Bạn đã bao giờ làm việc từ xa và tự hỏi liệu công ty có thể biết bạn đang làm việc từ đâu không? Giữa bối cảnh làm việc linh hoạt ngày càng phổ biến, nhiều người lựa chọn “digital nomad” (làm việc di động) hoặc đơn giản là muốn làm việc từ một địa điểm khác mà không cần thông báo chính thức. Tuy nhiên, việc này đi kèm với những lo ngại về quyền riêng tư và khả năng bị giám sát. Liệu công ty có những công cụ hay phương pháp nào để theo dõi vị trí và hoạt động của nhân viên khi họ không có mặt tại văn phòng? Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các cách thức mà công ty có thể giám sát nhân viên làm việc từ xa và đưa ra lời khuyên để bạn bảo vệ thông tin cá nhân của mình.
Theo Dõi Địa Chỉ IP Khi Bạn Đăng Nhập Mạng Công Ty
Bất kỳ công ty nào có bộ phận IT đều ghi lại mọi địa chỉ IP khi đăng nhập vào mạng lưới của họ. Địa chỉ IP của bạn có liên kết với vị trí địa lý, và mặc dù không hoàn toàn chính xác tuyệt đối, nó có thể cho thấy khu vực chung mà bạn đang kết nối. Các tập đoàn lớn, đặc biệt là những nơi xử lý thông tin nhạy cảm, chắc chắn sẽ theo dõi địa chỉ IP.
Địa chỉ IP và vị trí địa lý hiển thị trên trang kiểm tra IP
Các công ty nhỏ hơn có thể có chương trình kiểm tra vị trí đăng nhập của người dùng, nhưng có thể không có quy trình bảo mật mạng nghiêm ngặt để kiểm tra từng địa chỉ IP cụ thể. Để che giấu địa chỉ IP công khai của bạn khi làm việc ở bất cứ đâu, việc sử dụng Mạng Riêng Ảo (VPN) là cần thiết. VPN sẽ che giấu địa chỉ IP thực của bạn và làm cho nó xuất hiện như thể bạn đang kết nối từ các máy chủ của công ty VPN. Nếu bạn không được phép làm việc ở nước ngoài, bạn có thể thiết lập để địa chỉ IP của mình xuất hiện như đến từ quốc gia của mình. Các dịch vụ VPN thường có nhiều máy chủ đặt tại nhiều khu vực, giúp bạn dễ dàng tìm một máy chủ ở thành phố hoặc tiểu bang mong muốn. Tuy nhiên, nếu áp dụng phương pháp này, hãy đảm bảo kiểm tra kỹ VPN có hoạt động hiệu quả không trước khi bắt đầu công việc. Một số dịch vụ VPN hoạt động tốt hơn những dịch vụ khác, và bạn chắc chắn không muốn bị phát hiện khi đang làm việc ở một bãi biển.
Giám Sát Địa Chỉ IP Trên Các Nền Tảng Trực Tuyến Phổ Biến (Zoom, Microsoft Teams)
Ngay cả khi bạn không cần kết nối trực tiếp vào mạng công ty, việc tham gia các cuộc họp Zoom hay Microsoft Teams có thể là bắt buộc. Mặc dù hầu hết quản trị viên Zoom có thể không quan tâm đến vị trí của những người tham gia cuộc họp, một quản trị viên nghi ngờ và muốn đảm bảo nhân viên đang làm việc đúng địa điểm có thể sẽ chú ý.
Giao diện cuộc họp Zoom với ba người tham gia và thanh công cụ bên phải
Quản trị viên Zoom có thể dễ dàng xem địa chỉ IP công khai của mọi người dùng đăng nhập vào một cuộc họp. Truy cập thông tin này đơn giản chỉ bằng cách vào bảng điều khiển và tìm liên kết “IP Usage”. Tương tự, đối với các công cụ hợp tác khác như Microsoft Teams, quản trị viên mạng có thể xem địa chỉ IP của bạn khi bạn kết nối với MS Teams của công ty.
Các Chương Trình Giám Sát Nhân Viên Chuyên Biệt
Bạn có thể không biết, nhưng trên chiếc máy tính làm việc của bạn có thể đang chạy một số chương trình ngầm thu thập một lượng lớn dữ liệu. Nếu bạn đang sử dụng laptop do công ty cung cấp, khả năng rất cao là có phần mềm giám sát ẩn mình, thu thập thông tin như thời gian sử dụng máy tính, năng suất làm việc và dĩ nhiên là cả vị trí của bạn.
