Trong thế giới công nghệ phát triển không ngừng, nơi mỗi email, mỗi thông báo và mỗi dự án đều “la hét” đòi hỏi sự chú ý của bạn, việc cắt giảm sự nhiễu loạn để tập trung vào điều cốt lõi dường như là một thách thức lớn. Giải pháp, thực chất, lại đơn giản đến bất ngờ: tuân thủ một quy tắc duy nhất, kiên trì với nó, và bắt tay vào hành động. Tôi đã ngừng suy nghĩ quá nhiều và bắt đầu thực hiện – từng nhiệm vụ được ưu tiên một cách có chủ đích.
Mục tiêu không phải là làm việc chăm chỉ hơn, mà là làm việc thông minh hơn. Đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ, nơi sự phức tạp của mã nguồn, dự án phần mềm và deadline luôn hiện hữu, khả năng quản lý công việc hiệu quả là chìa khóa để duy trì sự sáng tạo và tránh tình trạng kiệt sức. Quy tắc này không đòi hỏi bạn phải cài đặt thêm ứng dụng phức tạp hay học hỏi các kỹ thuật quản lý thời gian cao siêu. Nó dựa trên một nguyên lý cơ bản nhưng mạnh mẽ, giúp bạn xác định rõ ràng điều gì là quan trọng nhất, cam kết thực hiện nó theo một trật tự nhất định, và từ đó, kiến tạo đà tiến bộ thực sự. Đây là phương pháp giúp bạn kiểm soát công việc, thay vì để công việc kiểm soát bạn, và nó đặc biệt hữu ích cho những ai đang tìm cách tối ưu hóa hiệu suất làm việc của mình trong môi trường công nghệ đầy áp lực.
Quy tắc Danh sách Ưu tiên là gì?
Quy tắc Danh sách Ưu tiên là tạo ra một danh sách các công việc được xếp hạng theo tầm quan trọng, sau đó hoàn thành chúng theo đúng trình tự đó mà không bỏ qua bất kỳ mục nào.
Đó chính là quy tắc. Không có thủ thuật phức tạp, không có hệ thống mã hóa màu mè, cũng không có ứng dụng năng suất cao cấp nào liên tục gửi thông báo nhắc nhở. Tôi gọi nó là Quy tắc Danh sách Ưu tiên, và nó cực kỳ hiệu quả.
Bạn xác định điều gì quan trọng nhất, cam kết tuân theo thứ tự đó, và thực hiện. Việc thực hiện không dựa trên điều gì nhanh nhất, dễ nhất hay thú vị nhất, mà hoàn toàn dựa trên điều gì khẩn cấp nhất, có thời hạn nhất, hoặc được yêu cầu từ quản lý hay nhóm của bạn.
Đây là điểm mà hầu hết mọi người thường vấp ngã. Họ viết ra danh sách và ngay lập tức muốn bỏ qua. Nhiệm vụ số 1 cảm thấy nặng nề, vì vậy họ nhảy sang Nhiệm vụ số 6 để có một chiến thắng nhanh chóng, theo đuổi cảm giác thỏa mãn dopamine trong khi tự thuyết phục bản thân rằng họ đang làm việc hiệu quả.
Thật không may, họ không thực sự làm việc hiệu quả. Dự án “khẩn cấp” mà sếp bạn nhắc đến hai lần tuần trước? Vẫn chưa động đến. Công việc quan trọng phải nộp vào buổi trưa? Bị bỏ qua trong khi bạn dọn dẹp hộp thư đến hoặc chỉnh sửa các slide ngày hôm qua. Quy tắc Danh sách Ưu tiên chấm dứt tình trạng này, không sắp xếp lại và không thương lượng. Bạn làm nhiệm vụ quan trọng nhất trước, sau đó là nhiệm vụ thứ hai, rồi thứ ba – luôn luôn theo thứ tự. Nó không hào nhoáng, và chắc chắn sẽ không mang lại cho bạn ảo tưởng về tiến độ nhanh chóng. Với phương pháp này, bạn sẽ không thể gạch bỏ năm mục dễ dàng liên tiếp, nhưng bạn sẽ nhận thấy những kết quả ý nghĩa. Các dự án được hoàn thành, các ưu tiên được giữ rõ ràng, và bạn ngừng lãng phí năng lượng để quyết định nên làm gì mỗi vài phút.
