Notion đã trở thành một công cụ không thể thiếu cho hàng triệu người dùng trên toàn cầu, từ việc ghi chú cá nhân, quản lý dự án cho đến xây dựng wiki nội bộ cho doanh nghiệp. Mặc dù phiên bản miễn phí của Notion đã cung cấp rất nhiều giá trị và tính năng mạnh mẽ, việc nâng cấp lên gói đăng ký Notion Plus có thể thực sự thay đổi cách bạn làm việc và tối ưu hóa năng suất. Đối với nhiều người, khoản đầu tư này không chỉ “tự chi trả” mà còn mang lại lợi ích vượt xa chi phí ban đầu. Hãy cùng tôi khám phá 6 lý do chính tại sao Notion Plus lại là một khoản đầu tư xứng đáng, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng Notion như một công cụ làm việc hàng ngày.
1. Tự động hóa mạnh mẽ giúp quản lý bảng dữ liệu quy mô lớn
Trong quy trình làm việc hàng ngày của tôi với Notion, có rất nhiều tác vụ lặp đi lặp lại như cập nhật trạng thái công việc. Với phiên bản miễn phí, việc này thường đòi hỏi phải tự tay thay đổi từng trường dữ liệu liên quan, gây tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót. Notion Plus giải quyết triệt để vấn đề này với tính năng tự động hóa (Automations) mạnh mẽ. Giờ đây, chỉ cần thay đổi một trường thả xuống (drop-down field), mọi dữ liệu liên quan khác trong bảng sẽ tự động cập nhật theo.
Ví dụ, tôi có một bảng Notion để theo dõi trạng thái tất cả các bài viết tôi phụ trách. Khi tôi hoàn thành việc lên ý tưởng (pitch) hoặc viết một bài, tôi chỉ cần cập nhật thuộc tính trạng thái (status property) trong bảng, và các thuộc tính khác sẽ tự động điều chỉnh. Ngoài ra, Notion Plus còn cho phép thiết lập các tự động hóa theo lịch trình cho những quy trình công việc định kỳ. Nhờ vậy, tôi tiết kiệm được một lượng lớn thời gian, giúp việc theo dõi công việc trên Notion trở nên dễ dàng hơn nhiều so với việc cập nhật thủ công từng thuộc tính khi khối lượng công việc trở nên bận rộn.
Tích hợp dự án Asana được đồng bộ trong Notion để quản lý công việc tự động
2. Vô số khối và không gian lưu trữ không giới hạn cho mọi dự án
Khối (block) trong Notion là những thành phần cơ bản để xây dựng nội dung trên một trang, có thể là danh sách việc cần làm (to-do list), hộp kiểm (checkbox), nội dung nhúng (embeds) hoặc đơn giản là một đoạn văn bản. Phiên bản miễn phí của Notion có giới hạn 1.000 khối nếu bạn chia sẻ trang với người khác, điều này gây trở ngại lớn cho các dự án hợp tác.
Notion Plus loại bỏ hoàn toàn giới hạn này, mang đến cho bạn khả năng sử dụng khối không giới hạn và cho phép mời tối đa 100 khách (guest) vào các trang của mình. Dù tôi không chia sẻ trang với quá nhiều người, việc có khối không giới hạn trong không gian làm việc chung đồng nghĩa với việc tôi và các thành viên trong nhóm có thể xây dựng những trang, cơ sở dữ liệu và công cụ theo dõi khổng lồ mà không cần lo lắng về việc hết không gian trên một tài liệu dài. Một ví dụ điển hình là việc theo dõi tài liệu cho các trang web tôi phát triển. Những tài liệu này được chia sẻ giữa ba đến bốn thành viên trong nhóm, những người làm việc trên các phần riêng lẻ trong một trang bao gồm thiết kế, mã nguồn (backend code), tài liệu phía client (client-side documentations), v.v. Với Notion Plus, tôi có thể tổ chức thông tin về mọi trang web, từ thiết kế đến tài liệu mã nguồn, trên một trang duy nhất và chia sẻ nó với đồng đội. Điều này giúp việc làm việc nhóm trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Bạn cũng nhận được khả năng tải lên tệp không giới hạn, với mỗi tệp riêng lẻ có dung lượng tối đa 5GB. Với dung lượng này, tôi có thể thoải mái tạo một bộ sưu tập các tài liệu, tài sản kỹ thuật số, tệp mã nguồn và văn bản, cùng mọi thứ cần thiết liên quan đến một dự án cụ thể, tất cả trong một trang Notion duy nhất.
