“Inbox Zero” không chỉ là một khái niệm, mà là một phương pháp làm việc giúp bạn không còn cảm giác bị choáng ngợp bởi hàng tá email chưa đọc. Đó là việc sắp xếp quy trình làm việc với email một cách khoa học để bạn giành lại quyền kiểm soát và tối ưu thời gian. Với Microsoft Outlook, công cụ email quen thuộc của hàng triệu người dùng, bạn có thể dễ dàng phân loại, lọc và xử lý email để duy trì một hộp thư gọn gàng, tập trung vào hành động.
Bài viết này sẽ đưa bạn khám phá 6 quy tắc tự động hóa mạnh mẽ trong Outlook, giúp bạn chuyển đổi hộp thư đến từ một nơi hỗn loạn thành một công cụ năng suất thực sự. Dù bạn đang sử dụng New Outlook, Classic Outlook, Outlook trên web hay Outlook.com, các nguyên tắc và hướng dẫn dưới đây đều có thể áp dụng linh hoạt để nâng cao hiệu quả quản lý email của mình. Hãy cùng tìm hiểu cách biến Inbox Zero thành hiện thực!
6. Chuyển Bản Tin và Email Khuyến Mãi Sang Thư Mục Riêng
Trong khi bạn đang tập trung cao độ vào công việc, đột nhiên hộp thư đến “ting” một tiếng với một tiêu đề hấp dẫn như “Giảm giá 30% – Chỉ hôm nay!”. Dù bạn không mở, nó vẫn chiếm một phần sự chú ý của bạn trong tích tắc. Nhân lên mười, hai mươi email tương tự, nhiều trong số đó không được yêu cầu, và bạn đang đối mặt với một vấn đề nghiêm trọng về khả năng tập trung.
Các bản tin (newsletter), cập nhật sản phẩm và email khuyến mãi có thể cung cấp thông tin hữu ích nhưng thường không khẩn cấp. Chúng cũng làm lộn xộn hộp thư đến chính của bạn, khiến việc tập trung vào những tin nhắn quan trọng trở nên khó khăn hơn.
Tạo quy tắc mới để tự động chuyển thư bản tin và quảng cáo trong Microsoft Outlook
Các quy tắc (Rules) trong Outlook cho phép bạn lọc email dựa trên từ khóa hoặc địa chỉ người gửi, từ đó di chuyển chúng ra khỏi hộp thư đến chính. Điều này giúp giảm thiểu sự phân tâm và cho phép bạn tập trung vào những giao tiếp yêu cầu hành động.
Để thiết lập quy tắc này, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
- Trong Outlook, truy cập vào Cài đặt (Settings).
- Trong cửa sổ mở ra, nhấp vào Thư (Mail) ở khung bên trái, sau đó nhấp vào Quy tắc (Rules).
- Nhấp vào Thêm quy tắc mới (Add new rule).
- Tại trường được đánh số 1, đặt tên cho quy tắc của bạn để dễ nhận biết.
- Tại trường được đánh số 2, bạn cần thêm các điều kiện cho quy tắc. Bạn có thể chọn Từ (From) trong menu thả xuống và thêm các địa chỉ người gửi đã biết của các bản tin và email khuyến mãi.
- Ngoài ra, bạn có thể chọn tùy chọn Chủ đề hoặc nội dung bao gồm (Subject or body includes) từ menu thả xuống và chỉ định các từ khóa thường có trong những email này, như hủy đăng ký, ưu đãi đặc biệt, khuyến mãi, v.v.
- Tại trường được đánh số 3, thêm hành động sẽ xảy ra khi các điều kiện đã chỉ định ở trên được đáp ứng.
- Chọn Di chuyển đến (Move to) và sau đó chọn thư mục nơi tất cả những email này sẽ được chuyển đến (ví dụ: “Bản tin & Khuyến mãi”).
