Bạn có bao giờ ước chiếc PC của mình có thể tự động xử lý những công việc lặp đi lặp lại hàng ngày? Với Power Automate tích hợp sẵn trong Windows 11, điều này hoàn toàn có thể trở thành hiện thực, giúp máy tính của bạn làm việc hiệu quả hơn. Với tư cách là một chuyên gia về công nghệ tại thuthuatmeohay.com, tôi đã áp dụng Power Automate để tự động hóa các tác vụ lặp lại, qua đó nâng cao năng suất cá nhân một cách đáng kể. Bài viết này sẽ chia sẻ chi tiết cách Power Automate biến đổi thói quen làm việc hàng ngày của tôi, mang lại sự tiện lợi và tối ưu hóa thời gian đáng kinh ngạc.
5 Cách Power Automate Giúp Tôi Tăng Năng Suất Mỗi Ngày
Power Automate không chỉ là một công cụ đơn thuần, mà còn là một trợ lý ảo đắc lực, giải phóng tôi khỏi những công việc nhàm chán và lặp lại. Dưới đây là 5 ví dụ cụ thể về cách tôi sử dụng Power Automate để tối ưu hóa quy trình làm việc trên Windows 11 của mình.
1. Dọn Dẹp Màn Hình Desktop Tự Động Mỗi Ngày
Mặc dù có nhiều cách tốt hơn để lưu trữ file so với việc để chúng trên màn hình nền, nhưng desktop của tôi vẫn thường xuyên trở thành nơi chứa các ảnh chụp màn hình, tài liệu và đủ loại file rải rác suốt cả ngày, dẫn đến tình trạng lộn xộn. Để giải quyết vấn đề này, tôi đã tạo một luồng Power Automate giúp tự động sắp xếp các file trên desktop vào các thư mục được chỉ định chỉ với một cú nhấp chuột.
Luồng này được lên lịch chạy hàng ngày vào một thời gian cố định (sử dụng Windows Task Scheduler), di chuyển các file đến các thư mục tương ứng dựa trên loại file. Ví dụ, tất cả các file .docx, .xlsx và .pdf sẽ được chuyển vào thư mục “Documents”, các file hình ảnh như .jpg và .png vào thư mục “Images”, còn các file shortcut .lnk sẽ được di chuyển đến thư mục “Shortcuts”.
Việc thiết lập quy trình này khá đơn giản thông qua giao diện Power Automate thân thiện với người dùng. Đầu tiên, mở Power Automate for desktop và nhấp vào New flow. Đặt tên cho luồng của bạn một cách dễ hiểu như “Desktop Cleanup”, sau đó nhấp vào Create. Bạn sẽ được đưa đến bảng điều khiển chính của luồng. Tại đây, hãy sao chép và dán đoạn script sau vào khu vực luồng chính và nhấp vào save.
Folder.GetSpecialFolder SpecialFolder: Folder.SpecialFolder.DesktopDirectory SpecialFolderPath=> SpecialFolderPathIF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\Shortcuts''') THENELSE Folder.Create FolderPath: $'''C:\Users\PC\Desktop''' FolderName: $'''Shortcuts''' Folder=> NewFolderENDFolder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.lnk;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> FilesFile.Move Files: Files Destination: $'''%SpecialFolderPath%\Shortcuts''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedFilesIF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\Images''') THENELSE Folder.Create FolderPath: $'''C:\Users\PC\Desktop''' FolderName: $'''Images''' Folder=> NewFolderENDFolder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.jpg;*.png;*.webp;*.gif;*.bmp;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> ImagesFile.Move Files: Images Destination: $'''%SpecialFolderPath%\Images''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedImagesIF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\Documents''') THENELSE Folder.Create FolderPath: $'''C:\Users\PC\Desktop''' FolderName: $'''Documents''' Folder=> NewFolderENDFolder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.pdf;*.doc;*.docs;*.xlsx;*.xls;*.csv;*.ppt;*.pptx;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> DocumentsFile.Move Files: Documents Destination: $'''%SpecialFolderPath%\Documents''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedDocumentsBạn có thể lên lịch để luồng này chạy tự động bằng cách sử dụng Windows Task Scheduler.
2. Tự Động Quản Lý Tài Liệu Với Kiểm Soát Phiên Bản
Kiểm soát phiên bản không chỉ dành cho các nhà phát triển; nó là cứu cánh cho bất kỳ ai làm việc với các file được cập nhật thường xuyên. Trước đây, tôi rất khó khăn trong việc theo dõi các bản sửa đổi tài liệu, thường kết thúc với nhiều phiên bản nằm rải rác ở các thư mục khác nhau. Power Automate và OneDrive đã giúp tôi giải quyết triệt để vấn đề này.
Tôi đã thiết lập một luồng tự động sao lưu các tài liệu quan trọng của mình, bao gồm PDF và bảng tính, lên OneDrive bất cứ khi nào chúng được sửa đổi. Luồng này theo dõi các thư mục cụ thể để phát hiện thay đổi và đồng bộ hóa các file đã cập nhật vào các thư mục tương ứng trên đám mây.
Điều này đảm bảo tôi luôn có một bản sao lưu tài liệu quan trọng được cập nhật liên tục trên đám mây, giúp dễ dàng truy cập các phiên bản trước đó nếu cần. Nó giống như có một trợ lý cá nhân liên tục giữ các file của tôi an toàn và có tổ chức mà không cần tôi phải động tay.
Để thiết lập luồng này, bạn cần đăng nhập vào tài khoản OneDrive của mình trong trình duyệt.
