Trong nhiều thập kỷ qua, Excel đã luôn là “ông hoàng” không thể tranh cãi trong thế giới bảng tính. Nó là công cụ mặc định cho các nhà phân tích dữ liệu, kế toán viên và bất kỳ ai mong muốn kiểm soát chặt chẽ các hàng và cột dữ liệu phức tạp. Google Sheets, ngược lại, thường bị coi là “người em họ” nhẹ ký hơn. Tuy nhiên, giờ đây, Sheets sở hữu một tính năng mà Excel không có, và điều này không chỉ san bằng sân chơi mà còn có thể thay đổi hoàn toàn cục diện.
AI() – Một kiểu công thức hoàn toàn mới trong Google Sheets
Tính năng bổ sung mới nhất của Google là một hàm có tên AI(). Đúng vậy, đây lại là một tính năng AI khác. Trong kỷ nguyên hiện tại, bất kỳ tính năng mới nào dựa trên trí tuệ nhân tạo đều phải chứng minh được giá trị thực sự của mình, nếu không sẽ bị loại bỏ. Hàm AI() trong Google Sheets đã làm được điều đó, và còn hơn thế nữa. Khác với sự tích hợp Gemini khá “nửa vời” trước đây, nơi bạn phải gọi một thanh công cụ chatbot để hỗ trợ soạn công thức, hàm AI() không phải là một trợ lý – nó chính là công thức.
Tại thời điểm hiện tại, hàm =AI() chỉ khả dụng thông qua Google Workspace Labs và chỉ khi ngôn ngữ tài khoản Google của bạn được đặt là tiếng Anh.
Cú pháp của hàm này đơn giản đến bất ngờ:
=AI("lời nhắc", [phạm vi])Bạn chỉ cần nhập một lời nhắc (prompt), chọn một phạm vi dữ liệu và nhấn Enter. AI sẽ bỏ qua việc tạo công thức phức tạp và trực tiếp cung cấp kết quả đầu ra. Đằng sau hậu trường, Google đang chuyển yêu cầu của bạn đến mô hình Gemini và sử dụng các thư viện Python để xử lý các tác vụ nặng. Bạn không cần viết một công thức đa chức năng; bạn chỉ cần viết những gì mình muốn, và Sheets sẽ lo phần còn lại.
Việc AI() được tích hợp như một hàm chứ không phải một tính năng bổ trợ mang lại hai lợi thế lớn: Thứ nhất, bằng cách giới hạn sự chú ý của AI vào một phạm vi cụ thể, bạn có thể giảm thiểu hiện tượng “ảo giác AI” (AI hallucinations). Thứ hai, vì AI() là một hàm bảng tính chính thức, nó hoạt động hoàn hảo với các tính năng tự động điền (autofill), điền nhanh (flash fill) và tất cả các tiện ích khác trong Google Sheets.
Hãy cùng xem điều đó có ý nghĩa gì qua một vài ví dụ cụ thể.
Ví dụ thực tế về sức mạnh của hàm AI()
Ví dụ 1: Chuyển đổi văn bản sang định dạng câu (Sentence Case)
Excel có thể chuyển đổi văn bản sang chữ hoa (uppercase), chữ thường (lowercase) hoặc chữ hoa đầu mỗi từ (proper case). Tuy nhiên, nó không thể chuyển đổi sang định dạng câu (sentence case – chữ cái đầu câu viết hoa, các chữ cái còn lại viết thường). Google Sheets cũng không có một hàm gốc nào cho việc này. Trong cả Excel hay Sheets, cách giải quyết thông thường sẽ trông như thế này:
=UPPER(LEFT(A2,1))&LOWER(RIGHT(A2,LEN(A2)-1))
Chuyển đổi văn bản sang định dạng câu trong Excel
Công thức này không quá khó hiểu, nhưng nó chắc chắn không trực quan. Nếu bạn không biết sẵn công thức này, bạn sẽ phải tìm kiếm hoặc mất thời gian để tự xây dựng. Giờ đây, hãy xem điều gì xảy ra trong Google Sheets với =AI():
=AI("Convert the text to sentence case", A2)Nhấn Enter, sau đó nhấp vào Generate and Insert, và bạn đã hoàn tất! Không còn phải “đau đầu” cố gắng nhớ PROPER, LOWER hay cách ghép nối chúng lại với nhau. Vì đây là một công thức, bạn có thể tự động điền nó trên toàn bộ tập dữ liệu của mình như bất kỳ hàm nào khác.
Chuyển đổi một loạt ô sang định dạng câu bằng AI trong Google Sheets
Lưu ý: Bạn cần đặt lời nhắc của mình trong dấu ngoặc kép. Nếu bạn cần bao gồm các dấu ngoặc kép bên trong lời nhắc, hãy sử dụng dấu ngoặc đơn (”) thay thế.
Ví dụ 2: Trích xuất tên miền từ địa chỉ email
Giả sử bạn có một cột chứa đầy địa chỉ email và bạn muốn trích xuất riêng phần tên miền (mọi thứ sau ký tự @). Trong Excel, công thức của bạn có thể trông như sau:
=MID(A2,FIND("@",A2)+1,LEN(A2)-FIND("@",A2))
Trích xuất tên miền email trong Excel
Công thức này hoạt động tốt. Nhưng hãy tự hỏi: bạn có nhớ nó ngay lập tức không? Một người dùng thông thường thậm chí có biết bắt đầu từ đâu không? Bây giờ, hãy xem cách làm với =AI():
=AI("Extract the domain from this email", A2)Bạn vừa tiết kiệm được mười phút và ít nhất một cơn đau đầu. Có thể nó sẽ khiến những người tự hào về kỹ năng bảng tính của mình cảm thấy “nhói lòng”, nhưng đây rõ ràng là một sự tăng cường năng suất lớn.