Bạn có thể tùy chọn Thêm ngoại lệ (Add an exception) nếu muốn loại trừ email từ một người gửi cụ thể hoặc với các từ khóa nhất định. Nên chọn tùy chọn Chạy quy tắc ngay bây giờ (Run rule now) để quy tắc được xử lý không chỉ trên email đến mà còn trên các email hiện có trong hộp thư đến. Nhấp Lưu (Save) để hoàn tất.
Thông thường, việc kết hợp nhiều điều kiện hoặc tạo nhiều quy tắc nhắm mục tiêu các loại bản tin và khuyến mãi khác nhau sẽ mang lại độ chính xác cao hơn. Những email này thường chiếm một tỷ lệ lớn trong số email đến, và do đó, đây có lẽ là quy tắc có tác động lớn nhất để làm gọn hộp thư của bạn. Nó cũng cho phép bạn xử lý hàng loạt các email ít quan trọng này vào thời điểm phù hợp với bạn, thay vì để chúng liên tục làm gián đoạn luồng công việc. Tuy nhiên, quy tắc này có rủi ro bỏ lỡ thông tin nhạy cảm về thời gian nếu bạn không kiểm tra thư mục đã chỉ định đủ thường xuyên. Nếu bạn không bao giờ kiểm tra, nó sẽ trở thành một “bãi rác” kỹ thuật số.
5. Gắn Cờ Email Từ Liên Hệ Quan Trọng Để Chú Ý Ngay Lập Tức
Một số email—như một câu hỏi từ khách hàng, một tin nhắn khẩn cấp từ sếp của bạn hoặc một cảnh báo ngừng hoạt động từ dịch vụ hosting—yêu cầu phản hồi ngay lập tức. Bạn có thể thiết lập một quy tắc Outlook để ưu tiên những email yêu cầu hành động ngay lập tức trong khi ngăn chúng bị lạc trong mớ hỗn độn.
Tất cả những gì bạn cần làm là tạo một quy tắc áp dụng cho email nhận được từ các địa chỉ hoặc miền cụ thể. Để chỉ định điều kiện, hãy chọn Đánh dấu với tầm quan trọng (Mark with importance) trong menu thả xuống, sau đó chỉ định tầm quan trọng là Cao (High), Bình thường (Normal) hoặc Thấp (Low). Hoặc bạn có thể chọn tùy chọn Phân loại (Categorize) để chỉ định một màu danh mục làm cho những email đó nổi bật trực quan trong hộp thư đến của bạn.
Thiết lập quy tắc gắn cờ email quan trọng để ưu tiên trong hộp thư đến Outlook
Một số người cũng thích sử dụng tùy chọn Ghim lên đầu (Pin to top) để các email quan trọng cần được giải quyết được xếp chồng lên đầu hộp thư đến. Không phải tất cả các email đều được tạo ra như nhau. Giao tiếp từ quản lý hoặc khách hàng quan trọng, các liên hệ chính, hoặc bất kỳ cảnh báo email nào bạn đã đăng ký thường yêu cầu sự chú ý nhanh hơn hoặc ưu tiên cao hơn. Quy tắc này tự động gắn cờ những email đến này và giúp bạn ưu tiên các phản hồi của mình một cách hiệu quả.
Hãy lưu ý rằng việc gắn cờ quá nhiều có thể dẫn đến “mệt mỏi cảnh báo”. Nếu bạn bao gồm quá nhiều người hoặc sử dụng quy tắc này cho cả những người gửi bán quan trọng, sự khẩn cấp trực quan sẽ bị giảm đi. Hãy chọn lọc và xem xét lại danh sách của bạn hàng quý.
4. Tự Động Lưu Trữ Email Nhiệm Vụ Đã Hoàn Thành
Khi bạn đã phản hồi hoặc hoàn thành một nhiệm vụ dựa trên email, việc tự tay sắp xếp chúng có thể rất tẻ nhạt. Thay vào đó, hãy tự động hóa quy trình! Giả sử bạn đã trao đổi qua lại với một nhà cung cấp về một hóa đơn. Khi vấn đề được giải quyết, bạn trả lời với từ khóa “Đã duyệt”. Một quy tắc phát hiện các cụm từ kết thúc hoặc danh mục nhất định có thể tự động chuyển nó vào thư mục “Đã hoàn thành” cho bạn.