Ngoài ra, tôi cũng đã cấu hình các phiên bản được đánh dấu thời gian trong OneDrive, cho phép tôi theo dõi các thay đổi theo thời gian. Nếu tôi vô tình ghi đè một file hoặc cần tham khảo một phiên bản cũ hơn, tôi có thể nhanh chóng truy xuất nó từ lịch sử phiên bản của OneDrive.
3. Tiết Kiệm Thời Gian Với Tự Động Chuyển Đổi Định Dạng File
Làm việc với các file ở nhiều định dạng khác nhau có thể là một cơn đau đầu, đặc biệt là khi phải chuyển đổi chúng thủ công. Tôi đã mất rất nhiều thời gian cho những công việc chuyển đổi tẻ nhạt này cho đến khi bắt đầu sử dụng Power Automate.
Ứng dụng Power Automate trên desktop có một số luồng chuyển đổi file được tích hợp sẵn. Nó theo dõi một thư mục được chỉ định để tìm các file mới. Bất cứ khi nào một file được thêm vào—cho dù là tài liệu Word hay bản trình bày PowerPoint—luồng sẽ tự động chuyển đổi nó sang định dạng mong muốn của tôi, chẳng hạn như PDF.
Sau khi chuyển đổi, luồng sẽ di chuyển các file đã xử lý đến các thư mục cụ thể dựa trên loại và mục đích của chúng, giúp mọi thứ luôn được sắp xếp và dễ tìm.
Tuy nhiên, bước tiết kiệm thời gian thực sự là bước cuối cùng: luồng tự động chia sẻ các file đã chuyển đổi qua email bằng Outlook. Không còn phải đính kèm thủ công hay loay hoay với đường dẫn file. Chỉ cần thiết lập một lần và quên nó đi.
4. Sử Dụng Power Automate Để Cân Bằng Công Việc – Cuộc Sống
Duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống có thể là một thách thức khi công việc và cuộc sống cá nhân của bạn chỉ cách nhau một cú nhấp chuột. Thật dễ dàng bị cuốn vào các công việc liên quan đến công việc ngoài giờ hành chính. Đây chính là lúc bạn cần sử dụng Power Automate và Windows Task Scheduler.
Tôi đã tạo một luồng tự động đóng các ứng dụng liên quan đến công việc như Outlook, Teams và VPN của công ty tôi vào một thời gian cố định mỗi tối. Điều này giúp tôi ngắt kết nối tinh thần khỏi công việc và tận hưởng thời gian riêng tư mà không bị cám dỗ liên tục kiểm tra công việc.
Luồng được kích hoạt bởi một tác vụ được lên lịch trong Windows Task Scheduler, đảm bảo nó chạy nhất quán vào thời gian đã định.
Tôi đã tạo luồng này bằng cách sử dụng tính năng ghi lại (record feature) trong Power Automate Desktop. Đầu tiên, tôi mở các ứng dụng muốn đóng và bắt đầu ghi một phiên mới. Sau đó, tôi tự đóng từng ứng dụng trong khi Power Automate ghi lại hành động của tôi. Sau khi dừng ghi, tôi có một luồng cơ bản có thể tái tạo quy trình đóng ứng dụng của mình.
Tiếp theo, tôi đã chỉnh sửa luồng đã ghi để thêm xử lý lỗi nhằm đảm bảo luồng có thể xử lý các tình huống như ứng dụng không được mở.
Tôi có một luồng tương tự vào cuối tuần, kích hoạt chế độ “không làm việc” nghiêm ngặt hơn. Chế độ này bật trả lời tự động “vắng mặt” (out-of-office reply) trong Outlook, giúp ranh giới giữa công việc và giải trí không còn bị mờ nhạt.
5. Tự Động Hóa Lịch Làm Việc Để Quản Lý Ngày Của Tôi
Quản lý một lịch trình bận rộn cũng có thể giống như một công việc toàn thời gian, nhưng tôi sử dụng Power Automate để tạo các mục việc cần làm từ các sự kiện trong lịch của mình. Ngay khi một cuộc họp mới được lên lịch, một nhiệm vụ tương ứng sẽ được thêm vào danh sách việc cần làm của tôi, đảm bảo tôi không bao giờ quên chuẩn bị.
Tự động hóa này được hỗ trợ bởi phiên bản web của Power Automate (không phải ứng dụng desktop), tích hợp với các ứng dụng Office 365 như Outlook và To Do.
Giao diện Power Automate web với các template tích hợp lịch và ứng dụng Office 365
Trang web Power Automate cung cấp một loạt các mẫu được xây dựng sẵn cho các quy trình làm việc phổ biến, giúp việc bắt đầu trở nên dễ dàng hơn. Tất nhiên, bạn sẽ cần đăng nhập vào các ứng dụng của mình và cấp các quyền cần thiết, nhưng các luồng này có thể giúp bạn tiết kiệm vô số giờ sau khi được thiết lập.
Kết Luận
Power Automate đã chứng tỏ là một công cụ cực kỳ hữu ích trong thói quen hàng ngày của tôi, giúp đơn giản hóa các nhiệm vụ và tiết kiệm hàng giờ làm việc. Bằng cách tự động hóa những khía cạnh tẻ nhạt và tốn thời gian trong công việc, tôi có thể tập trung vào những gì thực sự quan trọng. Nếu bạn đang tìm cách tối ưu hóa công việc trên Windows 11 và nâng cao năng suất, Power Automate chính là giải pháp mà bạn không nên bỏ qua. Hãy bắt đầu khám phá và thiết lập các quy trình tự động hóa của riêng bạn ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt đáng kể mà nó mang lại cho cuộc sống số của bạn!
