Trong hành trình tìm kiếm một công cụ hỗ trợ công việc hiệu quả, tôi đã thử qua vô số ứng dụng quản lý tác vụ khác nhau. Mỗi khi bắt đầu với một ứng dụng mới, tôi đều tràn đầy hy vọng về một khởi đầu suôn sẻ, nhưng rồi những thông báo dồn dập và sự phức tạp của chúng lại khiến tôi nhanh chóng từ bỏ. Sau rất nhiều lần thất bại, cuối cùng tôi đã tìm được một ứng dụng thực sự giúp tôi ngừng loay hoay điều chỉnh và bắt tay vào hoàn thành công việc. Bài viết này sẽ chia sẻ chi tiết về 8 ứng dụng quản lý công việc mà tôi đã trải nghiệm, cùng với những ưu và nhược điểm từ góc nhìn của một người dùng thực tế, giúp bạn đọc có cái nhìn toàn diện để lựa chọn công cụ phù hợp nhất cho mình.
8. Microsoft To Do: Đơn Giản Cho Nhu Cầu Cơ Bản
Khi mới bắt đầu làm quen với các công cụ tăng năng suất, tôi đã chọn Microsoft To Do. Ứng dụng này hoàn toàn miễn phí, và tôi khá thích tính năng cho phép chọn giữa chế độ xem dạng lưới (grid) hoặc danh sách (list). Việc thêm một mục vào danh sách việc cần làm cực kỳ đơn giản: chỉ cần nhập tên tác vụ và nhấn Enter.
Microsoft To Do có khả năng tích hợp tốt với Outlook; tính năng Flagged email (Email đã gắn cờ) giúp tôi dễ dàng truy cập vào các thư quan trọng đã được đánh dấu. Việc phân loại tác vụ bằng các danh mục khác nhau giúp giữ mọi thứ ngăn nắp; tính năng Lists (Danh sách) giúp tránh cảm giác quá tải khi có quá nhiều việc.
Ứng dụng này cũng cho phép thiết lập các tác vụ định kỳ và tạo lời nhắc khi cần thiết. Tôi thường đánh dấu những nhiệm vụ quan trọng nhất trong danh sách của mình là “Important” (Quan trọng).
Tuy nhiên, tôi đã ngừng sử dụng Microsoft To Do vì nó quá cơ bản. Mặc dù rất phù hợp để ghi lại các việc vặt hàng ngày hay danh sách mua sắm, nhưng tôi không thể sử dụng nó cho các công việc liên quan đến chuyên môn.
Tải xuống: Microsoft To Do cho iOS | Android (Miễn phí)
7. Trello: Linh Hoạt Với Giao Diện Bảng Trực Quan
Sau khi nhận ra mình cần một công cụ mạnh mẽ hơn, tôi đã chuyển sang Trello. Ứng dụng này hiện thân thiện với người dùng hơn rất nhiều so với thời điểm tôi mới bắt đầu sử dụng, và giao diện cũng gọn gàng hơn đáng kể. Tôi thích khả năng tạo nhiều bảng khác nhau, và chế độ xem bảng giúp việc theo dõi các tác vụ trở nên rất trực quan.
Trello có các tính năng tùy chỉnh toàn diện cho mỗi thẻ (card). Tôi có thể thêm mô tả đơn giản, tải tệp đính kèm và tạo danh sách kiểm tra (checklists) cho các tác vụ phức tạp hơn. Nếu cần, tôi thậm chí có thể tạo các trường tùy chỉnh (custom fields) riêng. Ngoài việc tuyệt vời cho công việc, Trello cũng rất hữu ích cho mục đích cá nhân.
Tạo bảng và tùy chỉnh giao diện quản lý dự án trên ứng dụng Trello
Mặc dù Trello có gói trả phí, nhưng tôi chưa bao giờ cảm thấy cần phải nâng cấp. Tôi đã ngừng sử dụng ứng dụng này vì vào thời điểm đó, nó có vẻ quá phức tạp đối với tôi. Tuy nhiên, vì điều này không còn là vấn đề nữa, tôi có thể khuyến nghị Trello cho việc quản lý dự án hiệu quả.