3. Trực quan hóa tiến độ công việc và dữ liệu một cách sinh động
Notion Plus cho phép bạn trực quan hóa dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu (databases) theo nhiều cách khác nhau, bao gồm biểu đồ đường (line), biểu đồ cột (bar) và biểu đồ hình bánh (donut graphs). Kết hợp với tính năng tự động hóa, điều này giúp việc theo dõi tiến độ dự án trở nên vô cùng dễ dàng. Bạn có thể dễ dàng thiết lập tỷ lệ phần trăm hoàn thành nhiệm vụ và xem tổng quan tiến độ của toàn bộ dự án chỉ trong nháy mắt.
Quản lý và hiển thị thanh tiến độ công việc trong cơ sở dữ liệu Notion
Mặc dù bạn vẫn có thể làm điều này trong phiên bản miễn phí của Notion, nhưng sẽ tốn nhiều công sức hơn để theo dõi tiến độ một cách chính xác. Việc sử dụng các thuộc tính quan hệ (relation) và tổng hợp (rollup) là cách dễ nhất để thực hiện. Ví dụ, bạn có thể tính toán mức độ hoàn thành một dự án bằng cách sử dụng thuộc tính tổng hợp được liên kết với các hộp kiểm (checkboxes) theo dõi các mục tiêu riêng lẻ. Việc trực quan hóa tiến độ mang lại nhiều lợi ích hơn là chỉ cho bạn biết dự án đã đi được bao xa. Các chỉ số trực quan về tiến độ giúp dễ dàng ưu tiên các nhiệm vụ và phân bổ nguồn lực vào đúng lĩnh vực, giúp bạn có trách nhiệm hơn và thấy được tiến độ theo thời gian thực.
4. Lịch sử trang dài hơn – Yên tâm làm việc và phục hồi dữ liệu
Bạn đã bao giờ muốn quay lại một phiên bản tài liệu cũ nhưng nhận ra nó quá lỗi thời và chương trình bạn đang sử dụng không theo dõi lịch sử đủ lâu? Notion Plus giải quyết vấn đề đó. Với gói đăng ký Plus, bạn nhận được 30 ngày lịch sử phiên bản trên các trang Notion của mình, so với bảy ngày được cung cấp trên phiên bản miễn phí. Điều này có nghĩa là bạn có thể khôi phục trang của mình về một phiên bản cũ hơn trong tối đa 30 ngày.
Giao diện lịch sử phiên bản trang Notion cho phép xem lại và khôi phục
Đối với tôi, tiện ích lớn nhất mà tính năng này mang lại là sự an tâm. Tôi có thể làm việc mà không phải lo lắng về việc vô tình xóa nội dung của một trang, và chia sẻ các trang với đồng đội hoặc khách mà không phải căng thẳng về việc ai đó vô tình xóa một đoạn văn bản hoặc bảng quan trọng. Điều này cũng giúp theo dõi tiến độ và sự phát triển của tài liệu theo thời gian. Tôi thường xuyên xem lại các phiên bản trang mới và cũ để xem một dự án cụ thể đã tiến triển đến đâu. Tôi cũng sử dụng tính năng này để theo dõi và so sánh cách các đoạn mã nhỏ tôi viết phát triển theo thời gian và liệu một phiên bản trước đó có hoạt động tốt hơn phiên bản hiện tại hay không. Giá trị của công việc có thể bị mất nếu không có lịch sử phiên bản mở rộng, và điều đó vượt xa khoản đầu tư này.
5. Khả năng đồng bộ nhiều cơ sở dữ liệu – Mở rộng không gian làm việc
Bạn chỉ nhận được một cơ sở dữ liệu đồng bộ (synced database) trên gói miễn phí của Notion, điều này có thể gây ra vấn đề nếu bạn đang theo dõi nhiều luồng dữ liệu từ các dịch vụ như GitHub và Asana. Gói đăng ký Plus bao gồm các cơ sở dữ liệu không giới hạn, nghĩa là bạn có thể theo dõi bao nhiêu dự án tùy thích và đồng bộ chúng với các dịch vụ bên ngoài.
