Lịch kỹ thuật số là công cụ tuyệt vời để sắp xếp công việc và cuộc sống cá nhân, nhưng đôi khi chúng ta lại vô tình làm cho chúng trở nên quá phức tạp. Sau nhiều năm tinh chỉnh hệ thống và thử nghiệm các phương pháp khác nhau, tôi đã khám phá ra cách tận dụng tối đa những công cụ này. Bài viết này sẽ chia sẻ 6 mẹo đã giúp tôi làm chủ lịch điện tử của mình, từ đó nâng cao năng suất và duy trì sự cân bằng. Hãy cùng khám phá những chiến lược đơn giản nhưng hiệu quả để biến lịch kỹ thuật số thành người bạn đồng hành đáng tin cậy.
6. Tách Biệt Lịch Cá Nhân và Công Việc: Duy Trì Ranh Giới Rõ Ràng
Tôi thích giữ cho hệ thống của mình được xác định rõ ràng; khoảnh khắc các ranh giới giao nhau, tôi nhanh chóng cảm thấy quá tải. Không gian kỹ thuật số là một phần quan trọng trong nguyên tắc này, đặc biệt là khi nói đến lịch của tôi.
Cách dễ nhất mà tôi tìm thấy để giữ cho thiết lập lịch kỹ thuật số của mình được tổ chức là có các lịch cá nhân và công việc riêng biệt. Tôi giữ lịch cá nhân trên điện thoại thông minh của mình; đối với việc này, tôi chỉ sử dụng Apple Calendar. Đây là ứng dụng yêu thích của tôi và đồng bộ hóa tốt với các ứng dụng khác.
Tạo sự kiện mới trong ứng dụng Lịch Apple, minh họa việc quản lý lịch cá nhân trên iPhone.
Trên máy tính, tôi sử dụng Google Calendar. Tôi chủ yếu sử dụng công cụ này cho công việc tự do và để theo dõi các cuộc họp. Để giúp tôi làm việc hiệu quả hơn nữa, tôi tận dụng nhiều mẹo và thủ thuật của Google Calendar để tăng năng suất.
iPad của tôi cũng có Google Calendar, nhưng tôi đăng nhập bằng một tài khoản Google khác. Tôi chủ yếu sử dụng lịch này cho các dự án sáng tạo riêng biệt khỏi công việc chuyên môn.
5. Đồng Bộ Hóa Các Sự Kiện Quan Trọng: Tiết Kiệm Thời Gian
Công việc hành chính luôn là thứ khiến tôi lệch khỏi quỹ đạo hơn bất cứ điều gì khác. Tôi ghét cảm giác liên tục phải bổ sung và thêm sự kiện thủ công, điều này khiến tôi từ bỏ việc sử dụng lịch kỹ thuật số trong một thời gian dài. Tuy nhiên, giờ đây việc tự động hóa hầu hết quá trình này đã dễ dàng hơn bao giờ hết.
Bên cạnh các ứng dụng lịch hỗ trợ AI, Siri Suggestions giúp dễ dàng đồng bộ hóa các sự kiện trong Apple Calendar. Siri đồng bộ hóa với hầu hết các ứng dụng của tôi, chẳng hạn như ứng dụng tôi dùng cho phòng tập gym, để tìm và tự động thêm những điều quan trọng vào lịch của tôi. Tôi cũng có thể xem các sự kiện tiềm năng để thêm từ hộp thư đến của mình.
Giao diện ứng dụng Lịch Apple trên iPhone hiển thị các sự kiện đã đồng bộ, tối ưu việc quản lý thời gian cá nhân.
Google Calendar cũng có thể đồng bộ hóa sự kiện từ Gmail. Tôi thỉnh thoảng tận dụng điều này, nhưng không nhiều như với tài khoản Apple Calendar cá nhân của mình. Cũng có thể ngăn Gmail tạo các sự kiện Google Calendar không mong muốn nếu cần.
4. Thay Đổi Chế Độ Xem Lịch Theo Sở Thích: Nâng Cao Trải Nghiệm
Mặc dù tôi đã thực hiện một vài thay đổi đáng kể đối với thiết lập lịch kỹ thuật số của mình để duy trì sự ngăn nắp, nhưng một số khác biệt lớn nhất lại đến từ những điều chỉnh nhỏ hơn. Ví dụ, việc thay đổi chế độ xem lịch để phù hợp với sở thích của tôi là một cách đơn giản để tổ chức cuộc sống hàng ngày tốt hơn.
