Bạn lo lắng sẽ bỏ sót ai đó hoặc tin nhắn của mình nghe có vẻ rập khuôn khi gửi hàng loạt lời mời? Tôi cũng từng gặp phải vấn đề đó, cho đến khi tôi tìm hiểu về Mail Merge. Với thủ thuật này, chỉ mất vài phút để gửi một loạt lời mời sự kiện hoặc bản tin với dấu ấn cá nhân. Đây là một kỹ năng công nghệ cơ bản nhưng vô cùng mạnh mẽ, giúp bạn tự động hóa quy trình gửi thông tin, duy trì sự kết nối cá nhân mà không tốn quá nhiều công sức.
Mail Merge không chỉ dành cho các chuyên gia marketing hay những người làm công việc hành chính mà còn hữu ích cho bất kỳ ai cần giao tiếp với một nhóm lớn, từ việc gửi thông báo trường học đến lời mời sinh nhật. Trong bài viết này, thuthuatmeohay.com sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về cách thực hiện Mail Merge, biến bạn từ người mới bắt đầu thành một chuyên gia sử dụng công cụ mạnh mẽ này.
Mail Merge là gì?
Mail Merge (hay còn gọi là Trộn thư) là một tính năng mạnh mẽ cho phép bạn gửi các tin nhắn được cá nhân hóa đến một nhóm lớn người nhận chỉ trong một lần. Bạn có thể chuẩn bị một mẫu tin nhắn – thường là một email, một biểu mẫu hoặc một bản tin – và cá nhân hóa nó cho nhiều người nhận mà không cần phải chỉnh sửa thủ công từng tin một.
Tôi thường sử dụng tính năng này khi cần tiếp cận nhiều người cùng lúc nhưng vẫn muốn xưng hô với họ bằng tên và bao gồm các thông tin cụ thể liên quan đến từng người. Hãy hình dung đây là một hệ thống tự động tùy chỉnh mẫu email của bạn với tên riêng, địa chỉ hoặc bất kỳ dữ liệu nào khác mà bạn muốn đưa vào.
Một quy trình Mail Merge thường kết hợp ba yếu tố chính:
- Tài liệu Chính (Main Document): Đây là mẫu thư, email hoặc tài liệu bạn muốn gửi. Ví dụ: một tài liệu Word chứa nội dung email hoặc thư tay.
- Nguồn Dữ liệu (Data Source): Đây là nơi chứa thông tin chi tiết về người nhận. Ví dụ: một bảng tính Excel, Google Sheets, hoặc danh bạ Outlook với các chi tiết như tên, địa chỉ, hoặc mã đơn hàng.
- Công cụ Mail Merge (Mail Merge Tool): Là tính năng tích hợp trong các phần mềm như Microsoft Word hoặc các tiện ích bổ sung của Gmail, giúp kết nối tài liệu chính với nguồn dữ liệu.
Bằng cách khớp các trường giữ chỗ trong tài liệu chính của bạn (ví dụ: <<Tên>>) với các trường tương ứng trong nguồn dữ liệu của bạn (ví dụ: cột “Tên” trong Excel), công cụ sẽ tự động gửi từng email riêng lẻ trông giống như được tạo riêng cho người nhận đó.
Chuẩn bị dữ liệu cho Mail Merge: Bước Khóa Thành Công
Bất kể bạn sử dụng nguồn dữ liệu nào, tôi nhận ra tầm quan trọng của việc tạo dữ liệu sạch, có tổ chức và nhất quán. Nếu danh sách liên hệ của bạn không đầy đủ hoặc lộn xộn, dù quy trình Mail Merge của bạn có tốt đến đâu, email của bạn vẫn có thể gặp lỗi hoặc thiếu thông tin chi tiết. Vì vậy, hãy đầu tư thời gian để tạo nó một lần và bạn có thể sử dụng lại nhiều lần.
- Xác định các trường thông tin cần thiết: Quyết định bạn cần những thông tin gì để cá nhân hóa email của mình. Thường thì điều này bao gồm tên và họ, địa chỉ email, và có thể cả địa điểm hoặc chi tiết đơn hàng gần đây.
- Tạo một tệp Excel và thêm dữ liệu: Sử dụng các tiêu đề cột cho mỗi phần dữ liệu. Ví dụ:
HoTenEmailCongTySoDienThoai
- Làm sạch bảng tính của bạn: Loại bỏ bất kỳ khoảng trắng thừa hoặc vấn đề định dạng nào, và xác minh tất cả các địa chỉ email đều chính xác. Một nguồn dữ liệu gọn gàng, nhất quán sẽ giúp quá trình diễn ra suôn sẻ.