Xây dựng Danh sách Công việc và “Trao Quyền” cho nó
Bạn không thể tuân theo một hệ thống không tồn tại. Hãy bắt đầu bằng cách liệt kê mọi công việc trong tâm trí bạn – nhỏ, lớn, đang dở dang, hay chỉ là những ý tưởng. Ghi lại mọi thứ bạn có thể nghĩ ra. Đừng lo lắng về việc phân loại vội, hãy xem đây là việc bày biện các công cụ của bạn trước khi bắt tay vào xây dựng.
Danh sách các công việc cá nhân và kỹ thuật chưa được sắp xếp trên giấy ghi chú
Khi danh sách đã hoàn thành, hãy bắt đầu sắp xếp mọi thứ. Không phải theo điều gì trông thú vị hay điều gì sẽ gây ấn tượng với người khác, mà theo mức độ khẩn cấp và liên quan. Tránh dán nhãn mọi thứ là “ưu tiên cao”, vì điều đó không thực sự ưu tiên tầm quan trọng của các nhiệm vụ của bạn. Đây là một phương pháp thực tế, không phải cảm tính.
Tôi thích tự hỏi mình những câu hỏi sau: Việc gì cần được hoàn thành trước vì người khác đang chờ đợi? Nhiệm vụ nào, nếu bị trì hoãn, sẽ gây ra sự gián đoạn lớn nhất? Những nhiệm vụ hiện lên trong đầu là những nhiệm vụ thuộc hàng đầu. Nếu tôi không chắc liệu Nhiệm vụ A hay Nhiệm vụ B quan trọng hơn, tôi luôn hỏi. Một tin nhắn nhanh cho quản lý có thể giúp tôi tiết kiệm hàng ngày công sức lãng phí.
Danh sách các tác vụ công nghệ đã được sắp xếp khoa học theo mức độ ưu tiên
Khi danh sách đã được hoàn thiện, thử thách bắt đầu. Nhiều người thất bại ở đây, không phải vì họ không tạo danh sách đúng cách, mà vì họ không tuân theo nó đúng cách. Họ có thể bắt đầu đúng hướng, nhưng sau đó những lời bào chữa bắt đầu len lỏi: “Nhiệm vụ số 3 ngắn hơn và tôi chỉ có 20 phút,” hoặc “Tôi không có tâm trạng làm Nhiệm vụ số 1 ngay bây giờ, hãy để tôi làm Nhiệm vụ số 5.” Họ nhảy việc và chọn lọc những mục dễ hơn, rơi vào những lỗi sai phổ biến trong quản lý thời gian.
Đây là một cái bẫy tự gây ra. Mỗi lần đi đường vòng là đánh đổi hiệu quả lấy sự thoải mái. Bạn có thể bận rộn, nhưng bạn sẽ không tiến bộ một cách thực sự hiệu quả. Nếu bạn đã dành công sức để ưu tiên, hãy tin tưởng vào công sức đó. Đừng quyết định lại cả ngày của bạn mỗi 15 phút; Nhiệm vụ số 1 nghĩa là bắt đầu với Nhiệm vụ số 1. Hãy cam kết hoàn thành chúng theo thứ tự đó và giữ nguyên thứ tự đã viết. Não bạn sẽ cố gắng thương lượng lại, đừng bận tâm đến nó.
Ưu tiên không phải Phỏng đoán, đó là Giao tiếp
Nhiều người coi việc ưu tiên là một nhiệm vụ cá nhân – bạn ngồi lại với những suy nghĩ của riêng mình, đưa ra một quyết định và tự mình tiến lên. Điều đó có thể hiệu quả trong một số trường hợp, nhưng nhiều người trong chúng ta đã từng bị sếp khiển trách vì dành hai ngày cho một việc lẽ ra có thể chờ thêm một tuần. Bước này rất cần thiết: nếu bạn không biết, hãy hỏi. Đó là một phần quan trọng của việc tuân thủ Quy tắc Danh sách Ưu tiên.