Tải xuống: Trello cho iOS | Android (Miễn phí, có mua trong ứng dụng)
6. Notion: Tối Ưu Cho Tùy Biến Nhưng Dễ Gây Xao Nhãng
Notion là một trong những công cụ quản lý tác vụ có khả năng tùy biến cao nhất mà tôi từng sử dụng. Tôi đã dùng nó cho danh sách việc cần làm hàng ngày, và ứng dụng này cung cấp nhiều mẫu (templates) hữu ích cho các thói quen làm việc hiệu quả. Tôi có thể tạo các biểu đồ Gantt toàn diện để lên kế hoạch cho các dự án lớn và lịch biên tập cho các công việc sáng tạo của mình.
Khi tạo tác vụ trong Notion, tôi có thể thêm mô tả, liên kết, ngày đến hạn và các thông tin hữu ích khác. Nó cũng đóng vai trò là một ứng dụng ghi chú, và khi kết hợp với Notion Web Clipper, công cụ này sẽ giúp bạn thực hiện nghiên cứu và giữ mọi thứ được sắp xếp.
Tôi vẫn sử dụng Notion, nhưng không phải cho mục đích quản lý tác vụ (ngoại trừ lịch nội dung). Mặc dù ứng dụng trông rất đẹp mắt và khiến tôi cảm thấy năng suất hơn, nhưng tôi đã tốn quá nhiều thời gian vào việc thiết kế và dành ít thời gian hơn để thực sự làm việc.
Tải xuống: Notion cho iOS | Android | Windows | macOS (Miễn phí, có mua trong ứng dụng)
5. Google Tasks: Đối Thủ Trực Tiếp Của Microsoft To Do
Google Tasks là phiên bản tương đương của Google đối với Microsoft To Do. Nó cũng đơn giản và dễ sử dụng tương tự; tôi chỉ cần nhập tên tác vụ và nhấn Enter để lưu. Trước đó, tôi có thể thêm ngày đến hạn nếu thấy cần thiết. Một tính năng đơn giản nhưng hiệu quả là khả năng đánh dấu một thời hạn là “Hôm nay” hoặc “Ngày mai” mà không cần phải mở rộng lịch.
Giao diện web của Google Tasks để lên kế hoạch và quản lý các tác vụ trong ngày
Nếu muốn phân chia các tác vụ của mình, tôi có thể tạo các danh sách mới. Khi duyệt ứng dụng, tôi thấy nó trực quan hơn Microsoft To Do. Mọi thứ dường như tải nhanh hơn, và các thay đổi có hiệu lực nhanh chóng hơn.
Tôi đã ngừng sử dụng Google Tasks vì, giống như Microsoft To Do, nó không cung cấp các công cụ nâng cao hơn mà tôi cần để theo dõi các tác vụ của mình. Tuy nhiên, nó vẫn rất tốt cho những người mới bắt đầu hoàn toàn.
Tải xuống: Google Tasks cho iOS | Android (Miễn phí)
4. TickTick: Ứng Dụng Nâng Cao Với Nhiều Tính Năng
TickTick là một trong những ứng dụng quản lý tác vụ nâng cao nhất mà tôi từng sử dụng, và nó còn trở nên tốt hơn trong vài năm qua. Ngoài việc tạo danh sách việc cần làm cơ bản, bạn có thể tự động tạo danh sách khi đăng ký tài khoản. TickTick cung cấp các mẫu như công việc và mua sắm; bạn sẽ thấy mọi thứ hiển thị như thế nào ở phía bên trái theo thời gian thực.
Ngoài danh sách việc cần làm, TickTick còn cung cấp nhiều tính năng quản lý tác vụ khác. Ví dụ, bạn có thể chọn thêm tính năng theo dõi thói quen (habit-tracker) hoặc Ma trận Eisenhower vào bảng điều khiển bên trái. Nếu bạn làm việc với Kỹ thuật Pomodoro, bạn cũng có thể thêm tính năng này vào thanh tác vụ (chỉ cần đảm bảo bạn hiểu rõ những nhược điểm của việc sử dụng Kỹ thuật Pomodoro trước).
