiên bản và chọn bản bạn thấy phù hợp nhất.
Đặc biệt, nếu bạn có đăng ký Copilot cho Microsoft 365 tại nơi làm việc, bạn còn có tùy chọn tham chiếu đến các tệp khác trong tính năng “Draft with Copilot”. Bạn có thể đưa tối đa ba tệp hiện có của mình làm đầu vào để Copilot tham chiếu và tạo nội dung bản nháp dựa trên chúng.
Chuyển Đổi Nội Dung Hiện Có Thành Định Dạng Mới
Ngoài việc hỗ trợ soạn thảo, Copilot trong Word còn có khả năng biến đổi định dạng nội dung của bạn.
Biến văn bản thành bảng biểu chuyên nghiệp
Một tính năng hữu ích là khả năng chuyển đổi văn bản đã chọn thành bảng biểu. Tương tự như Auto Rewrite, bạn chỉ cần bôi đen nội dung bạn muốn chuyển đổi, sau đó nhấp vào biểu tượng Copilot ở lề trái và chọn Visualize as a Table (Hiển thị dưới dạng bảng).
Tùy chọn Visualize as a Table của Copilot để chuyển đổi văn bản thành bảng
Copilot sẽ tự động biến văn bản đã chọn thành một bảng. Bạn có thể tinh chỉnh bảng này bằng cách nhập các chi tiết vào hộp soạn thảo Copilot, chẳng hạn như “thêm một cột trống” hoặc “thay thế hàng bằng cột”, để điều chỉnh bảng theo nhu cầu cụ thể của mình.
Phân Tích và Tóm Tắt Tài Liệu Nhanh Chóng
Copilot trong Word không chỉ giúp bạn tạo và chỉnh sửa mà còn là một công cụ mạnh mẽ để phân tích và tóm tắt tài liệu một cách hiệu quả.
Đặt câu hỏi và tổng hợp thông tin cốt lõi
Bạn có thể đặt câu hỏi về tài liệu của mình cho Copilot, chẳng hạn như “tóm tắt tài liệu này” để nắm bắt nhanh các ý chính, hoặc “tài liệu này có chứa lời kêu gọi hành động ý nghĩa nào không?”. Sau khi Copilot trả lời, bạn có thể xem các tham chiếu và trích dẫn từ nơi Copilot lấy thông tin trong tài liệu của bạn, đảm bảo tính minh bạch và chính xác.
Giao diện trò chuyện của Copilot trong Microsoft Word để phân tích và tóm tắt tài liệu
Ngoài ra, bạn có thể yêu cầu Copilot tạo ý tưởng, bảng biểu hoặc danh sách mà bạn có thể sao chép và chèn vào tài liệu. Bạn cũng có thể đặt các câu hỏi mở; nếu câu trả lời không có trong tài liệu, Copilot sẽ tự động tạo nội dung cho bạn.
Khám phá thêm tùy chọn và giới hạn
Bạn có thể mở bảng điều khiển Copilot thông qua biểu tượng Copilot trên tab Home của ribbon. Trong hộp soạn thảo Copilot, tùy chọn View prompts (Xem gợi ý) sẽ mở ra Copilot Prompts Gallery, cung cấp cho bạn vô số gợi ý về cách bạn có thể tận dụng Copilot trong Word.
Bạn có thể liên tục tương tác với Copilot để chắt lọc thông tin quan trọng hoặc biến đổi tài liệu theo bất kỳ cách nào bạn muốn. Với mỗi yêu cầu, Copilot sẽ quét lại tài liệu và tạo phản hồi. Việc cung cấp thêm ngữ cảnh và chi tiết sẽ giúp bạn nhận được kết quả tốt hơn.
Lưu ý rằng đối với chức năng tóm tắt, Copilot hiện có giới hạn tối đa khoảng 80.000 từ. Nếu bạn có một tài liệu dài hơn, bạn có thể cần chia nhỏ nó và tóm tắt từng phần.
Copilot trong Word vượt xa khả năng viết tốt hơn – nó hỗ trợ nghiên cứu, động não các ý tưởng mới và trích xuất thông tin chi tiết từ tài liệu của bạn. Tuy nhiên, vì nội dung do AI tạo ra đôi khi có thể không chính xác, một hiện tượng còn gọi là “ảo giác AI” (AI hallucination), bạn nên luôn xem xét và xác minh kỹ lưỡng đầu ra của nó trước khi gửi đi hoặc nộp bài. Hãy luôn kiểm tra lại để đảm bảo thông tin chính xác và đáng tin cậy.