Quy tắc này hoạt động tốt nhất cùng với giao tiếp rõ ràng. Nếu bạn từng nghi ngờ nhiệm vụ nào quan trọng hơn, chỉ cần hỏi. Gửi một tin nhắn nhanh cho trưởng nhóm hoặc quản lý của bạn, nói điều gì đó kiểu như: “Hôm nay tôi có Nhiệm vụ A và B trên bàn, bạn muốn tôi giải quyết việc nào trước?”
Nếu quản lý của bạn không phản hồi, hãy tìm kiếm sự hướng dẫn từ một đồng nghiệp hoặc trưởng nhóm đáng tin cậy – và luôn ghi lại các quyết định của bạn. Khi bạn đang chờ đợi thông tin đầu vào, tốt hơn là tiến về phía trước một cách thận trọng hơn là đình trệ. Hỏi người quen thuộc với dự án về quan điểm của họ, và ghi lại ngắn gọn những gì bạn đã quyết định, tại sao và khi nào bạn đã liên hệ.
Không có quản lý hợp lý nào sẽ phạt bạn vì tìm kiếm sự rõ ràng. Trên thực tế, hầu hết đều đánh giá cao cách tiếp cận chủ động này. Tốt hơn nhiều khi dành 60 giây để hỏi ý kiến hơn là dành hàng giờ để khắc phục một sai sót do phỏng đoán mà không giao tiếp.
Không Khoan nhượng cho Quyết định Dựa trên Tâm trạng
Tâm trạng là mối đe dọa thầm lặng nhất đối với sự nhất quán. Bạn tỉnh táo hơn vào buổi sáng, hòa đồng hơn sau bữa trưa và kiệt sức vào giữa buổi chiều. Chẳng bao lâu, thứ tự công việc của bạn lại dựa trên cảm giác của bạn, chứ không phải điều gì quan trọng. Đó là cách mà cả tuần làm việc biến mất. Bạn lãng phí năng lượng để sắp xếp lại công việc cho phù hợp với tâm trạng thay vì thực hiện theo ưu tiên.
Nhiều người cố gắng biện minh cho việc bỏ qua các nhiệm vụ khó vì họ quá mất tập trung hoặc đang có dấu hiệu kiệt sức. Thay vì tuân theo danh sách ưu tiên, họ theo đuổi những lối tắt phù hợp với tâm trạng hiện tại của mình.
Quy tắc này lật ngược tình thế. Thay vì bẻ cong danh sách công việc để phù hợp với tâm trạng của bạn, bạn làm điều ngược lại: quản lý tâm trạng của mình để đáp ứng các yêu cầu của danh sách.
Trong trường hợp của tôi, điều đó có thể có nghĩa là lên lịch cho nhiệm vụ khó nhất của tôi vào thời điểm tập trung cao điểm, hoặc nghỉ giải lao ngắn để nạp lại năng lượng trước một công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ. Tôi thường uống nước, vươn vai, điều chỉnh lại tầm nhìn, bước ra ngoài một chút, bất cứ điều gì giúp tôi sẵn sàng hành động. Dù tôi làm gì, tôi không sắp xếp lại hoặc bỏ qua các nhiệm vụ.
Hãy dành một quãng nghỉ ngắn giữa mỗi nhiệm vụ, không chỉ trong những nhiệm vụ dài. Những khoảng dừng ngắn, dù chỉ một hoặc hai phút, cũng giúp bạn thiết lập lại sự tập trung. Thói quen nhỏ này có thể cải thiện năng suất của bạn bằng cách ngăn ngừa mệt mỏi tinh thần khi bạn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.
Danh sách vẫn không thay đổi; tâm trạng của bạn là biến số mà bạn kiểm soát. Có một cảm giác nhẹ nhõm đi kèm với điều đó. Không suy nghĩ quá nhiều, không hoài nghi, chỉ là tiến độ ổn định.