Trong môi trường làm việc, nếu bạn sử dụng các công cụ quản lý dự án hoặc hệ thống vé, bạn có thể nhận được vô số thông báo email về cập nhật nhiệm vụ, bình luận và hoàn thành. Email xác nhận một nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc một vé đã đóng thường chỉ làm tăng thêm sự lộn xộn. Quy tắc này đảm bảo hộp thư đến của bạn chỉ chứa các mục đang chờ xử lý trong khi tự động lưu trữ các nhiệm vụ đã hoàn thành.
Tất cả những gì bạn cần làm là tạo một quy tắc di chuyển các email “đã xong” vào một thư mục cụ thể. Có một vài cách để làm điều này.
Cấu hình quy tắc tự động chuyển email đã hoàn thành vào thư mục lưu trữ trong Outlook
Đầu tiên là phương pháp dựa trên cụm từ. Đối với quy tắc, hãy thêm các điều kiện như các cụm từ cụ thể trong nội dung email như đã giải quyết, đã xong, đã hoàn thành, hoặc không cần hành động thêm và đặt hành động là di chuyển thư đến thư mục “Đã hoàn thành”. Cách khác, bạn có thể phân loại thủ công và đặt một quy tắc để di chuyển các thư thuộc một danh mục nhất định vào thư mục lưu trữ của bạn.
Một khi nhiệm vụ email đã hoàn thành, việc giữ nó trong hộp thư đến sẽ làm tăng thêm sự lộn xộn trực quan. Tự động lưu trữ các email “đã xong” giúp duy trì sự rõ ràng trong khi vẫn giữ lại một bản ghi. Tuy nhiên, quy tắc này có thể bị lỗi nếu các cụm từ như đã hoàn thành xuất hiện trong một ngữ cảnh khác. Tốt nhất là sử dụng nó với một loạt các bộ lọc để tránh các trường hợp dương tính giả. Bạn sẽ cần cẩn trọng hơn một chút với quy tắc này.
3. Chuyển Tiếp Email CC Sang Thư Mục Riêng
Trong môi trường công việc, các thành viên trong nhóm thường CC (Carbon Copy) bạn vào email để bạn nắm thông tin, chứ không yêu cầu bạn thực hiện hành động trực tiếp. Bạn cũng thường xuyên được CC vào các cập nhật hoặc thông báo toàn nhóm. Việc được thông báo là hữu ích, nhưng nó có thể làm chìm các mục cần hành động thực sự của bạn dưới một biển các thông tin thứ cấp.
Để giữ những email này tách biệt khỏi các email yêu cầu hành động, hãy tạo một quy tắc di chuyển các email CC vào một thư mục riêng. Bạn sẽ cần đặt điều kiện Tôi ở dòng CC (I’m on the cc line) với địa chỉ email của bạn và chuyển hướng những email này đến một thư mục như Email CC.
Thiết lập quy tắc di chuyển email CC sang thư mục riêng biệt trong Outlook để giảm sự lộn xộn
Quy tắc này hoạt động tốt nhất với các ngoại lệ. Bạn có thể chọn tùy chọn Từ (From) để thêm các liên hệ chính mà bạn luôn muốn xem ngay lập tức các email CC của họ. Hoặc sử dụng điều kiện Chủ đề hoặc nội dung bao gồm (Subject or body includes) để chỉ định một số từ nhất định, như “khẩn cấp” hoặc “yêu cầu hành động,” cho biết một email CC’d vẫn có thể cần sự chú ý của bạn. Và, tất nhiên, nếu Mức độ quan trọng (Importance) được đánh dấu là Cao (High), bạn sẽ không muốn lưu trữ những email CC này vì chúng có thể là ưu tiên cao.