Lựa chọn công cụ Mail Merge phù hợp
Khi nói đến các công cụ Mail Merge, tôi thường sử dụng bộ ứng dụng Microsoft 365 (Word, Excel và Outlook) vì các tính năng mạnh mẽ và khả năng tích hợp liền mạch của nó. Tuy nhiên, bạn cũng có thể sử dụng Gmail và Google Sheets cho các dự án trộn thư nhanh chóng hoặc khi làm việc trên các dự án cộng tác nhỏ trên nền tảng của Google.
Các công cụ Mail Merge khác nhau cung cấp các tính năng và mức độ phức tạp đa dạng. Tôi đề xuất chọn công cụ phù hợp với quy trình làm việc của bạn, kích thước danh sách gửi thư và sở thích cá nhân của bạn.
Nếu bạn cần các tính năng nâng cao như phân tích chi tiết, lên lịch hoặc tự động hóa, hãy cân nhắc các nền tảng chuyên biệt (ví dụ: Mailchimp cho bản tin).
Hướng dẫn tạo Mail Merge với Excel và Word (qua Outlook)
Word mang đến cho bạn rất nhiều quyền kiểm soát đối với một Mail Merge với tab “Mailings” trên thanh ribbon, bao gồm cả một trình hướng dẫn Mail Merge. Nhưng tôi sẽ sử dụng cách tiếp cận đơn giản hơn ở đây với các tùy chọn trên tab “Mailings”.
Chuẩn bị dữ liệu cho Word (từ Excel)
Hãy bỏ ra một chút công sức để tạo và duy trì một bảng tính Excel chứa dữ liệu liên hệ của bạn. Và làm ơn, hãy sao lưu nó ở một nơi an toàn.
Bảng dữ liệu Excel mẫu với các cột tên, email, công ty để trộn thư Mail Merge
Dưới đây là một số mẹo để chuẩn bị và định dạng bảng tính đúng cách:
- Nếu dữ liệu của bạn ở trong Excel, bạn có thể chuẩn bị trực tiếp. Nếu nó ở trong tệp .txt hoặc .csv, bạn phải nhập nó vào Excel và chuẩn bị.
- Đảm bảo mỗi cột có một tiêu đề rõ ràng (ví dụ: “FirstName,” “LastName,” “Email”).
- Đây là một thực hành tốt khi tên cột bảng tính khớp với tên trường Mail Merge. Ngoài ra, bạn cần tách riêng các cột tên và họ để xưng hô với ai đó bằng tên của họ.
- Định dạng các cột có dữ liệu số, vì chúng có thể phức tạp. Ví dụ: mã ZIP/mã bưu điện phải được định dạng là văn bản để giữ các số 0 đầu (ví dụ: 00499). Định dạng chúng là văn bản trước khi nhập.
- Trong mẫu Word, đặt ký hiệu thích hợp cho bất kỳ loại tiền tệ hoặc phần trăm nào trước hoặc sau trường hợp nhất. Nếu không có chúng, bất kỳ số nào có thể không có ý nghĩa đối với người nhận.
Nếu bạn đang tìm kiếm dữ liệu mẫu để thực hành Mail Merge? Các ví dụ ở đây được tạo trên các trang web như Mockaroo và Generate Data.
Bắt đầu Mail Merge trong Microsoft Word
Soạn thảo nội dung email trong Microsoft Word và lưu tài liệu trên máy tính của bạn làm mẫu để sử dụng trong tương lai.
Có nhiều kịch bản Mail Merge khác nhau. Ví dụ, bạn có thể cần gửi tệp đính kèm với mỗi email hoặc gửi dữ liệu kinh doanh khác nhau cho mỗi người nhận theo vai trò của họ. Các phương pháp phức tạp hơn cũng có thể được đề cập bằng Rules (Mailings > Write & Insert Fields group > Rules).
- Tạo hoặc mở tài liệu Word mà bạn muốn sử dụng cho Mail Merge.
- Nhấp vào tab Mailings trên thanh ribbon.
- Chọn Start Mail Merge > E-mail Messages từ menu thả xuống.
Ảnh chụp màn hình Microsoft Word hiển thị các bước bắt đầu Mail Merge trong tab Mailings
Bây giờ hãy viết tin nhắn email của bạn vào tài liệu trống. Để trống các khoảng bạn muốn chèn thông tin cá nhân hóa. Word sẽ chèn các trường hợp nhất từ nguồn dữ liệu của bạn vào đây.