Ví dụ 3: Phân tích cảm xúc (Sentiment Analysis) và phân loại dữ liệu
Đây là nơi mọi thứ trở nên thực sự thú vị. Như đã đề cập, hàm AI() không cố gắng ghép nối các hàm bảng tính hiện có; nó đang làm một điều gì đó hoàn toàn khác.
Bạn không bị giới hạn bởi những gì các hàm của Excel hay Google Sheets có thể làm. Bạn đang truy cập vào toàn bộ khả năng của một mô hình ngôn ngữ lớn (Large Language Model – LLM). Điều này mở khóa những khả năng như phân loại văn bản, trích xuất chủ đề và phân tích cảm xúc, ngay trong bảng tính của bạn.
Bảng phản hồi khách hàng trong Google Sheets
Giả sử bạn có một cột chứa phản hồi của khách hàng và muốn gắn nhãn cảm xúc cho từng phản hồi. Trong Excel, đây sẽ là một cơn ác mộng. Hy vọng duy nhất của bạn là mã hóa cứng một danh sách các từ khóa tích cực và tiêu cực, rồi hy vọng sự khớp nối đủ tốt. Với AI(), bạn chỉ cần viết:
=AI("Label the sentiment of this feedback as Positive, Negative or Neutral. Capitalize the label.", B2)
Sử dụng AI để chạy phân tích cảm xúc trong Google Sheets
Bạn thậm chí có thể đi xa hơn với một dòng khác:
=AI("Categorize the chief complaint as Delivery Time, Food Quality, Packaging, Wrong Order, or Price. Capitalize the first letter. If the sentiment is Positive, categorize it as None.", B2:C2)
Sử dụng AI để phân loại phản hồi khách hàng trong Google Sheets
Giờ đây, bạn đang xâu chuỗi đầu ra từ hàm AI() đầu tiên vào hàm thứ hai và mã hóa logic vào ngôn ngữ tự nhiên, tất cả mà không cần viết công thức hay thực hiện công việc thủ công. Nếu điều đó không giống như tương lai, thì tôi không biết điều gì sẽ giống như vậy.
Những giới hạn cần biết của AI()
Tất nhiên, AI không phải là phép màu. Nó vẫn có thể mắc lỗi. Ngay cả khi hàng chục dòng đầu tiên trả về kết quả chính xác, dòng thứ hai mươi lăm có thể là một lỗi bất ngờ.
Nếu bạn đưa kết quả không hoàn hảo đó vào hàm AI() thứ hai hoặc thứ ba, như ví dụ cuối cùng, lỗi sẽ tích lũy nhanh chóng. Một “Tích cực” sai có thể dẫn đến việc khiếu nại bị dán nhãn là “Không có”, và bạn sẽ bỏ lỡ một vấn đề thực sự trong phân tích của mình. Đây là lúc các công thức truyền thống vẫn có ưu thế – một khi chúng hoạt động, chúng sẽ luôn hoạt động chính xác.
Về mặt kỹ thuật, hàm AI() giới hạn phạm vi của nó ở 200 ô mỗi thao tác. Tự động điền vẫn hoạt động, nhưng bạn sẽ cần áp dụng lại công thức theo từng phần nếu vượt quá giới hạn đó. Google cũng điều tiết mức sử dụng hàng ngày của bạn. Họ chưa chỉ định một con số chính xác, nhưng người viết bài gốc đã đạt đến giới hạn sau khi sử dụng nó trên khoảng 500 dòng.
Ý nghĩa của hàm AI() đối với bảng tính
Chúng ta đang sống trong một thời đại thú vị, không còn nghi ngờ gì nữa. AI có mặt ở khắp mọi nơi, và giờ đây khi cơn sốt đã lắng xuống, các tích hợp AI thực sự bắt đầu có ý nghĩa và giúp hoàn thành công việc thực tế. Vậy, bạn có nên từ bỏ các hàm bảng tính truyền thống và để AI nắm quyền điều khiển không?
Nếu bạn đang làm việc với dữ liệu quan trọng, nơi một con số sai có thể dẫn đến thảm họa, thì câu trả lời là không, đừng tin tưởng một hàm AI sẽ làm đúng mọi thứ. Trong những trường hợp đó, tốt hơn hết bạn nên yêu cầu ChatGPT giúp bạn tạo một công thức, tự kiểm tra nó và chỉ khi đó mới đưa vào sử dụng.
Nhưng không phải bảng tính nào cũng là vấn đề “sống còn”. Đối với các tác vụ đơn giản hơn, ít rủi ro hơn, hàm AI mới của Google là một công cụ tăng cường năng suất tuyệt đối. Khi nó trở nên nhất quán hơn, chúng tôi tin rằng nó có thể thay thế các công thức truyền thống cho rất nhiều người dùng.
Nếu bạn muốn tiếp tục viết công thức của mình bằng tay, điều đó hoàn toàn ổn. Đừng chỉ trích người khác vì đã chọn con đường dễ dàng hơn khi nó hiệu quả. Nó giống như việc lái xe số sàn so với số tự động: nhiều người vẫn thích số sàn, nhưng không ai phủ nhận số tự động là tương lai cả.
Bạn đã có cơ hội trải nghiệm hàm AI() mới của Google Sheets chưa? Tính năng này có thực sự thay đổi cách bạn làm việc với bảng tính không? Hãy chia sẻ những suy nghĩ và trải nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!