TickTick cho phép bạn thêm các phần (sections) ngoài các danh sách. Điều này cho phép bạn chia nhỏ ngày của mình hiệu quả hơn; ví dụ, tôi sử dụng “công việc” và “quản lý”. Mặc dù bạn có thể nâng cấp lên gói trả phí, nhưng tôi không nghĩ điều đó là cần thiết.
Giao diện chính của TickTick hiển thị việc tạo và quản lý các nhiệm vụ
Phàn nàn duy nhất của tôi về TickTick là đôi khi nó không cảm thấy quá trực quan. Ví dụ, tôi cần mở rộng một menu để tạo các phần mới. Mặc dù rất tốt cho nhiều người dùng, nhưng đây không phải là lựa chọn tốt nhất cho tôi.
Tải xuống: TickTick cho iOS | Android | Windows | macOS (Miễn phí, có mua trong ứng dụng)
3. Any.do: Sự Kết Hợp Giữa Tính Năng và Tùy Biến
Tôi xem Any.do như một sự kết hợp giữa TickTick và Trello. Tôi thích chế độ xem bảng (board view); là một người thích có cái nhìn tổng quan về những gì mình cần làm, nó mang lại cho tôi sự rõ ràng tuyệt đối. Mặc dù giao diện ứng dụng có vẻ hơi rườm rà, nhưng ít nhất nó vẫn phản hồi tốt.
Giống như nhiều ứng dụng quản lý tác vụ khác, Any.do có tính năng tạo danh sách. Nếu tôi không muốn chế độ xem bảng, tôi có thể xem ngày của mình hoặc tất cả các tác vụ của mình thay thế. Ứng dụng cho phép tôi tạo thẻ (tags) và xác định mức độ ưu tiên để sắp xếp từng tác vụ tốt hơn.
Một điều thú vị khác về Any.do là khả năng thêm các tác vụ con (sub-tasks). Ví dụ, tôi có thể đặt “Viết” làm tác vụ chính và sau đó tạo các việc cần làm riêng cho từng bài viết – đánh dấu chúng khi hoàn thành. Phiên bản trả phí của Any.do có một tính năng bổ sung là nó có thể đề xuất các tác vụ con.
Mặc dù Any.do tương đối hữu ích, nhưng giao diện của nó quá cồng kềnh đối với tôi. Vì vậy, mặc dù nó tốt, nhưng nó không tốt hơn một số lựa chọn hàng đầu khác của tôi.
Tải xuống: Any.do cho iOS | Android | Windows | macOS (Miễn phí, có mua trong ứng dụng)
2. Todoist: Đơn Giản và Hiệu Quả Cho Nhiều Mục Đích
Mặc dù là một trong những ứng dụng năng suất đầu tiên tôi từng sử dụng, Todoist vẫn là một trong những ứng dụng tốt nhất. Việc tạo tác vụ và tác vụ con rất đơn giản, và tôi thích cách giao diện của nó cân bằng giữa sự đơn giản với một bộ tính năng đủ tốt.
Chức năng tìm kiếm rất hữu ích và cho phép tôi tìm kiếm bất cứ thứ gì tôi đã thêm làm tác vụ, nhưng đó không phải là tất cả. Tôi có thể nhanh chóng bỏ qua các tác vụ sắp tới, bộ lọc và nhãn, hộp thư đến, và nhiều hơn nữa. Phần Dự án (Projects) hoạt động tương tự như việc tạo danh sách trong các ứng dụng danh sách việc cần làm khác.
Màn hình quản lý các tác vụ trong Todoist, hiển thị khả năng tích hợp với ứng dụng khác
Một điều tuyệt vời khác về Todoist là khả năng đặt thời hạn chỉ bằng cách gõ một ngày. Tôi cũng có thể gõ nếu bạn muốn một số tác vụ nhất định lặp lại. Mặc dù Todoist có gói đăng ký trả phí, tôi chưa bao giờ cảm thấy cần phải nâng cấp.