Mẫu email đã cá nhân hóa trong Word với các trường trộn thư như FirstName và Company
Tiếp theo, đã đến lúc lấy dữ liệu từ Excel.
- Nhấp vào Select Recipients > Use an Existing List.
- Duyệt đến tệp Excel nguồn và nhấp vào Open trong hộp thoại để chọn nó.
- Nếu bạn chưa có danh sách gửi thư, bạn có thể tạo một danh sách từ tùy chọn Type a New List trong menu thả xuống.
- Chọn File > Save.
- Bất cứ nơi nào bạn muốn thông tin cá nhân hóa (như tên của ai đó), nhấp vào Insert Merge Field.
- Chọn tiêu đề cột Excel có liên quan.
- Trên tab Mailings, nhấp vào Preview Results.
- Sử dụng các nút mũi tên để xem qua các người nhận khác nhau.
Xác minh rằng tên, công ty và các trường khác xuất hiện chính xác trong nội dung thư. Bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn Check for Errors để phát hiện các trường trống.
Các trường như «FirstName» đảm bảo người nhận nhìn thấy tên của họ thay vì một lời chào chung chung. Bạn cũng có thể tự động hóa kiểu tên và lời chào với tùy chọn Greeting Line trong nhóm Write & Insert Fields.
Gửi email đã trộn qua Outlook
Nếu bản xem trước của bạn cho thấy kết quả nhất quán, thì tất cả những gì còn lại là giao giai đoạn cuối cùng cho Outlook.
- Nhấp vào Finish & Merge > Send Email Messages.
- Chỉ định các trường này trong các tùy chọn Merge to Email:
- Trường To: Chọn cột Excel chứa email của người nhận (ví dụ: “Email”).
- Subject line: Thêm văn bản chủ đề mong muốn của bạn vào đây (bạn không thể chèn trường Mail Merge vào đây trong một Mail Merge Word cơ bản).
- Mail format: Chọn HTML để có một email được định dạng đẹp mắt.
- Nhấn OK, và Word sẽ chuyển từng email cá nhân hóa cho Outlook.
- Mở Outlook để xác nhận tin nhắn nằm trong thư mục Hộp thư đi (Outbox) hoặc Đã gửi (Sent) của bạn.
Màn hình hoàn tất quá trình trộn thư Mail Merge trong Word để gửi email qua Outlook
Nếu bạn có một danh sách lớn, hãy cân nhắc gửi email theo từng đợt để phát hiện và sửa bất kỳ lỗi nào. Một số nhà cung cấp dịch vụ thư cũng áp đặt giới hạn gửi, hạn chế số lượng email bạn có thể gửi trong một giờ hoặc một ngày.
Hướng dẫn tạo Mail Merge với Gmail & Google Sheets
Gmail và Google Sheets cũng là một phương pháp thay thế để thực hiện Mail Merge. Mặc dù Gmail không có khả năng Mail Merge tích hợp sẵn, bạn có thể đạt được kết quả tương tự bằng cách sử dụng Google Sheets và một số tiện ích bổ sung Mail Merge tuyệt vời.
Quá trình này bao gồm việc lưu trữ dữ liệu trong Google Sheets và gửi email bằng tiện ích mở rộng của Chrome như Mail Merge. Lưu ý rằng nhiều tiện ích bổ sung không yêu cầu đăng ký Google Workspace. Chúng hoạt động trong phiên bản miễn phí của Gmail nhưng có thể có các tính năng cụ thể hoặc giới hạn về số lượng.
Kết luận
Mail Merge vẫn là một trong những phương pháp hàng đầu của tôi để gửi số lượng lớn email được cá nhân hóa một cách hiệu quả. Đây không chỉ là công cụ dành cho email doanh nghiệp; bạn có thể sử dụng nó tại nhà để gửi lời chúc mừng ngày lễ, thực hiện tiếp cận cộng đồng hoặc giao tiếp với giáo viên và học sinh.
Bước quan trọng nhất là phân đoạn dữ liệu của bạn với một mẫu được soạn thảo tốt. Ngoài ra, hãy làm theo các mẹo trên và cân nhắc múi giờ nếu bạn có danh sách liên hệ toàn cầu. Mail Merge giúp bạn tiết kiệm thời gian, tăng cường sự chuyên nghiệp và tạo ấn tượng cá nhân sâu sắc. Hãy bắt đầu áp dụng Mail Merge ngay hôm nay để tối ưu hóa việc giao tiếp của bạn!