Đà Tiến độ Quan trọng hơn Động lực nhất thời
Mặc dù có nhiều cách tăng động lực làm việc, nhưng động lực có thể dao động rất lớn. Nếu bạn dựa vào động lực làm yếu tố thúc đẩy chính, hiệu suất làm việc của bạn sẽ không đồng đều và không đáng tin cậy. Thay vào đó, Quy tắc Danh sách Ưu tiên xây dựng dựa trên đà tiến độ.
Đà tiến độ không phụ thuộc vào cảm giác của bạn, nó được tạo ra bằng cách bắt tay vào làm và hoàn thành từng nhiệm vụ một. Khi bạn hoàn thành một mục ưu tiên cao – dù khó khăn đến mấy – chiến thắng đó sẽ tạo ra hiệu ứng cộng dồn. Bởi vì bạn đã và đang tiến về phía trước, nhiệm vụ tiếp theo đột nhiên có vẻ dễ quản lý hơn.
Quan trọng hơn, nó ngăn chặn ảo tưởng về tiến độ. Rất dễ để đánh lừa bản thân rằng bạn đang làm việc hiệu quả bằng cách gạch bỏ một vài nhiệm vụ dễ dàng, nhưng nếu không có nhiệm vụ nào trong số đó thực sự tạo ra thay đổi, bạn chưa đạt được tiến bộ thực sự. Tập trung vào những công việc bận rộn không mang lại kết quả hữu hình, nó chỉ mang lại cảm giác dễ chịu trong khoảnh khắc đó.
Theo kinh nghiệm của tôi, đà tiến độ đến từ năng suất. Ngay cả khi tôi chỉ hoàn thành một nhiệm vụ trong một ngày, tôi vẫn có thể tạo ra sự chuyển động có ý nghĩa về phía trước. Loại tiến bộ đó cho phép tôi xây dựng sự tự tin, tạo ra kết quả cộng dồn và giành được sự tin tưởng tại nơi làm việc của mình.
Hãy quên đi sự hài lòng phù du từ những chiến thắng nhỏ, thay vào đó hãy hướng đến đà tiến độ bền vững đến từ việc hoàn thành những gì thực sự quan trọng. Một khi bạn bắt đầu tạo ra đà, việc tuân thủ danh sách sẽ trở nên thỏa mãn hơn rất nhiều.
Khi Bạn đi chệch khỏi Danh sách, hãy Bắt đầu lại
Sẽ có những ngày bạn thất bại, như tôi đã từng nhiều lần. Cuối cùng, bạn sẽ hành động theo cảm xúc, bị phân tâm bởi những yêu cầu khẩn cấp, hoặc bỏ qua quy tắc hoàn toàn. Điều đó là bình thường, nhưng điều quan trọng là cách bạn phản ứng khi đi chệch hướng.
Đừng sử dụng thất bại làm lý do để bỏ đi hệ thống của bạn, hãy sử dụng nó làm bằng chứng cho thấy tại sao Quy tắc Danh sách Ưu tiên lại quan trọng. Khoảnh khắc bạn nhận ra mình đã đi chệch hướng hoặc sắp xếp lại danh sách, hãy dừng lại, hít thở, quay lại danh sách và cam kết lại với thứ tự đã định.
Không có gì đáng xấu hổ khi bắt đầu lại và không cần phải hoảng sợ, bạn không cần phải tạo ra một kế hoạch hoàn toàn mới. Bạn cần tin tưởng vào kế hoạch đang hiệu quả và thực hành tuân thủ nó.
Với Quy tắc Danh sách Ưu tiên, bạn có thể dễ dàng và hiệu quả cải thiện toàn bộ quy trình làm việc của mình. Hãy coi đây là một điểm mấu chốt để tạo danh sách của bạn, thiết lập thứ tự và làm việc thông qua từng mục một, không thỏa hiệp. Chỉ vậy thôi. Bạn sẽ ngạc nhiên khi sự rõ ràng nhanh chóng thay thế sự hỗn loạn.
Hãy chia sẻ trải nghiệm của bạn về việc áp dụng quy tắc này trong công việc công nghệ! Liệu nó có giúp bạn tối ưu hóa hiệu suất và giảm bớt căng thẳng không? Thuthuatmeohay.com rất mong nhận được những chia sẻ từ bạn đọc.
