Trong thế giới bận rộn ngày nay, việc quản lý công việc và thời gian hiệu quả là chìa khóa để đạt được năng suất tối đa. Tuy nhiên, nhiều người vẫn đang loay hoay với các danh sách việc cần làm (to-do list) truyền thống mà không thực sự hiểu được lý do đằng sau những nhiệm vụ hoàn thành hay trì hoãn. Cá nhân tôi cũng từng vật lộn với những to-do list chồng chất, chúng chỉ như những “tượng đài” của sự hối tiếc hơn là công cụ thúc đẩy hành động. Chính vì vậy, tôi đã từ bỏ phương pháp cũ và kết hợp hai kỹ thuật ghi nhật ký độc đáo để biến những nuối tiếc thành hành động cụ thể, giúp quản lý công việc và tối ưu năng suất một cách hiệu quả hơn.
Tại Sao Ghi Nhật Ký (Journaling) Là Lựa Chọn Tối Ưu Hơn To-Do List?
Trong nhiều năm, tôi đã chật vật để theo kịp các to-do list dường như quá tải hoặc không thể hoàn thành vào giữa ngày. Việc gạch bỏ các mục chỉ mang lại sự hài lòng nhất thời, nhưng không thể nắm bắt được những ưu tiên hay suy nghĩ đang thay đổi của tôi. Tôi cần một hệ thống không chỉ liệt kê các nhiệm vụ mà còn có thể kết hợp việc lên kế hoạch với ngữ cảnh, sự suy ngẫm, các ý tưởng và theo dõi tiến độ.
Ghi nhật ký (journaling) mang đến một trải nghiệm phong phú hơn nhiều. Thay vì những danh sách tĩnh, journaling cho phép tôi kết nối các nhiệm vụ với ngữ cảnh và những hiểu biết cá nhân. Cách tiếp cận này giúp giảm bớt lo lắng và tăng cường sự tập trung. Tôi nhận thấy rằng khi ghi nhật ký, tôi tự nhiên nắm bắt các nhiệm vụ như một phần của dòng chảy trong ngày thay vì các mục hành động riêng lẻ. Đó là lúc to-do list truyền thống bắt đầu trở nên kém hữu ích đối với tôi.
Hệ Thống Năng Suất Cá Nhân Hoàn Hảo: Kết Hợp Bullet Journaling Và Interstitial Journaling
Hệ thống năng suất cá nhân của tôi là sự kết hợp của hai kỹ thuật ghi nhật ký: Bullet Journaling và Interstitial Journaling.
Bullet Journaling: Nền Tảng Của Việc Ghi Chú Nhanh Chóng
Bullet Journaling sử dụng phương pháp ghi chú nhanh (rapid logging). Xin được cảm ơn Ryder Carroll, người đã thiết kế ra phương pháp này. Bạn chỉ cần viết các ghi chú ngắn gọn, súc tích kết hợp với các ký hiệu để theo dõi nhiệm vụ, sự kiện và ghi chú một cách linh hoạt. Đây là một công cụ tuyệt vời để ghi lại các việc cần làm hàng ngày, đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành và lên lịch. Điều tôi yêu thích ở Bullet Journaling là khả năng thích ứng của nó. Tôi có thể dễ dàng di chuyển các nhiệm vụ chưa hoàn thành hoặc làm nổi bật các ưu tiên.
Hình ảnh minh họa một trang Bullet Journal truyền thống với các ký hiệu nhiệm vụ, sự kiện và ghi chú
Interstitial Journaling: Đi Sâu Vào Ngữ Cảnh Và Cảm Xúc
Interstitial Journaling lấp đầy khoảng trống giữa các nhiệm vụ và sự kiện. Đây là việc ghi lại những suy nghĩ, phản ánh, thách thức hoặc ghi chú tiến độ ngay khi chúng xuất hiện trong ngày. Loại ghi nhật ký này giúp kết nối giữa việc lên kế hoạch và thực hiện. Nó cho phép tôi xử lý cảm xúc hoặc ý tưởng liên quan đến công việc mà không làm gián đoạn dòng chảy. Hơn nữa, nó còn làm nổi bật những trở ngại như việc giảm năng lượng hoặc những khoảnh khắc làm việc sâu mà thường bị bỏ qua trên một to-do list thông thường. Một người bạn của tôi sử dụng Logseq, nhưng tôi đã chọn một công cụ phổ biến hơn và tiện dụng hơn.
Bullet Journaling có bao gồm phần Ghi chú (Notes), bạn có thể sử dụng chúng để thực hiện “interstitially” việc ghi lại suy nghĩ của mình. Chỉ cần chú ý đến những khoảnh khắc bạn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác hoặc nghỉ ngơi.