Nếu bạn chỉ được CC, email thường chỉ mang tính chất thông báo (FYI)—không yêu cầu hành động ngay lập tức. Giữ các email CC ra khỏi hộp thư đến chính giúp giảm tiếng ồn và duy trì sự tập trung vào các mục mà bạn trực tiếp chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, một số email được CC thực sự yêu cầu hành động. Bạn có thể bỏ lỡ thông tin quan trọng nếu bạn cho rằng mọi email CC đều thụ động. Hơn nữa, một số người sử dụng CC không đúng cách khi họ thực sự mong đợi phản hồi. Do đó, tôi khuyên bạn nên xem lại thư mục CC của mình vài giờ một lần, không chỉ vào cuối ngày.
2. Chặn Email Rác và Email Không Mong Muốn
Bạn đã đăng ký một hội thảo trực tuyến, và bây giờ bạn nhận được các email theo dõi hàng ngày và các ưu đãi không liên quan. Bạn đã cố gắng hủy đăng ký khỏi một danh sách gửi thư, nhưng email vẫn tiếp tục đến.
Email rác và các đăng ký không mong muốn có thể rất khó chịu. Những email này không chỉ không liên quan mà còn làm rối loạn suy nghĩ và làm bạn xao nhãng khỏi các nhiệm vụ có ý nghĩa. Mặc dù Outlook có tính năng lọc email rác tích hợp sẵn, việc chặn rõ ràng các email rác dai dẳng và email tiếp thị không mong muốn sẽ cung cấp thêm một lớp bảo vệ.
Outlook cho phép bạn chặn người gửi và lọc các loại tin nhắn cụ thể. Điều này giúp hộp thư đến của bạn sạch hơn, tiết kiệm thời gian xóa các thư không mong muốn lặp đi lặp lại và giúp giảm rủi ro tương tác với các email lừa đảo (phishing) có khả năng độc hại.
Xác định các quy tắc để lọc email chứa các từ khóa spam phổ biến như trúng giải thưởng hoặc ưu đãi có hạn và đặt chúng để di chuyển những thư này vào thư mục Email Rác (Junk Email). Ngoài ra, mỗi khi bạn nhận được một email không mong muốn, hãy nhấp chuột phải vào email, nhấp vào Quy tắc (Rules), và sau đó nhấp vào Tạo quy tắc (Create rule). Sau đó, bạn có thể thiết lập Outlook để di chuyển tin nhắn từ người gửi này vào thư mục Email Rác—hoặc thậm chí thư mục Mục đã xóa (Deleted Items).
Cấu hình tùy chọn email rác và thêm người gửi bị chặn trong cài đặt Outlook
Bên cạnh đó, bạn nên thiết lập và tùy chỉnh các tùy chọn Email rác (Junk email) trong Outlook:
- Trong Outlook, truy cập vào Cài đặt (Settings).
- Trong cửa sổ mở ra, nhấp vào Thư (Mail) ở khung bên trái, sau đó nhấp vào Email rác (Junk email).
- Chọn tùy chọn Xử lý thư đến (Incoming mail handling) ưa thích của bạn—tùy chọn Tiêu chuẩn (Standard) sẽ di chuyển các thư được xác định là rác vào thư mục Email Rác trong khi tùy chọn Nghiêm ngặt (Strict) chỉ gửi các thư từ người gửi và miền bạn đã đánh dấu an toàn vào hộp thư đến của bạn.
- Trong phần Người gửi (Senders), bạn cũng có thể Thêm người gửi bị chặn (Add blocked sender). Điều này thêm người gửi vào danh sách Người gửi và miền bị chặn (Blocked senders and domains) của bạn và các email trong tương lai từ họ sẽ đi trực tiếp vào thư mục Email Rác.
- Ngoài ra, bạn có thể chỉ định các tùy chọn Bảo mật (Security options) cũng như thêm hoặc sửa đổi người gửi an toàn.