Tôi vẫn sử dụng Todoist, mặc dù nó không phải là ứng dụng quản lý tác vụ hàng đầu của tôi. Thay vì sử dụng nó cho công việc, tôi sử dụng công cụ này để lên kế hoạch các tác vụ hàng tuần cho các dự án sáng tạo bổ sung của mình. Tôi thường sử dụng công cụ này từ tiện ích điện thoại của mình thay vì vào ứng dụng.
Tải xuống: Todoist cho iOS | Android | Windows | Mac | Linux (Miễn phí, có mua trong ứng dụng)
1. Things 3: Sự Đầu Tư Xứng Đáng Dành Cho Người Dùng Apple
Mặc dù đã thử vô số ứng dụng quản lý tác vụ, Things 3 vẫn là công cụ quản lý danh sách việc cần làm tốt nhất. Ban đầu tôi nghĩ nó khá đắt (có giá 49.99 USD mua một lần trên Mac), nhưng tôi đã thu được lợi tức đầu tư tuyệt vời kể từ khi tải xuống. Ứng dụng này dễ sử dụng và việc sắp xếp các tác vụ rất đơn giản.
Vì tôi có thể sao chép và dán các tác vụ (trước khi chỉnh sửa chúng), tôi sắp xếp tuần của mình chỉ trong một phần nhỏ thời gian so với trước đây. Tôi cũng thích cách ứng dụng trên máy tính để bàn phản hồi nhanh. Vì nó rất dễ sử dụng, tôi không cảm thấy cần phải sử dụng phiên bản trình duyệt; kết quả là tôi ít bị phân tâm hơn bởi việc mở các tab mới.
Giao diện người dùng đơn giản và trực quan của ứng dụng Things 3 trên macOS
Ứng dụng này chỉ khả dụng trên thiết bị mà tôi tải xuống. Vì tôi sử dụng Things 3 trên máy tính của mình, tôi khắc phục vấn đề này bằng cách sử dụng Todoist trên điện thoại thông minh và máy tính bảng của mình. Một nhược điểm khác là mặc dù có sẵn trên Mac, bạn không thể sử dụng Things 3 trên máy tính Windows (hoặc các thiết bị không phải của Apple).
Tải xuống: Things 3 cho macOS | iOS | visionOS (Giá cả khác nhau)
Kết Luận: Lựa Chọn Ứng Dụng Quản Lý Công Việc Phù Hợp Với Bạn
Các ứng dụng quản lý tác vụ là một cách tuyệt vời để đơn giản hóa quy trình làm việc hàng ngày, giúp bạn tổ chức và hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Dựa trên trải nghiệm cá nhân của tôi, Things 3 nổi bật là công cụ quản lý danh sách việc cần làm tối ưu, đặc biệt đối với người dùng hệ sinh thái Apple, nhờ vào giao diện trực quan, tính năng mạnh mẽ và khả năng phản hồi xuất sắc.
Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhớ là không có một giải pháp “phù hợp cho tất cả” khi nói đến các ứng dụng năng suất. Mặc dù Things 3 là lựa chọn hàng đầu của tôi, nhưng bất kỳ ứng dụng nào tôi đã đề cập trong bài viết này – từ Microsoft To Do đơn giản đến Notion linh hoạt hay TickTick đa năng – đều có thể mang lại giá trị đáng kể. Sự lựa chọn tốt nhất phụ thuộc hoàn toàn vào sở thích cá nhân của bạn về tính năng, thiết kế, thiết bị sử dụng và ngân sách. Hãy dành thời gian khám phá và thử nghiệm để tìm ra ứng dụng quản lý công việc thực sự phù hợp với phong cách làm việc và nhu cầu cụ thể của bạn.
Bạn đã từng thử ứng dụng nào trong danh sách này chưa? Đâu là ứng dụng quản lý công việc yêu thích của bạn và tại sao? Hãy chia sẻ trải nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới để cùng xây dựng cộng đồng độc giả hiệu quả tại Thuthuatmeohay.com nhé!