Trong Google Calendar, tôi thích có chế độ xem toàn bộ tuần của mình. Vì tôi sử dụng ứng dụng trên màn hình rộng hơn, chế độ xem này cho phép tôi hiểu rõ hơn các nhiệm vụ của mình và cũng không cảm thấy quá tải. Việc này cũng giúp tôi lập kế hoạch hiệu quả hơn cho ngày hôm sau.
Lịch kỹ thuật số hiển thị chế độ xem tuần với các khoảng thời gian dành cho công việc chuyên sâu, giúp tối ưu hiệu suất.
Trên điện thoại thông minh của tôi, tôi sử dụng chế độ xem hàng ngày thay thế. Tôi không thích xem toàn bộ tuần trên màn hình nhỏ hơn vì nó cảm thấy quá lộn xộn. Để đảm bảo tôi luôn biết điều gì sắp xảy ra tiếp theo, tôi cũng thiết lập một widget nơi tôi có thể xem sự kiện tiếp theo của mình.
3. Chỉ Time-Blocking Cho Các Nhiệm Vụ Quan Trọng Nhất: Linh Hoạt và Hiệu Quả
Mặc dù đã cố gắng trong một thời gian, time-blocking (phân bổ thời gian) không hiệu quả với tôi khi tôi vạch ra toàn bộ ngày của mình. Tuy nhiên, có một số hướng dẫn là điều khôn ngoan. Trong khi tôi luôn có sẵn danh sách việc cần làm, tôi thấy rằng việc chặn thời gian cho các nhiệm vụ lớn nhất cũng có thể giúp ích.
Chiến thuật này đặc biệt hiệu quả khi tôi chặn thời gian cho các nhiệm vụ định kỳ. Ví dụ, tôi ngồi xuống vào cùng một thời điểm mỗi ngày để thực hiện công việc chuyên sâu (deep work). Lên lịch các nhiệm vụ mà tôi có thể quên, chẳng hạn như công việc pitching, cũng rất hữu ích.
Tôi sử dụng hình thức time-blocking nhẹ này cho công việc chuyên môn của mình nhiều hơn là các dự án cá nhân.
2. Giảm Thiểu Số Lượng Lịch Cá Nhân Tạo Ra: Tập Trung Cao Độ
Mặc dù tôi có nhiều ứng dụng lịch, tôi đặt mục tiêu loại bỏ càng nhiều sự lộn xộn càng tốt khỏi chúng. Để làm được điều này, tôi giảm thiểu số lượng lịch mà tôi tạo. Mặc dù tôi có thể giữ sinh nhật, ngày lễ và các chủ đề tôi tạo trong tầm nhìn, tôi thà không xem tất cả cùng một lúc.
Thay vì chọn tất cả, tôi chỉ đánh dấu vào ô bên cạnh các lịch mà tôi hiện đang quan tâm. Nếu sau đó tôi quan tâm đến việc xem một cái gì đó khác, tôi có thể đánh dấu nhanh và sau đó bỏ đánh dấu lại sau khi đã thu thập thông tin cần thiết.
1. Tùy Chỉnh Sự Kiện Hiển Thị: Loại Bỏ Rối Rắm
Ngoài việc tùy chỉnh các lịch của mình, tôi cũng chọn các sự kiện mà tôi muốn xem. Ngay khi một cái gì đó không còn liên quan đến tôi nữa, tôi sẽ xóa tất cả các sự kiện—cả trong quá khứ và tương lai—khỏi lịch của mình để loại bỏ chúng.
Nếu tôi muốn giữ các sự kiện đó để tham khảo, tôi có thể đánh dấu chúng đậm hơn trong Google Calendar để phân biệt rõ ràng với những sự kiện khác. Hơn nữa, tôi bỏ chọn ô “Show Declined Events” (Hiển thị Sự kiện Đã Từ Chối) để những sự kiện này không làm lộn xộn không gian của tôi.
Lịch kỹ thuật số là một cách mạnh mẽ để duy trì sự ngăn nắp, nhưng việc xây dựng một hệ thống đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng về cách sử dụng chúng. Tôi đã cố tình chọn các tài khoản khác nhau cho lịch cá nhân và công việc, cùng với việc sử dụng các tính năng tự động hóa như đồng bộ hóa sự kiện. Thiết lập này đã hoạt động rất tốt với tôi cho đến nay. Bạn đã sẵn sàng để tối ưu hóa lịch kỹ thuật số của mình chưa? Hãy chia sẻ những mẹo yêu thích của bạn hoặc những thách thức bạn gặp phải trong việc quản lý thời gian số trong phần bình luận bên dưới!