Rủi ro lớn nhất, đặc biệt với các quy tắc xóa hoặc cài đặt Thư rác quá mạnh, là chặn hoặc xóa các email hợp lệ. Nếu bạn quá nhiệt tình, các thư hợp lệ có thể bị xóa mà không báo trước. Luôn kiểm tra thư mục Thư rác của bạn mỗi tuần một lần để “cứu” bất kỳ thư nào bị lọc nhầm. Ngoài ra, những kẻ gửi thư rác thường xuyên thay đổi địa chỉ người gửi, miền và dòng tiêu đề, vì vậy các quy tắc chặn thủ công có thể yêu cầu cập nhật liên tục để duy trì hiệu quả.
1. Thiết Lập Quy Tắc Dọn Dẹp Cuối Ngày
Vào cuối ngày làm việc, bạn đã đọc hoặc trả lời hầu hết các tin nhắn, nhưng một vài email vẫn còn đó. Chúng không cần phải nằm lì trong hộp thư. Trước khi đăng xuất, hãy đảm bảo hộp thư đến của bạn gọn gàng bằng cách sử dụng các quy tắc dọn dẹp tự động.
Đây thường không phải là một quy tắc tự động hoàn toàn duy nhất chạy liên tục, mà là sự kết hợp của các kỹ thuật hoặc hành động được kích hoạt thủ công. Mục tiêu là đạt được trạng thái Inbox Zero cuối cùng trước khi kết thúc công việc.
Ví dụ, bạn có thể định nghĩa một quy tắc di chuyển các email đã đọc vào thư mục Lưu trữ (Archive). Sử dụng các điều kiện như Gắn cờ (Flag) từ menu thả xuống và chọn tùy chọn Đánh dấu là đã đọc (Mark as read). Nhưng thay vì cho phép các quy tắc này chạy tự động, bạn có thể chọn chạy chúng thủ công vào cuối ngày.
Sử dụng tính năng Quick Steps trong Microsoft Outlook để tự động hóa quy trình dọn dẹp email cuối ngày
Bạn cũng có thể sử dụng Bước Nhanh (Quick Steps) để tự động hóa một chuỗi các bước trong Outlook. Đây là một cách thực tế hơn để đạt được việc dọn dẹp cuối ngày này.
- Trong Outlook, truy cập vào Cài đặt (Settings).
- Trong cửa sổ mở ra, nhấp vào Thư (Mail) ở khung bên trái, sau đó nhấp vào Bước Nhanh (Quick Steps).
- Nhấp vào Thêm bước nhanh (Add quick step).
- Tại trường được đánh số 1, đặt tên cho bước để dễ nhận biết.
- Tại trường được đánh số 2, thêm các hành động phổ biến mà bạn thường xuyên thực hiện vào cuối ngày (ví dụ: đánh dấu đã đọc, di chuyển vào thư mục lưu trữ).
- Chỉ định mô tả của bước nhanh, và tùy chọn, gán một phím tắt để thực hiện hành động nhanh hơn.
Vào cuối ngày, tất cả những gì bạn cần làm là chọn tất cả các email bạn muốn lưu trữ và kích hoạt Bước Nhanh liên quan. Một lần quét cuối cùng vào cuối ngày giúp bạn thiết lập lại và bắt đầu ngày làm việc tiếp theo với một hộp thư đến sạch sẽ, không lộn xộn.
Các quy tắc này đòi hỏi một số thử nghiệm. Hãy cẩn thận và điều chỉnh các bộ lọc cho đến khi chúng phù hợp với quy trình làm việc của bạn.
Outlook Rules cung cấp một khuôn khổ mạnh mẽ để kiểm soát hộp thư đến của bạn và đạt được một ngày làm việc với Inbox Zero. Nhưng hãy nhớ, đây là một hệ thống, không phải một viên đạn thần kỳ. Nó đòi hỏi thiết lập ban đầu, điều chỉnh thường xuyên khi nhu cầu hoặc kiểu mẫu email của bạn thay đổi, và kỷ luật để kiểm tra các thư mục đã chỉ định và thực hiện việc dọn dẹp cuối ngày. Lợi ích mà nó mang lại—ít căng thẳng hơn về email, cải thiện sự tập trung và thời gian phản hồi nhanh hơn—hoàn toàn xứng đáng với nỗ lực.