Một số loại dữ liệu được thu thập có thể cảnh báo sếp của bạn rằng có điều gì đó không ổn. Ví dụ, lịch sử duyệt web, nội dung email, các lần gõ phím (keystrokes), ghi lại màn hình, thời gian dành cho các tác vụ cụ thể và vị trí địa lý đều có thể báo hiệu rằng bạn không ở nơi mình nên ở hoặc không làm những gì bạn nên làm. Ngay cả khi công ty không nghi ngờ việc bạn dường như truy cập mạng ở thành phố cư trú trước khi “biến mất” một cách kỳ diệu sang một quốc gia khác, họ có thể trở nên nghi ngờ khi kết hợp thực tế là bạn có vẻ ít hoạt động hơn bình thường với các tìm kiếm gần đây của bạn về “nhà hàng ngon nhất ở [địa điểm du lịch]”. Để kiểm tra xem công ty bạn có sử dụng các chương trình này không, bạn có thể thử mở Task Manager (trên Windows) hoặc Activity Monitor (trên macOS) và tìm kiếm các phần mềm giám sát nhân viên phổ biến như Hubstaff hoặc ActivTrak.
Rủi Ro Từ Tin Nhắn Nội Bộ Và Mạng Xã Hội
“Miệng hại thân” là một câu ngạn ngữ luôn đúng. Bạn có thể thực hiện mọi biện pháp phòng ngừa trên thế giới, nhưng nếu đồng nghiệp “bán đứng” bạn trong các cuộc trò chuyện Slack hoặc Teams thì mọi nỗ lực đều vô ích. Nếu bạn có ý định ra khỏi thành phố mà không được sự cho phép của công ty, tốt nhất nên nói với càng ít người càng tốt. Ngay cả khi bạn trò chuyện qua tin nhắn trực tiếp, quản trị viên vẫn có thể truy cập các tin nhắn này.
Màn hình kênh trò chuyện Slack hiển thị các tin nhắn và luồng thảo luận
Ngoài việc không nói với bất kỳ ai trong văn phòng, tốt nhất là tránh đăng bài trên mạng xã hội. Điều này có thể khó khăn, nhưng nếu bạn muốn giữ công việc của mình sau kỳ nghỉ làm việc từ xa, tốt nhất là không đăng bất kỳ bức ảnh tự sướng nào với trang phục đi biển.
Quản Lý Thiết Bị Di Động (MDM) Trong Doanh Nghiệp
Các công ty ngày nay có thể sở hữu hàng nghìn thiết bị công nghệ. Với sự gia tăng của hình thức làm việc từ xa, các doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào hệ thống quản lý thiết bị di động (MDM) để theo dõi tất cả các thiết bị này. Để kiểm kê, quản lý và bảo vệ tài sản công nghệ, công ty của bạn có thể đang sử dụng MDM.
Quản trị viên IT của bạn có thể nhận được cảnh báo khi một thiết bị của công ty “ping” từ một khu vực đáng ngờ. Nếu công ty không có hoạt động kinh doanh gì ở một quốc gia xa xôi, nhưng thiết bị của bạn lại nằm cách văn phòng hàng nghìn dặm, nó có thể bị gắn cờ là bị đánh cắp và bị khóa từ xa.
Những Dấu Hiệu Trực Quan Có Thể “Tố Cáo” Bạn
Ngay cả khi công ty không sử dụng các công cụ công nghệ cao, những dấu hiệu trực quan đơn giản cũng có thể “tố cáo” vị trí làm việc của bạn. Ví dụ, nếu bạn sống ở một khu vực có khí hậu lạnh nhưng lại có hình ảnh cây cọ phía sau trong cuộc gọi Zoom, quản lý của bạn chắc chắn sẽ nhận thấy điều bất thường. Trước khi bật camera, hãy đảm bảo làm mờ hoặc sử dụng nền ảo phù hợp. Đừng để phông nền Zoom hay lựa chọn trang phục của bạn tiết lộ rằng bạn đang làm việc ở nước ngoài.
Kết Luận
Việc làm việc từ xa mang lại nhiều sự linh hoạt nhưng cũng tiềm ẩn những rủi ro về quyền riêng tư. Các công ty có nhiều cách thức để theo dõi vị trí và hoạt động của nhân viên, từ việc giám sát địa chỉ IP trên mạng nội bộ và các nền tảng họp trực tuyến như Zoom, Microsoft Teams, đến việc sử dụng các phần mềm giám sát chuyên biệt và hệ thống quản lý thiết bị di động (MDM). Ngoài ra, những yếu tố tưởng chừng nhỏ như tin nhắn nội bộ, hoạt động trên mạng xã hội hay thậm chí là phông nền trong cuộc gọi video cũng có thể trở thành manh mối để công ty phát hiện ra sự thật.
Để bảo vệ quyền riêng tư và tránh những rắc rối không mong muốn, bạn cần nhận thức rõ về các phương pháp giám sát này. Việc sử dụng VPN một cách cẩn trọng, hạn chế chia sẻ thông tin cá nhân và cân nhắc kỹ lưỡng môi trường làm việc trực tuyến là những bước quan trọng. Hãy luôn đảm bảo bạn hiểu rõ các chính sách của công ty về làm việc từ xa và quyền riêng tư để đưa ra quyết định phù hợp nhất.
Bạn có kinh nghiệm hay thắc mắc nào khác về vấn đề này không? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới!