Các cơ sở dữ liệu này cho phép tôi đồng bộ các vấn đề (issues) và yêu cầu kéo (pull requests) từ kho lưu trữ GitHub của mình vào Notion và chia sẻ chúng với nhóm của tôi, ngay cả khi họ không có quyền truy cập vào kho lưu trữ. Tất cả những gì tôi cần làm là sao chép và dán liên kết vấn đề hoặc yêu cầu kéo từ GitHub vào các trang Notion của mình, và Notion sẽ tự động xử lý phần còn lại.
Một cơ sở dữ liệu được đồng bộ trong Notion hiển thị các mục từ dịch vụ bên ngoài
Tôi có các cơ sở dữ liệu khác nhau trên mỗi trang để theo dõi các kho lưu trữ GitHub riêng biệt, điều này giúp giữ tất cả thông tin về một dự án đang diễn ra trên một trang Notion duy nhất. Giới hạn hàng (row limit) trong gói Plus cũng cao hơn đáng kể (20.000 so với 100 trong gói miễn phí), nghĩa là các kho lưu trữ lớn hơn cũng hoạt động mà không gặp vấn đề gì. Nhìn chung, điều này cho phép bạn quản lý khối lượng công việc cá nhân, kết nối các vấn đề GitHub với các nhiệm vụ, và đề cập các ticket hoặc vấn đề này ở bất cứ đâu trong không gian làm việc Notion của bạn. Bạn thậm chí có thể thiết lập các mối quan hệ tự động giữa các cơ sở dữ liệu được đồng bộ từ GitHub và Jira, giúp việc theo dõi yêu cầu kéo và bất kỳ nhiệm vụ hoặc vấn đề nào trong Notion trở nên dễ dàng hơn.
6. Tùy chỉnh giao diện và thương hiệu cá nhân chuyên nghiệp
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, gói đăng ký Notion Plus cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các tùy chỉnh trang web (site customizations). Điều này có nghĩa là bạn có thể đặt trang chủ, tùy chỉnh biểu tượng trang (favicon) và bản xem trước khi chia sẻ (share preview), sử dụng tiêu đề tùy chỉnh (custom headers), và nhiều hơn nữa. Những tính năng này đặc biệt hữu ích khi tôi tạo các trang cho khách hàng mà cần có một nhận diện thương hiệu cụ thể và không muốn trông như được tạo vội vàng từ một chương trình bên ngoài.
Hình ảnh máy tính bảng hiển thị website tạo bằng Notion Sites cùng với phác thảo và điện thoại logo Notion
Ngoài ra, tôi cũng có thể tinh chỉnh giao diện của các trang Notion và thiết kế chúng tốt hơn. Mặc dù mất một chút thời gian để có được trang theo ý muốn, các không gian làm việc được thiết kế tốt có thể tăng năng suất và tạo ra một môi trường làm việc hấp dẫn hơn. Tôi không thực hiện điều này cho mọi trang mình có, nhưng tôi chắc chắn sử dụng đủ thường xuyên để tính năng này tạo ra sự khác biệt. Khi tạo trang cho khách hàng, đây trở thành một tính năng cực kỳ tiện dụng giúp tài liệu của tôi nổi bật và tạo ấn tượng.
Kết luận
Notion Plus thực sự có thể tạo ra những thay đổi đáng kinh ngạc nếu bạn coi Notion là một công cụ hàng ngày để ghi lại, theo dõi công việc, tiến độ và các dự án của mình. Các tính năng mở rộng mà gói Plus cung cấp không chỉ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc. Từ khả năng tự động hóa phức tạp, không gian lưu trữ và khối không giới hạn, đến việc trực quan hóa dữ liệu và lịch sử trang dài hơn, mỗi tính năng đều mang lại giá trị thiết thực. Hơn nữa, khả năng đồng bộ nhiều cơ sở dữ liệu và tùy chỉnh giao diện chuyên nghiệp giúp Notion Plus trở thành một khoản đầu tư xứng đáng, đặc biệt khi bạn cần một công cụ mạnh mẽ để quản lý các dự án lớn và làm việc nhóm hiệu quả.
Bạn đã trải nghiệm Notion Plus chưa? Hãy chia sẻ những tính năng yêu thích của bạn hoặc những cách bạn đã tận dụng gói nâng cấp này để tăng năng suất công việc trong phần bình luận bên dưới nhé!