Sức Mạnh Tổng Hợp Từ Hai Phương Pháp Journaling
Việc kết hợp hai phương pháp này mang lại cho tôi một nhật ký hàng ngày năng động về những gì tôi cần làm, lý do tại sao nó quan trọng và tôi cảm thấy thế nào khi thực hiện nó. Nó cũng mang đến một mảnh ghép còn thiếu mà tôi có thể xem lại bất cứ lúc nào: một câu chuyện tường thuật theo trình tự thời gian giúp tôi hiểu được sự hỗn loạn của cuộc sống hàng ngày.
Tích Hợp Hệ Thống Journaling Số Hóa Với Apple Notes
Ban đầu, tôi sử dụng một cuốn sổ vật lý. Mặc dù những lợi ích của việc sử dụng giấy cho to-do list hay ghi nhật ký đã được biết đến rộng rãi, nhưng nó không thực tế cho việc chỉnh sửa nhanh chóng hoặc đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị. Chuyển sang kỹ thuật số đã giải quyết vấn đề đó. Dưới đây là cách tôi tích hợp Bullet Journaling và Interstitial Journaling bằng Apple Notes làm công cụ ghi nhật ký chính của mình.
Thiết Lập Cấu Trúc Bullet Journal Trong Apple Notes
Thiết kế một mẫu Bullet Journal đơn giản giúp duy trì sự nhất quán. Để bắt đầu, hãy tổ chức nhật ký của bạn bằng cách tạo một thư mục riêng có tên “Bullet Journal”.
Bên trong thư mục này, bạn có thể thiết lập các ghi chú hoặc thư mục con cho các nhật ký hàng ngày, theo dõi thói quen và đánh giá hàng tuần hoặc hàng tháng. Các thư mục con là tùy chọn và tùy thuộc vào bạn. Ví dụ, bạn có thể thiết lập các ghi chú trong các thư mục con cho các dự án cụ thể. Bạn có thể xem các thư mục như thư viện, sắp xếp chúng và tìm kiếm bất cứ thứ gì trong đó.
Cấu trúc thư mục 'Bullet Journal' trong ứng dụng Apple Notes, bao gồm các ghi chú hàng ngày và dự án
Màn hình hiển thị danh sách các thư mục ghi chú trong Apple Notes, bao gồm thư mục 'Bullet Journal' và các thư mục con
Một bố cục cơ bản có thể bao gồm ngày, phần Nhiệm vụ (Tasks), Sự kiện (Events) của ngày hôm đó và không gian cho Ghi chú (Notes), nơi chứa những suy ngẫm theo kiểu interstitial của tôi. Bạn có thể tùy chỉnh mẫu này để phù hợp với nhu cầu của mình và sao chép nó hàng ngày hoặc lưu nó dưới dạng một ghi chú có thể tái sử dụng.
Hiện tại, tôi đang thử nghiệm bằng cách thêm một phần Điểm Nhấn Hàng Ngày (Daily Highlight) tập trung. Tôi giữ nó ở đầu danh sách và đánh dấu bằng một biểu tượng cảm xúc khác biệt.
Cách Thực Hiện Interstitial Journaling Trong Apple Notes
Để ghi lại suy nghĩ và hiểu biết sâu sắc giữa các nhiệm vụ trong phần Ghi chú, tôi tạo các ghi chú mới trong suốt cả ngày. Tôi sử dụng các ghi chú này để nhanh chóng ghi lại những gì tôi đang làm, cảm giác của tôi (ví dụ: tại sao tôi lại trì hoãn) hoặc bất kỳ ý tưởng nào nảy sinh.
Giao diện Daily Log trong Apple Notes, minh họa các nhiệm vụ, sự kiện và phần ghi chú cho Interstitial Journaling
Nếu có liên quan, tôi liên kết các ghi chú trong Apple Notes với các mục nhật ký Bullet Journal của mình hoặc bất kỳ ghi chú nào khác để dễ dàng tham khảo. Chỉ cần nhập “>>” bên cạnh từ khóa của bạn. Bạn thậm chí có thể liên kết ngược các ghi chú với nhau. Cách tiếp cận này giúp thêm nhiều nội dung hơn trong khi vẫn nắm bắt được dòng chảy trong ngày của tôi. Khi xem lại chúng, tôi có thể tìm thấy những manh mối về thói quen làm việc của mình mà một to-do list đơn giản thường bỏ lỡ.
Bạn cũng có thể gắn thẻ các mục Sự kiện và Ghi chú bằng các thẻ như #nangluong-thap, #taptrug-cao, #mat-tap-trung. Sau đó, bạn có thể lọc chúng từ thanh tìm kiếm và khám phá bất kỳ mẫu hình tiềm ẩn nào.
Minh họa cách liên kết các ghi chú và sử dụng hashtag như '#energy-low' trong Apple Notes để theo dõi cảm xúc và mẫu hình công việc
Tận Dụng Các Tính Năng Nâng Cao Của Apple Notes
Apple Notes cung cấp một số tính năng hữu ích để nâng cao hệ thống ghi nhật ký này. Sử dụng danh sách kiểm tra để đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành, tạo bảng để theo dõi thói quen, và nếu bạn sử dụng iPad, hãy tận dụng tính năng viết tay với Apple Pencil để có cảm giác cá nhân hóa hơn.
Bạn cũng có thể đính kèm ảnh, tài liệu hoặc bản phác thảo để làm phong phú thêm ghi chú của mình, làm cho nhật ký trở nên tương tác và hấp dẫn hơn về mặt hình ảnh. Những tính năng này biến Apple Notes thành một công cụ linh hoạt để quản lý cả nhiệm vụ và những suy ngẫm.
Apple Notes cũng có các tùy chọn Đường kẻ và Lưới (Lines and Grids), có thể mang lại cho ghi chú của bạn cảm giác như một cuốn nhật ký vật lý. Ngoài ra, việc khóa các nhật ký của bạn cũng tăng thêm cảm giác riêng tư.
Hãy nhớ rằng, điều quan trọng không phải là công cụ. Mà là thói quen và hệ thống hoạt động hiệu quả cho bạn. Cả hai phương pháp ghi nhật ký này đều rất đơn giản, bạn có thể sử dụng bất kỳ công cụ kỹ thuật số nào (ngay cả Google Keep cũng đủ tốt làm nhật ký) hoặc một cuốn sổ giấy đơn giản. Bạn chỉ cần các ký hiệu đơn giản nhưng nhất quán để theo dõi các nhiệm vụ của mình.
Mẹo Thực Hành Journaling Hiệu Quả Với Bất Kỳ Ứng Dụng Nào
Nguyên tắc cốt lõi của Bullet Journal là ghi chú nhanh bằng các dấu đầu dòng (nhiệm vụ •, ghi chú -, sự kiện ○). Những điều này rất dễ tạo trong bất kỳ ứng dụng ghi chú nào. Nếu thích, bạn thậm chí có thể sử dụng biểu tượng cảm xúc.
Nhưng điều làm cho Bullet Journal nổi bật là nguyên tắc cốt lõi thứ hai của nó: di chuyển chủ động (intentional migration).
Vào cuối ngày (hoặc đầu ngày hôm sau), tôi xem xét nghiêm túc Nhật ký hàng ngày. Điều gì nên được chuyển tiếp? Điều gì không còn liên quan nữa? Hành động chủ động này ngăn chặn việc tích tụ nhiệm vụ và đảm bảo sự tập trung. Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình, tôi đã sử dụng một biểu tượng cảm xúc mũi tên đơn giản để gợi ý việc di chuyển sang mục Nhật ký hàng ngày tiếp theo. Tôi kiểm tra các Sự kiện và suy nghĩ về những hành động có thể chuyển đổi thành nhiệm vụ hoặc dự án nhỏ sau này.
Biểu tượng mũi tên trong Bullet Journaling thể hiện việc di chuyển các nhiệm vụ chưa hoàn thành sang ngày tiếp theo, minh họa nguyên tắc di chuyển chủ động
Tôi thường thích viết tự do các mục nhật ký interstitial của mình trong phần Ghi chú. Đây là một ý tưởng: bạn có thể thiết lập một mẫu như sau, theo kiểu chung của tôi:
- Bạn vừa làm gì.
- Mất bao lâu?
- Bạn cảm thấy thế nào (năng lượng, sự tập trung, cảm xúc).
- Bạn sắp làm gì tiếp theo (và thường là lý do tại sao).
Các nhiệm vụ không còn là các mục riêng lẻ. Việc biến chúng thành có chủ đích giúp tôi hình dung chúng rõ ràng hơn.
Bạn thậm chí không cần phải luôn gõ phím. Tôi thỉnh thoảng sử dụng ứng dụng Ghi chú của iPhone để ghi nhật ký bằng giọng nói nhằm theo dõi sự trì hoãn.
Bất kỳ phương pháp ghi nhật ký nào kết hợp việc ghi lại nhiệm vụ với ngữ cảnh, sự phản ánh và xem xét chủ động đều có khả năng làm cho một to-do list vô trùng, không ngữ cảnh trở nên lỗi thời. Mấu chốt là không để hệ thống trở thành một “con thú” mà nó (thay vì các nhiệm vụ) chiếm đoạt sự chú ý của bạn. Vì vậy, đối với tôi, sự nhất quán và đơn giản của hệ thống mới là bí quyết thực sự.
